Plantillas de formularios de autorización de tarjetas de crédito

Una guía para formularios de autorización de tarjetas de crédito junto con 40 ejemplos gratis en MS Word

Tratar con pagos de clientes puede resultar complicado, pero si los clientes prefieren pagar por bienes y servicios con una tarjeta de crédito, es fundamental que su negocio esté preparado para autorizaciones de tarjetas de crédito. Para empezar, tenemos una gama de muestras y plantillas gratuitas disponibles para que las descargue y personalize en MS Word y también modelos de CV.

Además de nuestras plantillas gratuitas, esta guía ofrece información útil sobre cuándo utilizar un formulario de autorización de tarjetas de crédito, las ventajas asociadas, qué debe incluir un formulario y los requisitos legales pertinentes.

Cuándo utilizar un formulario de autorización de tarjetas de crédito

En muchos casos, las empresas pueden necesitar autorizar pagos con tarjeta de crédito, especialmente si el comerciante no tiene acceso físico a la tarjeta de crédito en el momento en que se procesa una transacción. Considere si alguna de las siguientes situaciones puede aplicarse a sus transacciones comerciales:

  • El titular de la tarjeta de crédito no está físicamente presente, es decir, ha realizado un pedido por Internet, teléfono, email o correo postal. Las autorizaciones verbales o por escrito de compras con tarjeta de crédito, o transacciones con la tarjeta no presente, son típicamente utilizadas por comerciantes que no tienen una tienda tradicional, por ejemplo, las aerolíneas. Las empresas que no cuentan con una infraestructura física con punto de venta puede que también necesiten utilizar formularios de autorización de tarjetas de crédito.
  • La facturación con tarjeta de crédito se produce en el futuro: en el momento de realizar la transacción, la tarjeta de crédito del cliente no se carga y, en su lugar, la venta queda pendiente de cargar a la cuenta del titular de la tarjeta. Estas transacciones que son "solo autorizaciones" las utilizan de forma habitual hoteles y empresas de alquiler de coches en las que un cargo temporal inicial después se puede ajustar en base a los costes reales en los que se incurra, por ejemplo, cargos al servicio de habitaciones de un hotel. Las empresas también pueden utilizar este tipo de transacciones para clientes de deseen retener artículos que están temporalmente sin stock.
  • Los pagos con tarjeta de crédito tienen una naturaleza continua o recurrente: estas transacciones con tarjetas archivadas se producen cuando el titular de la tarjeta ha autorizado que la tarjeta de crédito se emplee como forma de pago permanente. Ejemplos de esto pueden incluir empresas que ofrecen servicios con suscripciones y prefieren no automatizar las transacciones de clientes repetidos.

Ventajas de la utilización de formularios de autorización de tarjetas de crédito

Existen múltiples ventajas asociadas a la adopción de formularios de autorización de pagos para su empresa, entre los que se incluyen:

  • Eficiencia: al captar un cliente y su información de pago, en lugar de tener que completar y guardar múltiples formularios, puede utilizar un único formulario de autorización de tarjeta de crédito. Así mejorará la eficiencia del proceso comercial y con una mejor documentación se simplificará la organización y retención de registros.
  • Capacidad para generar confianza en el cliente: no basta con escribir los detalles de pago de un cliente en un trozo de papel cualquiera. Necesita que el titular de la tarjeta confíe en que su información personal estará segura. Este primer paso es utilizar un formulario de autorización de pago bien diseñado que demuestre su profesionalidad y compromiso con la adecuada documentación para realizar transacciones.
  • Protección frente a actividades fraudulentas: sin duda existes riesgos relacionados con la seguridad asociados con el pago utilizando tarjetas de crédito, pero los formularios de autorización tienen un valor incalculable cuando se tiene que hacer frente a una reclamación por devolución de un cargo. Esto se produce cuando el titular de la tarjeta reporta una transacción no autorizada e intentos de revertir los cargos. Mantener los registros adecuados de formularios completados y firmados también garantiza que está protegido frente a transacciones potencialmente fraudulentas.

¿Qué información debe incluir el formulario?

Con independencia de la plantilla de formulario que decida utilizar, la información de su empresa (nombre comercial, dirección y número de teléfono) debe aparecer con claridad. El formulario debería incluir espacio para:

Datos del titular de la tarjeta y de la tarjeta de crédito

  • Datos del titular de la tarjeta: nombre completo del cliente, dirección de facturación e información de contacto
  • Datos de la tarjeta de crédito: tipo de tarjeta de crédito, por ejemplo, Visa, Mastercard; número de la tarjeta de crédito, fecha de caducidad y código de seguridad CVV.
  • Una declaración de autorización: este es solo un ejemplo: Yo, [nombre del titular de la tarjeta] autorizo a [nombre de su empresa] para que procese un cargo contra la cuenta de mi tarjeta de crédito por el importe de [importe acordado] $
  • Firma del titular de la tarjeta: el formulario debe estar firmado y fechado para que sea válido

ccaf

Transacciones recurrentes

Puede ocurrir que un cliente tenga cargos recurrentes o continuos. Según un artículo publicado por Square sobre buenas prácticas para procesos con tarjeta de crédito, necesitará incluir la siguiente información adicional en el formulario de autorización:

  1. importes de la transacción
  2. frecuencia de los cargos
  3. la duración por la cual tiene garantizado el permiso del titular de la tarjeta

Reembolsos

Si va a reembolsar un pago, asegúrese de emitir el reembolso directamente a la tarjeta de pago del cliente. Siéntase libre de utilizar nuestra plantilla de formulario de autorización de reembolso a tarjeta de crédito creado para este fin. Si tiene que realizar el reembolso en efectivo, cheque o abonarlo en una cuenta bancaria, haga que el cliente le firme una declaración por escrito de que ha recibido el reembolso.

Normas para la recopilación y retención de información de la tarjeta de crédito

La legislación relacionada con la recopilación y retención de información de tarjetas de crédito puede variar de un estado a otro. Para llenar este vacío legal se creó un estándar de seguridad de propietarios, el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjeta de Pago (PCI DSS), para proporcionar una forma de cuantificar y mantener buenas prácticas en organizaciones que manejan información de tarjetas de crédito. pagos con tarjeta de crédito

A pesar de que el cumplimiento del PCI no está incluido en la legislación federal, algunos estados de EE. UU. hacen referencia directamente al PCI DSS. Por ejemplo, en 2009, Nevada incorporó el estándar a su legislación estatal que ahora obligaba a los comerciantes que tenían negocios en ese estado a cumplir con los estándares. Incluso si no está obligado en la actualidad a cumplir con el PCI DSS, esto puede cambiar en el futuro y el cumplimiento de los estándares es otro indicador de la profesionalidad de su empresa.

Muchas de las plantillas que le proporcionamos incluyen una breve declaración en la que se hace referencia al almacenamiento de información sobre tarjetas de crédito. En función de la política de retención de información sobre tarjetas de crédito que tenga su empresa, esta declaración es algo que podría desear incluir para mitigar posibles temores de los clientes relacionados con potencial actividad fraudulenta.

Requisitos de cumplimiento de PCI DSS

En un nivel alto, existen 12 requisitos que cumplir según se establece en el PCI DSS:

  1. Instalar y mantener una configuración de firewall para proteger los datos de los titulares de las tarjetas
  2. No utilizar contraseñas de proveedor ni otros parámetros de seguridad que sean los predeterminadas por el sistema
  3. Proteger datos de titulares de tarjetas almacenados
  4. Encriptar la transmisión de datos de titulares de tarjeta en redes abiertas y públicas
  5. Proteger todos los sistemas frente a malware y actualizar con regularidad programas de software de antivirus
  6. Desarrollar y mantener sistemas y aplicaciones relacionados con la seguridad
  7. Restringir el acceso a los datos de titulares de tarjeta por parte de terceras empresas
  8. Identificar y autenticar el acceso a componentes del sistema
  9. Restringir el acceso físico a datos de titulares de tarjeta
  10. Registrar y monitorizar todos los accesos a recursos de la red y datos de titulares de tarjeta
  11. Probar con regularidad los sistema y procesos relacionados con la seguridad
  12. Mantener una política orientada a la seguridad de la información para todo el personal

Para obtener información en profundidad sobre el cumplimiento del PCI además de acceso a seminarios web, tutoriales y visitas guiadas, visite el sitio web de PCI Security Standards Council.

Ejemplos de formularios de autorización de tarjetas de crédito

Tanto si necesita procesar transacciones únicas o pagos recurrentes, elija entre nuestra selección de modelos personalizables. Las plantillas que aparecen a continuación han sido diseñadas para adaptarse a varios sectores empresariales, entre los que se incluyen la atención sanitaria, la hostelería y los servicios legales. También encontrará modelos de formularios para utilizar en diferentes escenarios, entre los que se incluyen la autorización de reembolso a tarjeta de crédito, autorización de cargo por afiliación y autorización de cargo de cuota para Visa y Mastercard.

Formulario de autorización de crédito a varios usuarios

Autorización de cargo para múltiples usuarios

Deja que su cliente dé permiso hasta a cuatro usuarios con nombre para que realicen pedidos que se carguen en una misma tarjeta de crédito.

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Autorización de cargo para pago de facturas

Autorización de cargo para pago de facturas

Pague múltiples facturas en una única transacción o especifique cargos individuales para cada uno en un mismo lugar.

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Autorización sin cargos para Visa y MC

Autorización sin cargos para Visa y MC

Establezca un acuerdo para cargar cuotas inmediatamente tras la aprobación de la solicitud de un cliente.

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Formulario de autorización de cargos por incidentes y hoteles

Autorización de cargo para incidentes y hoteles

Formulario para la autorización de cargo integral especialmente diseñado para negocios de eventos y hostelería.

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Autorización de cargo de billete de avión

Autorización de cargo de billete de avión

Ideal para agencias de viajes, grandes o pequeñas, este formulario combina con comodidad los datos de pasajeros y la autorización de los cargos relacionados en un mismo lugar.

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Formulario de autorización de tarjeta de crédito elegante en blanco

Formulario de autorización de cargos elegante

Elegante formulario de autorización de cargos con un lenguaje redactado con atención para proteger a ambas partes.

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Formulario de autorización de cargo de donativo flexible

Formulario de autorización de cargo de donativo flexible

Formulario dinámico de autorización previa de cargos de donativos recurrentes con tres opciones de donativo.

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Formulario de autorización de pago directo

Formulario de autorización de pago directo

Formulario de pago a través de transferencia electrónica desde cuentas bancarias con cómoda forma de introducción de datos de toda la información necesaria.

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Formulario de autorización de cargo de donativo

Formulario de autorización de cargo de donativo

Para organizaciones que aceptan regalos y donativos para su mantenimiento continuo con determinadas opciones.

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Formulario de autorización de cargo con comprobante de pago

Autorización de cargo con comprobante de pago

Recopile información de tarjetas de crédito para cargos únicos o transacciones recurrentes con comprobante de pago que se puede separar.

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Autorización de cargo con sección en oficina

Autorización de cargo con sección en oficina

Utilice este formulario para combinar la autorización de tarjeta de crédito, datos de la transacción y datos del cliente en un mismo lugar.

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Autorización de cargo con permiso de conducir

Autorización de cargo con permiso de conducir

Añada una capa extra de protección para usted y para su cliente solicitando información sobre el permiso de conducir.

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Autorización de cargo por equipamiento o servicios

Autorización de cargo por equipamiento y servicios

Formato claro que autoriza a hacer cargos en una cuenta a cambio del alquiler de equipos o servicios prestados.

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Formulario de autorización de cargo cubierto

Formulario de autorización de cargo cubierto

Establece una línea de crédito general a través de la empresa de la tarjeta de crédito entre el cliente y con su empresa.

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Formulario de autorización de tarjeta permanente para atención sanitaria

Formulario de autorización de tarjeta de crédito permanente para atención médica

Formulario para establecer una autorización de cargo a tarjeta de crédito permanente, crédito de atención o tarjeta de crédito comercial.

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Autorización de cargo de factura única o recurrente

Autorización de cargo de factura única o recurrente

Autorización o permiso de factura única para facturar facturas creadas para futuras transacciones.

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Formulario de autorización de tarjeta de crédito profesional

Formulario de autorización de tarjeta de crédito profesional

Plantilla de autorización de tarjeta de crédito muy profesional y práctica para aceptar pagos con tarjeta de crédito.

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  • Nombre del archivo: Professional-Credit-Card-Authorization-Form.docx
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Formulario de autorización de cargo vía fax para aplicación de licencia

Autorización de cargo vía fax para aplicación de licencia

Formulario de autorización mixto con cubierta para fax para un proceso sencillo todo en uno para el pago de una licencia.

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Formulario de autorización de cargo de afiliación

Formulario de autorización de cargo de afiliación básica

Para cargar las cuotas de afiliación a una tarjeta de crédito sin tener que pasar la tarjeta por una máquina lectora.

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Formulario de autorización de tarjeta de crédito de hotel

Formulario de autorización de cargo de hotel

Formulario de hotel para solicitar copias de la parte delantera y trasera de la tarjeta de crédito que se va a utilizar para realizar la reserva.

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Formulario de autorización de cargo de servicios legales

Formulario de autorización de cargo de servicios legales

Diseñado para los que trabajan con anticipos o por caso (común en el ámbito legal).

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Formulario de autorización de tarjeta de crédito recurrente mensual

Formulario de autorización de cargo recurrente mensual

Para clientes con transacciones continuas: se utiliza para establecer cargos recurrentes para simplificar las interacciones.

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  • Nombre del archivo: Monthly-Recurring-Charge-Authorization-Form.docx
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Formulario de autorización de tarjeta de crédito genérico

Formulario de autorización de cargo multiusos

Formulario multiusos flexible y sencillo que se adapta a las transacciones que pueda encontrarse.

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  • Nombre del archivo: Multipurpose-Charge-Authorization-Form.docx
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Formulario de autorización de cargo recurrente o único

Autorización de cargo recurrente o único

Este formulario realmente flexible tiene opción de cargo de transacción único o autorización continua.

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  • Nombre del archivo: single-recurring-charge-authorization-form.docx
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Formulario de autorización de tarjeta de crédito permanente

Formulario de autorización de tarjeta de crédito permanente

Formulario de autorización de tarjeta de crédito continuo genérico para empresas online, para finalizar las compras más rápido.

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  • Nombre del archivo: Standing-Credit-Card-Authorization-Form.docx
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Formulario de autorización de reembolso de tarjeta de crédito

Formulario de autorización de reembolso de tarjeta de crédito

Vuelva a recopilar la información de la tarjeta de crédito si no guarda información confidencial y necesita emitir un reembolso.

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  • Nombre del archivo: Credit-Card-Refund-Authorization-Form.docx
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Formulario de autorización de cargo de participante

Formulario de autorización de cargo de participante

Facturación rápida y eficiente para una galería, feria comercial y exposición, establecimiento deun feria de artesanía para la comunidad.

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Formulario de autorización de cargo premium recurrente

Autorización de cargo premium recurrente

Tipos de seguros dental, médico, legal, de visión, automóvil o cualquier otro seguro que tenga pagos recurrentes.

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Formulario de cargo recurrente de software y servicios

Autorización de cargo recurrente de software y servicios

Diseñado específicamente para dar soporte a empresas que ofrecen software y soporte de servicios de forma continua.

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  • Nombre del archivo: software-services-recurring-charge-authorization.docx
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Formulario de autorización de cargo recurrente inicial flexible

Autorización de cargo recurrente inicial flexible

Realiza disposiciones para el futuro con esta plantilla que permite establecer una fecha de inicio flexible para cargos recurrentes.

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Autorización de cargo de cuota de depósito y aplicación

Formulario de autorización de cargo de depósito y aplicación

Este formulario de autorización de cuota de alquiler sirve para el cargo del depósito y la aplicación, estupendo para alquiler de equipos o viviendas.

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Formulario de autorización de cargos de eventos

Formulario de autorización de cargos de eventos

Recopila información por anticipado para garantizar que no hay necesidad de distraer a los clientes con detalles financieros.

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Formulario de autorización de cargo de reserva de hotel

Formulario de autorización de cargo de reserva de hotel

Garantiza que los cargos de la tarjeta de crédito los comprenden con claridad todas las partes. Para empleados y directores en el sector de hostelería.

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Formulario de asignación de autorización de crédito

Formulario de asignación de autorización de crédito

Permite a los clientes autorizar a que otros realicen cargos limitados en su tarjeta (es decir, permite que un padre asigne un crédito limitado a su hijo).

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Cargo por alojamiento y curso de estudiante

Formulario de autorización de cargo por alojamiento y curso

Para realizar pagos de cursos y alojamiento con la explicación de la naturaleza de los cargos.

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Formulario de autorización de cargo de cliente establecido

Formulario de autorización de cargo de cliente establecido

A los clientes establecidos se les pueden facturar los servicios que deseen para dárselos a otras personas a modo de regalo.

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Formulario de autorización de cargo para estudiante de un tercer proveedor

Autorización de cargo para estudiantes de un tercer proveedor

Portada que permite ver las cuentas pendientes de pago para comprender el historial de cargos de cualquier estudiante de un vistazo.

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Formulario de autorización de tarjeta de crédito de cuentas pendientes

Formulario de autorización cuentas cc pendientes

Para empresas donde los gastos continuos no siempre se pueden facturar en su totalidad en el momento de prestar los servicios.

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Autorización de cargo por gasto de viaje

Autorización de cargo por gasto de viaje

Organice todos los gastos en los que incurra como parte del viaje de un cliente con un resumen conciso de los cargos.

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