Informe de dietas y formulario de solicitud

Los viajes de negocios son relativamente frecuentes para los empleados de los distintos departamentos de una organización. El personal de ventas suele viajar a nivel nacional o internacional para realizar visitas a clientes. El personal de marketing viaja, generalmente, para promocionar productos y servicios. El personal de servicio técnico viaja para ofrecer ayuda in situ. El personal de dirección viaja por todo tipo de motivos. Cuando esto ocurre, la empresa se hace responsable del reembolso de las dietas de sus empleados. El formulario de solicitud de dietas, también conocido como formulario de reembolso, se utiliza para registrar y solicitar el reembolso de todos los gastos. Cada empresa se rige por sus propias normas a la hora de rellenar el formulario: compruebe cuáles son los requisitos antes de rellenar y enviar el suyo, en caso de que su empresa disponga de alguna política relativa a las dietas para profesionales. Los gastos relacionados con las dietas suelen incluir el alojamiento, los billetes de transporte, las tarifas de estacionamiento y las comidas. Además, según el tipo de viaje de negocios y de industria, podrían incluir prácticamente cualquier cosa: ropa, formación, teléfono, dispositivos, mobiliario e incluso entretenimiento. En resumen, para que algo se pueda solicitar como gasto de dietas:

• debe haber gastado el dinero
• el gasto debe estar relacionado con su trabajo
• debe disponer de un informe para probar el gasto

¿Cuándo se debe utilizar?

1. Si el empleado viaja a una zona alejada de su lugar de residencia o de trabajo.
2. Si el viaje tiene una duración de más de un día laborable.

¿Cuándo NO se debe utilizar?

1. Para viajes personales (no relacionados con la empresa).
2. Para viajes fastuosos o extravagantes.

Cómo rellenar la plantilla del formulario de reclamación de dietas

A continuación, presentamos un formulario de solicitud de dietas de carácter general. Puede utilizarlo tal y como está, o realizar las modificaciones que necesite. El formulario está creado en Excel, y se puede usar tanto en OpenOffice como en Numbers de Mac. Modo de empleo:Horario laboral normal: especifique su horario laboral normal en formato 24 horas (por ejemplo, 0900-1700).Gastos de kilometraje solicitados: en caso de usar su vehículo personal para un viaje de trabajo, especifique el kilometraje permitido por la empresa.Mes/año: introduzca de forma numérica el mes y las 2 últimas cifras del año en el que se realizó el primer gasto.Fecha y hora: introduzca la fecha y la hora del viaje en formato 24 horas. Si tanto la ida como la vuelta se realizaron el mismo día, mencione ambas horas en la misma línea, separadas por un guión (-), ej.: 1200-1640.Ubicación: lugar en el que se produjeron los gastos: introduzca el nombre de la ciudad, del pueblo, etc. en el que se realizó el gasto (puede que aquí deba utilizar abreviaturas).Alojamiento: introduzca el coste total del alojamiento.Dietas: registre el coste de desayunos, comidas y cenas.Otros gastos: indique otro tipo de gastos, como lavandería, limpieza, planchado de ropa, etc. Gastos de transporte: Registre el gasto (tarifa) o el medio de transporte (transporte público, taxi, alquiler de vehículo). Introduzca la cantidad exacta en caso de que haya pagado en efectivo, o utilice las siglas “CC” para tarjeta de crédito y “C” para transacción de crédito.Tipo utilizado: introduzca en tipo de transporte utilizado. Puede utilizar abreviaturas como “A” para autobús, “T” para tren, “CA” para camión, etc. Estacionamiento/peajes: indique los gastos de aparcamiento, peajes, etc.Kilometraje: indique el número de kilómetros recorridos por motivos laborales.Cantidad: NO edite esta columna, ya que se actualiza automáticamente al multiplicar los “kilómetros” por la “tarifa por kilometraje”Gasto total por día: NO edite esta columna, ya que se actualiza automáticamente al sumar todos los apartados pertinentes.Propósito del viaje, observaciones y otros detalles: escriba el propósito de su viaje y/o las observaciones (relevantes) que desee realizar. Aquí le presentamos otra plantilla, por cortesía de exceltemplate.net, que puede utilizar para registrar sus gastos diarios.

INFORME DE DIETAS