Plantillas de factura proforma gratuitas

Una factura proforma es un documento que emite el vendedor, el exportador, al comprador, el importador, para confirmar la intención de compra del pedido por parte del comprador. Se diferencia de una orden de compra en que esta última se la emite el comprador al vendedor. Esta guía abarca los componentes esenciales de una factura proforma, varios consejos sobre cómo crear y usar una, y plantillas de factura proforma gratuitas.

David Noah, en un artículo para Shipping Solutions, enumera los siguientes beneficios de elaborar una factura proforma:

1. Sirve de herramienta negociadora entre usted y su cliente internacional.
2. Es un documento voluntario y es el método de preferencia en el negocio de exportación. Siempre es bueno incluir una factura proforma, tanto si se solicita como si no.
3. Supone un anteproyecto para el proceso completo de exportación.
4. Todas las facturas proforma deben ser válidas durante un periodo de tiempo específico.

Cómo crear una factura proforma

La proforma no se usa para la conciliación de cuentas o para cuentas por pagar, no obstante, es un documento legal y podría ser vinculante a los términos y condiciones que en ella se establezcan. Su factura proforma es una oferta de venta. No se infravalore. Hay tres cosas que puede hacer para asegurarse de crear correctamente este tipo de factura:

1. Calcule sus gastos de exportación mediante una hoja de gastos
2. Determine el precio razonable de los bienes que va a vender
3. Cubra todos los aspectos importantes para los compradores

Esta guía cubrirá todas las secciones necesarias y el formato de factura proforma apropiado.

Otras plantillas de factura para imprimir de Hloom:

• Guía definitiva de facturación – cómo cobrar por bienes y servicios
• Plantillas de factura comercial – para usar para la venta de productos
• Plantillas de factura para autónomos – adaptadas a autónomos y contratistas
• Plantillas de factura para fotografía – creadas especialmente para fotógrafos
• Plantillas de factura por servicios – para servicios de facturación prestados
• Microsoft Excel – plantillas de factura en blanco en formato Excel
• Microsoft Word – plantillas de factura en blanco en formato Word

Encabezado de la factura

La primera parte de su documento será el encabezado. Es muy importante que incluya las palabras “Factura proforma” aquí. También puede incluir el logotipo de su empresa y su nombre comercial. Esto hace que su factura sea fácilmente reconocible y se pueda encontrar en caso de que se pierda. Este formulario de factura se suele imprimir con el membrete oficial de la empresa, de modo que suele incluir esta información. Lo siguiente que debe incluir es la información de contacto: dirección de correo postal, número de teléfono/télex, dirección de email, sitio web y país de origen. También resulta útil incluir la fecha de creación de la factura, la fecha en que se solicitó y la fecha de vencimiento.

Información de contacto del comprador

También debería incluir el nombre de su comprador y su información de contacto: dirección de correo postal, número de teléfono, nombre de la empresa y dirección de email de la misma.

Número de factura y fechas

Su factura necesita un número. En la información contable suya y de su comprador se hará referencia a este número. Puede utilizar el sistema de numeración que desee, empezando por donde quiera, pero debe ser secuencial. Por ejemplo, en su factura puede poner “Factura n.º 00516”. Su siguiente factura debería ser la n.º 00517 y así sucesivamente. Esto ayuda a llevar un registro de las facturas y a mantener una organización. Piense qué sistema va a usar para numerar las facturas y luego desarrolle un sistema para llevar un seguimiento de las mismas. Debería saber a quién envió una factura, cuándo la envió y cuándo vence el pago. Se puede llevar un registro de todo esto en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, en un documento de Microsoft Word, en Google Docs o en alguna otro software de contabilidad.

Razón para la exportación

Como estas facturas se usan para bienes de exportación, tendrá que explicar por qué tiene que exportarlos. Mencione si los artículos son para venta, muestras, reparaciones, devoluciones o regalos. Si la exportación es temporal (es decir, si se va a tener que exportar de vuelta en caso de las reparaciones), ponga “exportación temporal”.

Información de envío

Llegado a este punto, tiene que añadir el modo de transporte (por avión, coche, tren, etc.), el número total de paquetes que va a enviar y el peso bruto total del envío.

Desglose detallado de gastos

En esta parte debe desglosar el envío y entrar en detalles esenciales. Debe ser lo más específico posible aquí. La mayoría de las veces se rechazan las facturas proforma porque lo que se proporcionaba no era importante para el comprador o porque no le contaban lo que tenía que saber. Cuanto más específico sea, menos posibilidades hay de que su comprador se decante por otro proveedor. Aquí tiene una muestra de lo que debería incluir:

• Asigne un partida presupuestaria a cada bien que se proporcione
• Escriba una descripción detallada que incluya información sobre lo que se vende
• Cantidad de unidades incluidas
• Precio unitario de cada elemento
• Coste total

Por ejemplo, si fuera a vender un pedido de ositos gigantes rellenos y cerdos gigantes rellenos, su factura debería ser algo así:

ID	DESCRIPCIÓN	CANT.	PRECIO UNITARIO, $	TOTAL
1	Osito de peluche gigante y suave de 9 pies con pelo largo color marrón miel de 108 pulgadas	1	$577,11	$577,11
2	Cerdito de peluche gigante relleno en color rosa claro de 5 pies, con la camiseta oficial	2	$157,21	$314,42

Impuestos, envío y total debido

Compruebe la legislación fiscal antes de calcular los impuestos sobre ventas apropiados. Añada los gastos de envío y manipulación que sean necesarios. En el caso de exportaciones, esto incluye los derechos aduaneros de cada país. En la siguiente línea, anote claramente el importe total. Asegúrese de que todo esto quede claro en su factura. Seguro que no le gustaría perder cientos de dólares en envíos, impuestos o tasas aduaneras porque ha calculado mal o se olvidó por completo de añadirlo.

Pie de página

Utilice la parte inferior el formulario de factura en blanco para incluir información adicional, como la garantía que ofrece o su política de devoluciones de los artículos vendidos. Y, por último pero no por ello menos importante, tómese el tiempo de agradecer a su cliente la confianza depositada en usted. ¡Un poco de cortesía puede reportar mucho!

Elementos adicionales

Si genera la factura para comercio internacional, también debería incluir datos como el número de referencia del comprador y la fecha de solicitud, el precio de cada artículo (en la unidad de su país), el punto de entrega, gastos de seguros, envíos y de aduanas y la fecha de envío estimada desde un puerto o aeropuerto. Si su negocio requiere campos adicionales como descuentos, términos de venta, fecha de envío estimada, etc., puede modificar la plantilla para adaptarla.