Plantillas de presupuestos estimados y fijos

Presupuestos estimados y presupuestos fijos - Cómo crear uno, junto con 11 ejemplos

Existen dos formas en las que las empresas pueden ofrecer los precios a los clientes potenciales: los presupuestos estimados y los presupuestos fijos. Ambas formas de estimación de costes pueden guiar hacia el precio final incluido en el estimado. Muchas empresas, incluidas las del sector de la construcción, ofrecen presupuestos fijos hechos a medida, basados en las necesidades específicas de los clientes, y no listas de precios idénticos para todos ellos.

Según datos extraídos de Sagework, una empresa de información financiera las empresas relacionadas con la construcción están entre las 10 industrias con crecimiento más acelerado en EE.UU. En este contexto, resulta de vital importancia disponer de formas eficientes y efectivas a la hora de ofrecer los costes de los proyectos de construcción a posibles clientes. Esta guía le ofrece información útil acerca de las diferencias entre presupuesto estimado y presupuesto fijo, por qué se utilizan, qué debe incluir cada uno, y los pros y contras de utilizar un software para presupuestos estimados. Al final de la guía, le presentamos plantillas de presupuestos gratuitas para ayudarle a empezar. Puede descargar, imprimir y editar estos formularios para que se adapten a las necesidades de su empresa.

¿Qué son los presupuestos estimados y los presupuestos fijos?

Un error frecuente es pensar que los presupuestos estimados y los presupuestos fijos son lo mismo. Los términos "presupuesto estimado" y "presupuesto fijo" se suelen utilizar de forma indistinta como "presupuesto" pero, según YourTradeBase, ambos documentos se diferencian en varios puntos.

Presupuesto estimado

  • Ofrece una indicación de los costes esperados, basándose en una información limitada sobre el trabajo
  • También puede incluir un calendario de trabajo, una proposición de fecha de entrega, sus términos y condiciones y un calendario de pago
  • Resulta útil en caso de que no sea capaz de garantizar el coste de los materiales, o si no está seguro acerca de la magnitud del trabajo
  • NO es legalmente vinculante

Presupuesto fijo

  • Se trata de un presupuesto exacto para el trabajo ofrecido, por lo que no se puede cambiar una vez que el cliente lo ha aceptado. La factura final y los gastos asociados coincidirán con lo establecido inicialmente en el presupuesto que se ha facilitado al cliente
  • Incluye información más detallada acerca de los requisitos del proyecto
  • Debido a las posibles fluctuaciones en los costes del material, un presupuesto fijo tendrá validez durante un periodo de tiempo limitado, tras el cual se considerará que ha expirado
  • Suele ser el preferido por los clientes, puesto que saben qué esperar en cuanto a gastos, tiempo y materiales
  • Se trata de un contrato legalmente vinculante entre usted y el cliente

¿Por qué debería ofrecer presupuestos estimados o fijos por escrito?

Ofrecer un presupuesto fijo o estimado de forma verbal no es necesariamente incorrecto, así como facilitarlo por escrito no es un requisito legal. Sin embargo, el documento por escrito tiene una serie de beneficios:

  1. Ayuda a resolver posibles malentendidos o disputas - En el desafortunado caso de que surja alguna disputa entre el cliente y usted, un presupuesto detallado ofrecerá las pruebas necesarias para el proceso de mediación. Cualquier acuerdo al que se haya llegado verbalmente no solo es difícil de demostrar, sino que puede ocasionar preocupaciones adicionales que se podrían haber evitado si existiese el documento escrito.
  2. Demuestra un alto nivel de profesionalidad - Si desea transmitir una imagen seria y maximizar sus posibilidades a la hora de ofrecerse para realizar proyectos de construcción, debería asegurarse de ofrecer un presupuesto por escrito. Póngase, por un momento, en el lugar de sus posibles clientes. ¿Elegiría usted a un proveedor de servicios que le ha proporcionado un presupuesto estimado por teléfono, o preferiría a una empresa que le ha facilitado un documento profesional por escrito? La decisión es sencilla.
  3. Se trata de un documento estandarizado - Con una plantilla de presupuesto estimado predeterminada puede personalizar los costes, el tiempo y los materiales según las necesidades específicas del cliente, eliminando así las molestias de empezar de cero con cada nueva propuesta de trabajo. Esto le ayudará a ahorrar un tiempo muy valioso, a reducir los costes administrativos y a garantizar la coherencia.
  4. Lleva unos registros precisos - Cuando una empresa crece, existe el riesgo de perder la pista de los clientes o de los detalles de cada proyecto. Puede que guardar copias de los documentos no sea lo más apasionante cuando hablamos de llevar un negocio, pero le aseguramos que verá los frutos cuando le pregunten acerca de los detalles de un proyecto que se haya terminado meses atrás.

¿No puedo simplemente utilizar un programa de fijación de precios?

La tecnología resulta útil tanto para gestionar como para trabajar en una empresa eficiente y eficaz. Sin embargo, puede que no sea la mejor opción para usted y su negocio. BuildSoft, un proveedor de software de construcción, investiga acerca de las ventajas y desventajas de un software estimativo para el sector de la construcción:

Ventajas del software de estimación

  • Un software adecuado optimiza los procesos empresariales, incrementa la eficiencia y ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
  • Se reducen las entradas manuales de tareas y la cantidad de errores humanos.
  • Se puede aumentar la precisión a la hora de calcular los costes laborales, el volumen de materiales necesarios y el precio total.
  • Compara proyectos similares para crear mejoras en la eficiencia, utilizando como base los presupuestos estimados y fijos de proyectos anteriores. Esto puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero.
  • Un software de estimación le permite administrar y programar su trabajo de forma más eficaz, ya que le ayudará a controlar la fecha de entrega de los materiales.

Desventajas del software de estimación

  • Un software de estimación puede ser caro y, por tanto, resultar una inversión demasiado costosa para su empresa, especialmente si es un comerciante individual.
  • Si no cuenta con experiencia en el campo de la tecnología, es posible que aprender a utilizar el software le suponga una considerable cantidad de tiempo.
  • Puede que el software que adquiera no incluya actualizaciones periódicas. El sector de la construcción cambia constantemente, lo cual significa que su software podría quedar obsoleto en poco tiempo.

¿Qué debería incluir un presupuesto estimado?

Una vez aclaradas las diferencias entre presupuestos estimados y presupuestos fijos, es el momento de poner estos conocimientos en práctica.

La principal diferencia entre el presupuesto estimado y el fijo radica en el nivel de detalles. A pesar de no ser tan específico como un presupuesto fijo, un presupuesto estimado debería incluir los siguientes datos:

  1. Información sobre su empresa - Para crear un documento de aspecto profesional, asegúrese de incluir el logo de su empresa, el nombre y datos de contacto como su dirección postal, correo electrónico y número de teléfono.
  2. Detalles del cliente - Deje claro a quién va dirigido el presupuesto e incluya toda la información disponible del cliente, como su nombre, dirección, correo electrónico y número de contacto.
  3. Número del presupesto estimado/trabajo - Es importante que incluya las palabras "Presupuesto estimado" o "Presupuesto estimado de trabajo" en la parte superior del documento. Al escribir la palabra "estimado" en un lugar visible, dejará claro que el precio no es legalmente vinculante.
  4. Fecha - Se trata de la fecha en la que se ha facilitado el presupuesto por escrito al cliente, y no de la fecha en la que se plantea el proyecto. Trate de ofrecer un presupuesto estimado por escrito cerca de la fecha en la que se plantee el proyecto. De este modo, ofrecerá una imagen profesional y resultará menos probable que el cliente solicite presupuestos a otros proveedores de servicios.
  5. Descripción del proyecto - Este apartado debería recoger el grueso de la información. A la hora de plantear un proyecto, trate de recopilar el máximo de información posible sobre lo que se necesita para completar el trabajo. ¿Es fácil acceder al lugar de trabajo? ¿Se necesitan herramientas o materiales especiales? Realizar una descripción detallada del proyecto le permitirá ofrecer un presupuesto estimado más preciso, lo cual reducirá el riesgo de que surjan posibles malentendidos o disputas en el futuro.
  6. Enumere todo el contenido - En ocasiones, es mejor ofrecer un desglose detallado del precio total, ya que esto ofrecerá una imagen de transparencia y calidad frente al cliente. Algunos aspectos que se suelen incluir en estas enumeraciones son los materiales, la mano de obra y el número de horas necesarias para completar el trabajo.
  7. Detalles sobre impuestos - ¿Se aplican impuestos a este trabajo? De ser así, incluya la tasa impositiva y la cantidad como otro elemento en la enumeración de costes.
  8. Total del presupuesto estimado de trabajo - Esta cifra refleja el precio total del trabajo solicitado, e incluye una enumeración de los costes y de los impuestos aplicables. Deje claro el tipo de divisa que se va a utilizar y resalte la cantidad total en negrita para que destaque.
  9. Términos y condiciones - Esta sección suele ir al final del documento y puede tratarse de un texto estándar aplicable a todos los trabajos. Puede que desee incluir sus términos de pago, los cuales reflejan aspectos como el periodo y el modo en los que el cliente debería pagarle una vez que se haya completado el trabajo de forma satisfactoria. Además, puede resultar conveniente añadir un breve recordatorio acerca de que el documento es solamente estimativo, por lo que el precio final podría estar sujeto a modificaciones.

Por último, siempre resulta agradable agregar una nota de agradecimiento a los clientes al final del presupuesto por escrito. No solo ayuda a humanizar este tipo de documentos formales, sino que también es una forma sutil de que el cliente perciba que la transacción comercial ya ha comenzado y de que está deseando ofrecer los servicios solicitados. Si le resulta abrumador el hecho de crear un documento que contenga toda esta información, las plantillas de presupuestos estimados gratuitas que encontrará al final de este artículo le ayudarán a simplificar el proceso. Además, le ofrecemos modelos de plantillas de presupuestos tanto para el sector de la construcción como para muchos otros tipos de proyectos.

¿Qué debería incluir un formulario de un presupuesto fijo?

Aunque un presupuesto fijo por escrito es similar a un presupuesto estimado, existen algunas diferencias importantes. Además de los aspectos mencionados más arriba para las plantillas de presupuestos estimados, debe tener en cuenta lo siguiente:

  1. Número del presupuesto fijo/trabajo - En lugar de utilizar los términos "presupuesto estimado" o "presupuesto estimado de trabajo", deberá escribir "presupuesto fijo" o "presupuesto fijo de trabajo" en un lugar en el que se vea claramente. En caso de que anteriormente se haya facilitado un presupuesto estimado de trabajo a ese cliente, puede utilizar el mismo número de trabajo para el presupuesto fijo. Al hacer esto, establece un vínculo entre ambos documentos que le ayudará a comprobar fácilmente el progreso que se ha llevado a cabo desde la estimación inicial hasta el precio fijo final.
  2. Fecha de caducidad - Como ya hemos mencionado, un presupuesto fijo solamente tiene validez durante un periodo de tiempo limitado, el cual debe aparecer claramente especificado en el documento. El cliente debe aceptar el presupuesto fijo antes de la fecha de caducidad si desean que realice el trabajo por el precio indicado en el mismo. Si no lo aceptan en dicho periodo, deberá facilitar otro presupuesto fijo con los costes revisados y una nueva fecha de validez.
  3. Términos y condiciones - A diferencia de un presupuesto estimado, al final del documento no se debe incluir ninguna referencia a posibles cambios en los precios. La aprobación de un presupuesto fijo supone un contrato legalmente vinculante entre usted y el cliente. Para formalizar dicha aprobación, debe incluir una sección en el documento para que el cliente firme y escriba la fecha.

Una vez más, es importante que no olvide incluir un agradecimiento a los clientes. No dude en echar un vistazo a nuestras plantillas de presupuestos fijos gratuitas disponibles al final de este artículo.

Presupuestos estimados para el sector de la construcción

Los presupuestos estimados para el sector de la construcción son similares a otros formatos de plantillas de presupuestos estimados, pero puede que incluyan información más detallada acerca del método de estimación que ha decidido utilizar. Michael Stone, con Construction Programs & Results Inc., ha escrito sobre dos métodos que se utilizan frecuentemente a la hora de crear presupuestos estimados para el sector de la construcción:

El método de estimación stick

  1. Realice un listado de diversos aspectos del trabajo
  2. Realice un listado del número de horas que llevará cada parte
  3. Realice un listado de los materiales que se van a utilizar
  4. Realice un listado de los subcontratistas necesarios
  5. Ofrezca un listado de otros elementos que se podrían necesitar, como permisos o alquileres de equipos
  6. Establezca un precio para cada apartado
  7. Por último, pídale a alguien que revise su presupuesto estimado

Método de estimación de costes por unidades

  1. Recopile las diferentes partidas presupuestarias del trabajo
  2. Establezca un coste por unidad para cada partida
  3. Sume el total de los costes y pídale a alguien que compruebe las cantidades.

Para ambos métodos deberá añadir su margen de beneficios al cote total antes de facilitar un precio estimado final al cliente. Según Stone, el método de estimación de costes por unidades es mucho más rápido que el otro e igual de preciso. Si su empresa requiere la creación de presupuestos de estimación para la construcción, debe pensar qué método prefiere utilizar.

Plantillas de presupuestos fijos y estimados gratis para descargar

Para que no le resulte estresante el hecho de ofrecer costes de proyectos a sus clientes potenciales, hemos creado una serie de plantillas de presupuestos estimados y fijos gratuitas que puede descargar. Esperamos que esto le ayude a crear un documento profesional y de forma mucho más sencilla, rápida y acertada. Además, ofrecemos toda una serie de plantillas de facturas gratis que le ayudarán a facilitar documentos profesionales en cada una de las fases del proyecto.


Plantilla de estimación de trabajo en Excel

Plantilla de presupuesto estimado que calcula el total

Disponen de campos para rellenar con la información del proveedor de servicios y del cliente, la descripción del proyecto, el número de horas, el precio por hora y el presupuesto total estimado del trabajo. Este documento calcula automáticamente el total de cada apartado, así como el subtotal y el total del documento.

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Estimación de tareas simple

Plantilla de presupuesto estimado simple

Esta plantilla básica calculará automáticamente el total del proyecto. Basta con introducir los apartados individuales y el precio de cada uno de ellos.

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Estimación de tareas simple con impuestos

Estimación de tareas simple con impuestos

Plantilla de presupuesto de estimación gratis en Excel que calcula el coste total de un proyecto de forma automática. Introduzca la tasa impositiva para calcular el total de impuestos, y añada los costes costes para calcular el total. La plantilla dispone de espacio para dejar comentarios al cliente, así como notas o términos.

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Estimación de proyecto en Excel

Presupuesto estimado con filas alternas

Esta hoja de cálculo de Excel calcula el total del coste de un proyecto con un toque de estilo: el color de las líneas se alterna de forma automática mediante una fórmula.

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Estimación de tareas por horas

Presupuesto estimado por horas

Esta plantilla se basa en los cálculos de tarifas por hora y número de horas facturadas para las tareas que componen el proyecto. Puede clasificar las tareas en facturables y no facturables. El documento mostrará las horas efectivas y totales del proyecto, así como los costes efectivos y totales.

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Estimación de costes y beneficios de proyecto

Presupuesto-estimado-costes-y-beneficio

Esta hoja de cálculo es bastante compleja, y calcula el total del coste del proyecto incluyendo la mano de obra y los productos. Introduzca los elementos individuales del proyecto, el margen de beneficio, y el impuesto sobre ventas, y podrá comprobar tanto el coste total estimado del proyecto como los beneficios.

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Hoja de cálculo para presupuesto estimado de un proyecto

Hoja de cálculo para presupuesto estimado de un proyecto

Esta plantilla de dos páginas le permite calcular tanto el coste como el beneficio de un proyecto, incorporado tanto la mano de obra como los materiales.

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Presupuesto estimado de costes de un proyecto

Presupuesto estimado de costes de un proyecto

Propuesta para los clientes el la que se especifica tanto la mano de obra como los materiales, además de las diferentes tasas impositivas que se aplican a cada apartado.

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Formulario para presupuesto estimado en Word

Presupuesto estimado en Word

Modelo básico para Microsoft Word. Fácil de utilizar y de modificar. No calcula el total de forma automática.

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Presupuesto estimado para proyecto técnico

Presupuesto estimado para proyecto técnico

Propuesta de varias páginas para un proyecto técnico, con ejemplos de contenido y encabezados.

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