Plantilla de factura en blanco en MS Word

Una guía para crear facturas usando Microsoft Word, más 19 plantillas .doc y .docx para descargar gratis

Facturar a los clientes puede ser una parte de la gestión del negocio complicada que conlleva tiempo, pero no necesariamente tiene que ser así. Con nuestras plantillas de facturas gratuitas, puede generar facturas profesionales en MS Word, sin necesidad de contar con un software costoso. Esta guía ofrece información sobre los beneficios de usar Word y sobre cómo usar el programa para crear una factura desde cero. También proporcionamos una serie de plantillas de facturas en blanco para que pueda descargarlas y personalizarlas según sus necesidades empresariales. Es importante señalar que esta guía no aborda los requisitos legales de facturación, tales como sus obligaciones fiscales por ventas, y que solo aborda el papel de Word en el diseño y la creación de facturas.

Usar MS Word para facturar

Existen muchas soluciones de facturación disponibles, incluidos el software de facturación y las herramientas de creación de facturas online. Si usted es el propietario de un pequeño negocio, puede que no necesite un paquete de software de facturación completo, sino que solo quiera una solución sencilla y cómoda que no le resulte cara. Estos son los beneficios principales de usar MS Word como su solución de facturación para su negocio:

  • Sin cuotas - Algunos paquetes de software de facturación cuentan con un precio de compra elevado o requieren de cuotas de suscripción continuas. MS Word es una aplicación de software que suele estar incluida en las compras de ordenadores, de manera que es una manera rentable de crear facturas. Muchos proveedores de soluciones de facturación basan sus cuotas en el hecho de que las empresas consigan un número mínimo de facturas al mes. Esto no ocurre con MS Word, ya que puede crear 1 o 100 facturas sin tener que pagar una prima por el privilegio.
  • Facilidad de uso - Los propietarios de negocios se sienten atraídos por MS Word por su sencillez. Es una de las aplicaciones de procesamiento de texto más sencillas para el usuario y más reconocibles, y existen numerosos tutoriales online disponibles en caso de necesitarlos. La edición intuitiva hace que usted no tenga que ser un experto en informática para crear un documento que sea funcional y tenga una aspecto profesional.
  • Flexibilidad - Lo bonito de MS Word es su capacidad para integrarse con otros programas e incorporar elementos de otras aplicaciones y fuentes. Puede cortar y pegar planillas de Excel, insertar imágenes descargadas y enviar por email una factura, todo a través de MS Word. Otra de las ventajas es poder guardar las facturas en una variedad de formatos, como PDF o página web.

A pesar de sus indiscutibles beneficios, MS Word tiene sus limitaciones. Por ejemplo, no se puede utilizar MS Word para ecuaciones complejas y no puede automatizar cálculos. Si necesita este nivel de funcionalidad, sería mejor que utilizara MS Excel. Contamos con una gran variedad de plantillas de facturas en MS Excel gratis listas para que las descargue y las utilice.

Cómo crear una factura en MS Word

Cuando cree su propia factura, primero tiene que abrir un documento Word en blanco. Después tiene que añadir las siguientes secciones:

Encabezado

El encabezado debería incluir su nombre empresarial o logotipo y la palabra "Factura" en un tamaño de letra grande para que quede claro que el documento va aparte de presupuestos de precios y estimaciones. Puede usar la opción Encabezado de Word para insertar los elementos del encabezado solo una vez y que se repita en las páginas siguientes. Si su empresa tiene un logotipo, puede colocarlo en el encabezado insertando un archivo de imagen. Cambie luego el tamaño y la posición, si lo desea.

Para garantizar la consistencia en toda su documentación empresarial, asegúrese de que todos los elementos escritos, incluido el encabezado, se muestran con el mismo tipo de letra. De acuerdo con un estudio realizado por el Software Usability and Research Laboratory, los tipos de letra más legibles son Arial, Courier y Verdana, mientras que Times New Roman era la de menor preferencia.

Fecha de la factura/Fecha límite de pago

La fecha de emisión de la factura y la fecha límite de pago deberían aparecer cerca de la parte superior del documento, por lo general, justo debajo del encabezado. Al usar MS Word, puede seleccionar la función Fecha automática que inserta la fecha automáticamente. Esta función es útil si envía copias impresas de sus facturas. Sin embargo, si envía facturas de manera electrónica, la fecha actual siempre se muestra cuando se visualizan. En este caso, tal vez prefiera insertar la fecha de la factura y la fecha de límite de pago de manera manual.

Número de factura:

Si emite múltiples facturas, numerarlas le permitirá llevar un seguimiento de ellas más fácilmente. Existen un par de opciones para numerar las facturas:

  1. Numeración secuencial - Este método le permite almacenar todas las facturas en un fichero y es útil si no quiere organizar sus facturas por cliente. En MS Word, puede usar una macro AutoNew que creará, automáticamente, un número secuencial para cada factura nueva, lo que evitará una posible duplicación o saltarse números de factura.
  2. Numeración individual por cliente - Con este método, puede crear diferentes carpetas de facturas para cada cliente, y tal vez desee incluir el nombre de cliente en el número de factura (por ejemplo, "PJones1". Si se decanta por este método, sepa que tendrá que introducir el número de factura manualmente en vez de usar la función de numeración secuencial de MS Word. Tendrá que:
    • Insertar un cuadro de texto
    • Hacer clic y arrastrar para ajustar el tamaño y la posición del cuadro de texto dentro del documento.
    • Escribir el número de factura

Elija el método que elija, el número de factura debería aparecer cerca de la parte superior de la factura y debería corresponderse con la documentación relevante previamente enviada al cliente, es decir, el número de un presupuesto o de una estimación de tareas.

Información de la empresa y del cliente

Para añadir la información de su negocio y clientes, primero inserte un cuadro de texto y divídalo en dos columnas con los nombres "FACTURAR DE" y "FACTURAR A". Luego haga clic y arrastre para cambiar el tamaño y la posición del cuadro de texto según desee, y escriba la información en la columna que corresponda.

La información de contacto de la empresa debería incluir los siguientes datos (si corresponde):

  • nombre
  • dirección de correo postal
  • número de teléfono
  • número de fax
  • dirección de email
  • dirección web

Luego, debería indicar la siguiente información del cliente (si corresponde):

  • nombre
  • nombre del responsable de las cuentas por pagar>
  • dirección de correo postal
  • número de teléfono
  • número de fax
  • dirección de email

Si va a enviar la factura de manera electrónica, tiene la opción de incluir campos de formularios, una función que permite que el destinatario facilite la información solicitada en un cuadro de texto que se puede cumplimentar.

Información de facturación

En las facturas, tendrá que incluir información de facturación que detalle con claridad de qué es la factura y cuánto debe el cliente por cada producto o servicio.

Con MS Word, puede usar la función Tablas para crear fácilmente una tabla con filas y columnas que puede formatear como desee. En la fila superior, debería añadir los siguientes encabezados:

  • ID - Es un número secuencial, que suele empezar por "01", para encontrarlo fácilmente si es necesario.
  • DESCRIPCIÓN - Puede incluir detalles sobre elementos como servicios, materiales, mano de obra y descuentos de clientes. En vez de una descripción de texto completa, puede incluir un código de facturación, es decir, "MAT" para materiales, o "DESC" para descuentos de clientes.
  • CANT. - Esta columna mostrará las cantidades de cada línea de elementos.
  • PRECIO - Incluye información de coste unitario y debería mostrar la divisa que corresponda, por ejemplo, 70,00 $.
  • TOTAL - Cálculo manual de la cantidad de unidades por el precio por unidad.

Si va a cobrar impuestos por ventas, esto se debería mostrar debajo de un subtotal de los cargos por los elementos, y antes del total general, que puede estar en negrita para que destaque de los otros importes.

Como MS Word no cuenta con una función de cálculo automático sofisticada, tendrá que calcular manualmente el subtotal y el total e introducir dichos importes en las celdas de la tabla apropiadas.

Términos de pago

A menudo, la sección "Términos de pago", también llamada "Términos y condiciones", se muestra debajo de la información de facturación. Inserte otro cuadro de texto, ponga el encabezado en negrita y añada su texto. Entre los términos habituales se incluyen "Rogamos realice el pago en un plazo de [x] días", "fecha de pago en la fecha de recepción" o "fecha de pago en un plazo de [x] días".

Detalles del pago

Tendrá que informar a los clientes sobre cómo pueden pagar el importe de la factura, por tanto, debería insertar otro cuadro de texto para los detalles de pago al lado o debajo de los términos de pago. Sus detalles de pago pueden incluir las siguientes secciones:

  • Un encabezado apropiado (en negrita), por ejemplo, "por favor, realice el pago a".
  • Nombre de la (empresa) beneficiaria
  • Número de cuenta del beneficiario
  • Nombre y dirección del banco
  • Código Swift del banco
  • Número IBAN

Si acepta otras formas de pago como PayPal, inserte el logotipo correspondiente, modifique el tamaño y la posición, y si va a enviar la factura de manera electrónica, añada un hiperenlace para dirigir al cliente directamente al portal de pago web.

Quizá también quiera incluir un sencillo "Gracias por confiar en nosotros" en su propio cuadro de texto o dentro del pie del documento como una cordial despedida de sus clientes.

Guardar y enviar su factura

Ha creado su factura, ahora tiene que enviarla a su cliente para que proceda al pago. Al usar MS Word, puede guardar la factura como un archivo PDF y adjuntarla a un email antes de enviarla. Uno de los beneficios del formato PDF es que el cliente podrá abrir el archivo y verlo fácilmente en cualquier navegador. En segundo lugar, los documentos PDF son seguros y son "solo de lectura", lo que significa que no es posible modificarlos una vez enviados.

Ejemplos de plantillas gratis

Si ha decidido que la plantilla de factura para Word es exactamente lo que necesita su empresa, pero no tiene la paciencia para instalar un generador de facturas o el tiempo para empezar uno desde cero, eche un vistazo a nuestros ejemplos. Lo único que tiene que hacer es descargar el diseño de factura que le gusta, modificar la información para adaptarla a su negocio y ya está listo para enviar facturas profesionales a sus clientes.


¿Necesita ayuda con los diferentes formatos de facturas? Vea otros de nuestros ejemplos: plantillas de facturas de autónomos adaptadas para trabajadores autónomos y contratistas, factura comercial para transacciones comerciales, plantilla de factura de servicios tanto para servicios profesionales como no profesionales, y plantilla de factura de fotógrafo con varios métodos de facturación. También puede descargar una factura proforma para confirmar el compromiso de vender bienes por un precio determinado y en unos términos en concreto.

  • Word técnico

    Plantilla de factura de tecnicismos en Word

    Un encabezado fino en horizontal presenta su logotipo por encima de un divisor de página azul antes de profundizar en los datos financieros. Los recuadros sombreados contienen la información de facturación y también rellenan el desglose de la transacción, lo cual contrasta con el fondo del encabezado en negrita de la propia factura. La disposición condensada brinda mucho espacio para añadir los términos y una nota de agradecimiento.

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  • Word Banker Blues

    Plantilla de factura Banker Blues en Word

    El tipo de letra profesional combinado con un tema en color azul tradicional crean una plantilla de factura empresarial válida para empresas de todos los tamaños y tipos. Los logotipos de su marca, las opciones de pago de preferencia y el beneficiario le dan a la plantilla un aspecto moderno a juego con la impecable disposición.

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  • Word Banner Blocks

    Plantilla de factura Banner Blocks en Word

    Este diseño de factura en blanco gratuita cuenta con un tipo de letra Serif gruesa y divisores gruesos. Las pestañas en azul claro indican banners categóricos y términos de pago para una organización y una legibilidad optimizadas. La jerarquía de la información está en consonancia con las facturas tradicionales, pero la personalidad que proyecta es completamente única.

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  • Word Greenlight District

    Plantilla de factura Greenlight District en Word

    Los detalles en color verde vivo destacan categorías y títulos tanto en el desglose de la factura como en el encabezado, lo que permite que el lector localice las secciones relevantes con facilidad. El recuadro "total" está totalmente sombreado a juego con los divisores. Los tipos de letra clásicos y la disposición profesional hacen que esta plantilla sea refinada a la par que moderna.

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  • Word moderno minimalista

    Plantilla de factura Modern Minimalist en Word

    Las líneas de la cuadrícula lisas en gris pizarra combinan con la pestaña "total" en negro intenso para conseguir un aspecto moderno con elementos de diseño minimalistas. El encabezado horizontal contiene distintas secciones para la información de la factura y espacio para el logotipo. Los tipos de fuente claros y la alineación espaciosa mejoran la legibilidad.

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  • Word de cuadrícula clásica

    Plantilla de factura de cuadrícula clásica en Word

    Los tipos de fuente atemporales y una organización tradicional hacen que esta plantilla de factura clásica sea adecuada para todo tipo de transacciones. Las líneas visibles de la cuadrícula y los totales en negrita consiguen que la información sea fácil de leer. Coloque el logotipo de su empresa en la esquina superior derecha, junto con un texto personalizable "factura para" que le permite adaptar este documento a su marca.

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  • Word Double Trouble

    Plantilla de factura Double Trouble en Word

    Un margen izquierdo distintivo relleno con los detalles de facturación reemplaza el encabezado horizontal estándar para un aspecto renovado en dos tonos de gris para organizar bien la información. El cuerpo de la factura cuenta con la misma combinación de tonos, al igual que las líneas de la cuadrícula, para dar cabida a varios elementos. Los términos de pago alineados a la izquierda completan el documento en la esquina inferior izquierda, lo cual contrasta con la superposición del logotipo de su empresa.

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  • Word corporativo Rundown

    Plantilla de factura corporativa Rundown en Word

    Esta plantilla de factura profesional incorpora un formato tradicional y alineación izquierda estándar para presentar datos única y exclusivamente. El encabezado horizontal, que cuenta con espacio para un logotipo, presenta detalles de diseño minimalista para que pueda personalizar el aspecto de su marca. A continuación del desglose del precio, dispone de mucho espacio para colocar los términos de pago y la información bancaria.

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  • Word Money Maker

    Plantilla de factura Money Maker en Word

    El tipo de letra Sans Serif grande y un espaciado equilibrado sin líneas de cuadrícula hacen que esta plantilla de factura parezca un documento corporativo. La disposición de la página abarca desde el margen superior hasta el inferior e incluye términos de pago y detalles de la transacción con mucho espacio en medio. Puede personalizar el gran encabezado de la página de acuerdo con su marca.

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  • Word Waterfall

    Plantilla de factura Waterfall en Word

    Las columnas y las filas acolchadas tienen un relleno en tonos azul paste que le dan a este diseño de factura un efecto a capas con espacios perfectos y líneas impecables. La moderna alineación derecha utilizada para ubicar los datos de la factura, junto con el tipo de letra Sans Serif, hacen que esta plantilla tenga un aspecto atractivo y sea fácil de leer.

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  • Word Teal Time

    Plantilla de factura Teal Time en Word

    Los divisores lisos y finos crean un encabezado distintivo y una sección de factura para un desglose de precios claro con todos los datos relevantes presentados de manera clara. El logotipo de su empresa se alinea con el margen izquierdo y combina con el recuadro color verde azulado del total para añadir elementos visuales sutiles a la página.

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  • Word Clean Cut

    Plantilla de factura Clean Cut en Word

    Un esquema de organización sencillo con todos los títulos negros hace que esta sencilla plantilla de factura sea una gran opción para las corporaciones o pequeñas empresas. El espacio para logotipo en la parte superior de la página le permite personalizar la plantilla y los pequeños datos de contacto se alinean en la parte inferior.

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  • Word Moonlight

    Plantilla de factura Moonlight en Word

    Una cuadrícula abierta y tonos en azul marino y amarillo pálido le dan a esta llamativa factura un aspecto clásico con detalles sutiles. Los tamaños de letra variados en un color amarillo combinan con el logotipo en miniatura para añadir capas de diseño a esta plantilla sin embarullar la página.

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  • Word Sublime

    Plantilla de factura Sublime en Word

    Los delicados tipos de letra combinan con divisores finos en verde lima para añadir un toque de detalle a esta plantilla de factura clásica. El encabezado minimalista y el tamaño de letra pequeño le dan a su apariencia y un toque moderno con colores personalizables y espacio para un logotipo en la esquina superior derecha.

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  • Word Tangerine Totals

    Plantilla de factura Tangerine Totals en Word

    Los divisores horizontales en un tono llamativo de naranja mantienen esta factura organizada con títulos y datos de transacciones fáciles de leer. El amplio espacio se mezcla con el texto formal para crear una factura profesional con espacio para notas de agradecimiento.

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  • Word Sunset

    Plantilla de factura Sunset en Word

    Un título de página centrado y el logotipo de la empresa rematan esta llamativa factura al hacer contraste con las filas con color que conforman el cuerpo de la factura. Los colores de la página se alternan entre tonos fríos y cálidos, lo cual ayuda a dividir el espacio en blanco y dirige la atención a las cifras.

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  • Word Modern Professional

    Plantilla de factura Modern Professional en Word

    Un elegante fondo sombreado divide esta muestra de factura en dos secciones principales, lo que le da un aire sofisticado al tiempo que conserva la presentación clara. Los datos de la transacción preceden el moderno resumen de precios, mientras que su logotipo y la pestaña "factura" en contraste añaden aún más detalles personalizados.

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  • Word Blue Boxed

    Plantilla de factura Blue Boxed en Word

    Tres recuadros rectangulares acompañan al título de la factura para presentar los datos fundamentales de una manera directa y moderna. Los tipos de letra tradicionales rellenan la sección de cuadrícula fácil de leer, que cuenta con un discreto tono azul. Los datos y términos de pago completan el documento con una distribución moderna debajo del total de la factura.

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