factura en un ordenador portátilHacer una factura puede ser muy confuso. ¿Qué debe incluirse? ¿Las facturas son legalmente vinculantes? ¿Debería incluir impuestos? ¿Qué tipo de factura necesito?

No es que no haya ayuda en línea; es que hay demasiada. Una búsqueda en Internet de "cómo hacer una factura" arroja más de 85 millones de resultados, algunos de ellos útiles, si puede encontrarlos, y otros... no tanto. Entre en la guía definitiva de facturación. Hemos hablado con expertos legales, estudiado publicaciones autorizadas y realizado nuestra propia investigación amplia e independiente, todo para que la facturación sea clara y simple para usted. También hemos preparado minuciosamente 144 plantillas de facturas profesionales para que pueda comenzar a crear la suya, ¡y todo gratis! También puede crear su CV.

¿Qué es una factura?

Una factura es una solicitud de pago, una factura detallada, por bienes o servicios prestados.

La definición, según el Diccionario jurídico Black's es:

factura, n. - Una lista detallada de bienes o servicios suministrados por un vendedor a un comprador, generalmente especificando el precio y los términos de venta; una factura de costes.

Según el Diccionario Oxford es:

factura, n. - una lista de los bienes enviados o servicios prestados, con una declaración de la suma adeudada por los mismos; una factura.

¿En qué se diferencia una factura de otra?

Todas las facturas son demandas de pago de bienes o servicios, pero tienen connotaciones ligeramente diferentes, como se puede ver en estas definiciones del Diccionario Merriam-Webster:
alquiler icono de facturaFactura: una cuenta detallada del coste separado de los bienes vendidos, los servicios prestados o el trabajo realizado.
icono de facturaFactura: una lista detallada de los productos enviados que generalmente especifica el precio y los términos de venta: factura

"La distinción entre ambas palabras es, en realidad, más una cuestión de costumbre y del negocio que se tramita", explicó un editor profesional con experiencia en etimología, lexicografía y elaboración de diccionarios.

Por ejemplo, un abogado cobra por horas facturables. El trabajo que se encarga suele ir acompañado de una factura. En un restaurante, usted recibe una factura por los artículos ya entregados y cuyo pago es inmediato. Usted recibe una factura de un proveedor por los bienes solicitados o recibidos y cuyo pago se espera.

¿En qué se diferencia una factura de un recibo?

Una factura es una solicitud de pago. La envía un vendedor antes de que un producto o servicio se haya pagado.

hombre con una factura impresa

Un recibo es un registro de pago. Lo envía el vendedor después de que el artículo se haya pagado como prueba de compra.

bolsa de comestibles con un recibo

Cómo hacer una factura

Puede ser difícil de creer, pero no es obligatorio -legal o de otro modo- que los artículos deban incluirse en las facturas. Es probable que esto se deba a que las facturas en sí mismas no se consideran documentos legales. Sin embargo, existen "mejores prácticas" ampliamente aceptadas de lo que debe incluir y que están destinadas a garantizar que le paguen ayudando a su cliente a comprender exactamente para qué es la factura. Las facturas incompletas, incorrectas o poco claras podrían no pagarse hasta que se respondan ciertas preguntas sobre las mismas. Así pues, es importante incluir:

de qué consta la factura
  • la palabra "Factura" en un lugar destacado
  • El nombre de la persona o empresa que se espera que pague
  • Su nombre o el nombre de su empresa
  • Su logotipo
  • Su información de contacto
  • Una lista detallada de los productos o servicios suministrados y sus costes
  • Un número de factura
  • La fecha de emisión de la factura
  • Cargos adicionales, si los hubiera (gastos de envío, impuestos)
  • El importe total adeudado

Una manera útil de entender porqué debe incluir cualquiera de estos elementos en su factura es cambiar los papeles: imagine que es usted quien la recibe.

¿Qué información necesitaría usted antes de pagar por bienes o servicios?

Estas son las preguntas que probablemente se haría usted al recibir una factura, y consejos sobre lo que puede hacer para evitar que sus clientes le hagan las mismas preguntas:

icono de factura

¿Qué es esto?

Ponga la palabra "factura" en la parte superior de la página para que su cliente sepa de inmediato lo que está mirando.
icono de teléfono

¿Quién ha enviado esta factura y cómo puedo ponerme en contacto con ellos si tengo alguna pregunta?

Incluya su nombre o el nombre de su empresa, la dirección postal y de correo electrónico, el número de teléfono y cualquier otra información que su cliente pueda necesitar para ponerse en contacto con usted.
icono de lista

¿Qué me piden que pague?

Incluya una lista detallada de los bienes suministrados o los servicios prestados y el coste de cada uno de ellos según lo acordado.
icono de calendario

¿Cuándo se ha emitido esta factura?

Incluya la fecha de emisión de la factura
icono de número de referencia

Si tengo alguna pregunta o problema, ¿cómo sabrá el vendedor de qué factura le estoy hablando?

Otórguele a cada factura un número único para que la pueda encontrar fácilmente. Puede numerar sus facturas de cualquier manera que le facilite el seguimiento de las mismas.
asistente de atención al cliente
icono de coste total

¿Cuál es el resultado final? ¿Cuánto debo?

Asegúrese de que el coste total figure en su factura y quede claro para el comprador.
icono de tarjeta de crédito y efectivo

¿Cómo y dónde puedo pagar esta factura?

Incluya los detalles y la información necesaria sobre cómo desea que le paguen. Tenga en cuenta que, cuanto más fácil sea trabajar con usted -y pagar-, más clientes tendrá.
icono de persona

¿Es para mi?

Asegúrese de que el nombre de la persona o empresa que se espera que pague figure en su factura.
icono de pago

¿Es legítima esta factura?

Utilice un logotipo, si lo tiene, le hará parecer más profesional y aumentará sus posibilidades de recibir un pago de hasta el 300 por ciento, según due.com, una empresa de facturación y seguimiento en línea que ha analizado 250 facturas y sus resultados.
rotafolio con gráfico de crecimiento
icono de reloj de arena

¿Cuánto tiempo tengo para pagar la factura?

No deje la fecha de vencimiento del pago a expensas de su cliente. Es mejor evitar frases como "pagadero a la recepción" porque se suele malinterpretar como si dijera "pague en cualquier momento". Sea específico. Déles un margen de días para que paguen. Si usa el término comercial Net 30 -o 10 o 15 o 60- (los números que representan la cantidad de días en que el cliente debe pagar) o cualquiera de las otras muchas condiciones de pago, asegúrese de poder esperar esa cantidad días a que le paguen.
icono de lupa

¿Qué son estos otros cargos?

Sea claro y conciso en el etiquetado del envío, la tramitación u otras cuotas, así como el impuesto sobre las ventas o el impuesto sobre el valor añadido (IVA), si corresponde. Incluya un impuesto sobre las ventas para los artículos que se venden a compradores del estado y que están sujetos a impuestos. Esto es legalmente obligatorio pero complicado, porque las tasas del impuesto sobre las ventas, así como lo que se considera como un artículo gravable, varían según el estado e incluso las ciudades dentro de un estado. La Ley de Equidad del Mercado, un proyecto de ley que cambiaría esta ambigüedad al exigir que los vendedores a distancia (en línea) recauden y remitan impuestos sobre las ventas según el lugar donde vivan sus clientes, languidece en el Parlamento de EE. UU. después de haber sido aprobada abrumadoramente por el Senado en 2013.
chica trabajando en un ordenador portátil

Consejos para que le paguen más rápido

Cuando Freshbooks revisó sus datos relativos a las condiciones de pago de las facturas para decidir qué texto era mejor para recibir los pagos a tiempo, los principales puntos clave eran:

consejo uno

Sea educado

Diciendo simplemente cosas como "por favor, pague puntualmente" y "gracias por su confianza" aumentará sus posibilidades de recibir el pago a tiempo.

consejo dos

Sea específico en cuanto a la fecha de vencimiento

Expresiones como "pago a la recepción" muchos clientes la suelen traducir por "pague cuando pueda". Un más específico "a pagar en 21 días" o "rogamos que pague antes del 3 de agosto de 2016" es claro y mucho más efectivo.

consejo tres

Cobro de intereses por pagos atrasados

Si decide cobrar intereses por pagos atrasados, trate de ser educado. Incluya frases como "Gracias por su confianza. Le rogamos que procesen esta factura en un plazo de 21 días. Las facturas atrasadas tendrán un recargo del 1,5% de interés mensual".

También puede ahorrarse la complicación de perseguir los pagos acordando un plazo de tiempo con su cliente antes de comenzar a trabajar o suministrar artículos. Los expertos coinciden en señalar que la factura debe recabarse inmediatamente y las condiciones de pago se deben acordar por adelantado.

¿Puedo revisar una factura?

Sí. Es probable que, en un momento dado, tenga que corregir un error que haya cometido en esta primera factura. Si ha olvidado cobrar por algo o ha olvidado emitir un crédito, puede enviar una factura revisada.

Deje claro a su cliente que la factura original ha sido modificada, y mantenga sus propios registros en orden haciendo lo siguiente:

  • Cambie "Factura" por "Factura revisada".
  • Cambie la fecha de la factura revisada.
  • Otórguele el mismo número de factura pero añádale una "R" al final. Por ejemplo, la factura 2928 se convierte en la factura 2928R.
  • Resalte los cargos que han cambiado o se han añadido. Puede hacerlo cambiando el color de la fuente, aumentando el tamaño de la fuente, poniéndola en negrita o subrayándola.
  • Cambie el "importe total adeudado" y amplíe la fecha de vencimiento si es necesario.
  • Incluya una carta de presentación explicando qué ha cambiado.
factura revisada

Plantillas de facturas gratis

Hay muchas soluciones de facturación diferentes: software de facturación, creadores de facturas en línea, GRC... Pero si usted tiene una pequeña o mediana empresa y no emite muchas facturas, una plantilla de factura simple es mucho más fácil y rápida (además de ser gratis).

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Crear una factura desde cero podría llevar mucho tiempo. Hacer tablas, alinear componentes, elegir las fuentes y los colores adecuados, crear fórmulas para automatizar sus datos... ¡Eso es mucho trabajo! La buena noticia es que nosotros ya hemos hecho todo el trabajo pesado. Nuestras muestras proporcionan la estructura y el diseño básicos, con lo que lo único que tiene que hacer es completar los espacios en blanco.

A continuación encontrará 144 plantillas de factura gratuitas:

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38 plantillas genéricas de facturas en blanco: diseños neutros y tradicionales, elegantes y profesionales (19 en MS Word y 19 en Excel)
106 plantillas de facturas para usos específicos

Plantillas de facturas en blanco en Word

Plantilla de factura de Notebook en Word

Notebook Word

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Plantilla de factura de tecnicismos en Word

Word técnico

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Plantilla de factura Banker Blues en Word

Word Banker Blues

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Continúe viendo 19 Plantillas de facturas en blanco en Word.

Plantillas de facturas en blanco en Excel

Plantilla de factura Banner Blocks en Excel

Excel Banner Blocks

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Plantilla de factura minimalista moderna en Excel

Excel Modern Minimalist

3865 descargas
Ejemplo de factura Waterfall en Excel

Excel Waterfall

2346 descargas

Continúe viendo 19 Plantillas de facturas en blanco en Excel.

ejemplo de factura proforma

Facturas proforma

Una factura proforma, también conocida como factura preliminar, es un presupuesto de cuáles serán y lo que costarán los bienes o servicios propuestos. Incluye todos los detalles del comprador y el vendedor, así como las descripciones de los productos vinculados a la transacción. Si la factura proforma se acepta en su totalidad, la factura comercial que seguirá será la misma. Si se renegocia el importe o el coste de los bienes o servicios, la factura comercial reflejará dichos cambios.

Continúe viendo 8 Plantillas de facturas proforma.

ejemplo de factura comercial

Facturas comerciales

Una factura comercial es lo que comúnmente se conoce como una factura. También se denomina factura de venta, factura o factura de compra, y refleja todos los detalles de la transacción entre el vendedor y el comprador.

Continúe viendo 23 Plantillas de facturas comerciales.

ejemplo de factura de autónomo

Facturas de trabajadores por cuenta propia

Una factura de un trabajador por cuenta propia está diseñada para ser utilizada por personas que trabajan en ámbitos tales como el diseño gráfico, la fotografía, la redacción de textos publicitarios, la programación de ordenadores, el diseño y desarrollo de sitios web, la consultoría, la producción de videos y la traducción. Aunque se parece mucho a una factura de servicios, ofrece diversas formas de cobrar por servicios a las que se llega a través de diferentes mediciones. Por ejemplo, los autónomos pueden cobrar por palabras, por número de imágenes o por la longitud de un producto terminado.

Continúe viendo 8 Facturas de trabajadores por cuenta propia.

ejemplos de facturas de fotografía

Facturas de fotografía

Esencialmente iguales que las plantillas de las facturas de autónomos, pero se tienen en cuenta los escenarios típicos de facturación de los fotógrafos: suma global, tarifa fija, detallada, por hora, con o sin licencia. 4 diseños, cada uno en Microsoft Word y Excel.

Continúe viendo 8 Facturas de fotografía.

ejemplo de factura de servicios

Facturas de servicios

Una factura de servicios se utiliza para facturar por servicios profesionales y no profesionales, como consultoría, cuidado infantil o tutoría. No se debe utilizar cuando se facturen objetos tangibles. Es útil para reflejar servicios diversos facturados a tarifas diferentes o facturados parcialmente.

Continúe viendo 18 Facturas de servicios.

Ejemplo de recibo de alquiler

Recibos de alquiler

Un recibo de alquiler, también denominado recibo de renta, se entrega a un inquilino como registro del alquiler recibido. Aunque no se requiere legalmente en todos los estados, es buena idea disponer de uno en caso de disputa.

Continúe viendo 10 Recibos de alquiler.