facture sur un ordinateur portableLa création d'une facture peut prêter à confusion. Que doit-elle contenir ? Les factures sont-elles légalement contraignantes ? Dois-je facturer les taxes ? De quel type de facture ais-je besoin ?

Ce n'est pas qu'il n'y a pas de ressources en ligne... Au contraire, il y en a trop ! En recherchant sur internet « comment créer une facture », on obtient plus de 85 millions de résultats. Certains sont pratiques si vous parvenez à les trouver, mais d'autres ne le sont pas tant que ça.Heureusement, voici le Guide définitif de la facture. Nous avons discuté avec des experts légaux, étudié les ouvrages qui font autorité et avons mené nos propres recherches approfondies et indépendantes pour clarifier et simplifier la création des factures. Nous avons également préparé méticuleusement 144 modèles de factures professionnelles qui vous aideront à préparer la vôtre, et tous sont gratuits ! Vous pouvez également construire votre CV.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est une demande de paiement (une note détaillée) pour produits et services rendus.

La définition, selon le dictionnaire Black's Law, est :

Facture, nm. - Une liste détaillée de produits et de services fournis par un vendeur à un acheteur, spécifiant en général les tarifs et modalités de vente ; une note de frais.

Selon le dictionnaire Oxford , la définition est :

Facture, nm, - une liste de produits envoyés ou de services fournis avec déclaration de la somme due ; une note.

Quelle est la différence entre une facture et une note ?

La facture et la note sont toutes deux des demandes de paiement pour produits ou services mais leurs connotations sont légèrement différentes, comme l'indiquent ces définitions dans le dictionnaire Merriam-Webster :
loyer emblème noteNote : liste détaillée du coût des produits vendus, services rendus, ou travaux effectués : facture
Emblème factureFacture : liste détaillée des produits expédiés spécifiant généralement le prix et les modalités de vente : Note

« La distinction entre ces deux mots est plus une question d'habitude et de la nature des transactions » explique un éditeur professionnel expert en étymologie, lexicographie et construction de dictionnaire.

Par exemple, un avocat présente une note avec ses heures facturables. Un travail commandé est souvent facturé avec une facture. Au restaurant, vous recevez une note pour les produits fournis et pour lesquels vous devez immédiatement payer. Un fournisseur vous enverra une facture pour produits commandés ou reçus et indiquant le paiement attendu.

Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?

Une facture est une demande de paiement. Elle est envoyée par un vendeur avant qu'un produit ou service soit réglé.

homme tenant une facture

Un reçu est un justificatif de paiement. Il est envoyé par le vendeur une fois le paiement pour article effectué et comme preuve d'achat.

Sac de courses avec reçu

Comment rédiger une facture

C'est peut-être difficile à croire, mais il n'existe pas d'articles obligatoires - légalement ou autre - à inclure dans les factures. C'est probablement dû au fait que les factures ne sont pas considérées comme des documents légaux. Il existe cependant des « meilleures pratiques » largement acceptées concernant les informations à inclure, visant à aider le client à comprendre exactement pourquoi il est facturé et garantir ainsi le paiement. Les factures incomplètes, incorrectes ou peu claires courent le risque de ne pas être réglées tant que les questions que le client a à leur sujet restent sans réponses. Il est donc important d'inclure ce qui suit :

parties d'une facture
  • Le mot « facture » bien en évidence
  • Le nom de la personne ou de l'entreprise qui doit régler le paiement
  • Votre nom ou le nom de votre entreprise
  • Votre logo
  • Vos coordonnées
  • Une liste ligne par ligne des articles ou services fournis ainsi que les tarifs
  • Un numéro de facture
  • La date d'émission de la facture
  • Les frais supplémentaires s'il y a lieu (ex. : frais de livraison, taxes)
  • Le montant total dû

Pour mieux comprendre combien ces informations sont importantes dans votre facture, mettez-vous à la place du client et imaginez que vous recevez la facture.

Quelles sont les informations que vous considérez comme essentielles avant de payer pour des produits ou services ?

Voici les questions que vous vous poseriez probablement si vous receviez une facture, et quelques conseils pour éviter que vos clients ne se posent les mêmes questions :

Emblème facture

Qu'est-ce que c'est ?

Placez le mot « Facture » en haut de la page afin que votre client connaisse immédiatement la nature du document qu'il est en train de lire.
emblème téléphone

Qui a envoyé cette facture, et comment puis-je les contacter si j'ai des questions ?

indiquez votre nom ou le nom de votre société, adresse postale et e-mail, numéro de téléphone et toute autre information dont le client pourrait avoir besoin pour vous contacter.
emblème liste

Pour quels services/produits suis-je facturé ?

fournissez une liste ligne par ligne des articles fournis ou services rendus ainsi que les tarifs pour chacun, sur lesquels vous vous êtes accordés précédemment.
emblème calendrier

Quand la facture a-t-elle été créée ?

Indiquez la date d'émission de la facture.
emblème numéro de référence

En cas de question ou de problème, comment le vendeur saura-t-il de quelle facture je parle ?

Numérotez chaque facture afin que vous puissiez facilement y faire référence. Vous pouvez numéroter vos factures comme bon vous semble afin de les organiser facilement.
assistant service client
emblème coût total

Que signifie la dernière ligne ? Quel est le montant dû ?

Assurez-vous que le montant total est inclus dans la facture et qu'il est clairement indiqué pour le client.
emblème carte de crédit et cash

Où et comment puis-je régler cette facture ?

Fournissez les détails et les informations nécessaires sur la façon dont vous souhaitez être payé. N'oubliez pas que plus vous êtes facile à vivre (et à payer), plus les clients reviendront utiliser vos services.
emblème personne

Est-ce que c'est pour moi ?

Assurez-vous que le nom de la personne ou de l'entreprise qui doit régler le paiement est indiqué sur votre facture.
emblème paiement

Cette facture est-elle légitime ?

Utilisez un logo si vous en possédez un, car l'effet est plus professionnel et cela augmente vos chances d'être payé par 300 % si l'on en croit due.com, une société de comptabilisation du temps et de facturation en ligne qui a étudié 250 000 factures et leurs résultats.
tableau de conférence avec schéma de croissance
emblème sablier

Quel est le délai de paiement de la facture ?

Ne laissez pas le client déterminer la date limite de paiement. Nous vous conseillons d'éviter les formules comme « payable à la réception » parce que les gens l'interprètent souvent comme signifiant « payez quand vous voulez ». Soyez spécifiques. Indiquez le nombre de jours dont ils disposent pour effectuer le paiement. Si vous utilisez le terme 30 jours nets, ou 10, ou 15, ou 60 (le chiffre représentant le délai de paiement en jours) ou tout autre terme de paiement, assurez-vous que vous pouvez vous permettre d'attendre ce nombre de jours avant d'être payé.
emblème loupe

Quelles sont ces autres frais ?

Soyez clair et concis lorsque vous énumérez les frais de livraison, de manutention ou autre, ainsi que les taxes de vente ou la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) s'il y a lieu. Il faut inclure la taxe de vente pour les articles taxables vendus à des acheteurs dans le même état que vous. La loi l'exige, mais c'est une étape compliquée car les taux de taxe de vente et la définition d'un article taxable varient d'un état à l'autre, et même d'une ville à l'autre au sein d'un même état.Le Marketplace Fairness Act, une loi qui éliminerait cette ambiguïté en exigeant que les vendeurs en ligne collectent et versent les taxes de vente en fonction de l'adresse de leurs clients, se languit dans la chambre des représentants des États-Unis après avoir été adoptée avec une majorité écrasante par le sénat en 2013.
femme travaillant sur un ordinateur portable

Conseils pour être payé rapidement

Lorsque Freshbooks a étudié leurs données sur la formulation des factures afin de déterminer lesquelles étaient les meilleures pour obtenir un paiement dans les temps, ses conclusions étaient les suivantes :

premier conseil

soyez poli

Les formules simples, comme « veuillez s'il vous plait payer dans les temps » ou « nous vous remercions de nous avoir choisi » augmentent vos chances d'être payé.

deuxième conseil

soyez spécifique sur la date à laquelle le paiement est dû

Beaucoup de clients interprètent le terme « dû à la réception » comme « payez quand vous pouvez ». La formule « dû sous 21 » ou « veuillez payer avant le 3 août 2016 » est plus spécifique, plus clair et bien plus efficace.

troisième conseil

facturez des intérêts pour paiements en retard

Si vous décidez de facturer des intérêts en cas de paiement en retard, annoncez-le poliment. Choisissez des formules comme : « Merci de nous avoir choisi. Veuillez traiter cette facture dans les 21 jours. Nous factureront des intérêts à un taux de 1,5 % par mois pour les paiements en retard. »

Vous pouvez également éviter les problèmes causés lorsque vous courez après les paiements en vous mettant d'accord sur un délai de paiement avec le client avant de commencer des travaux ou de fournir des produits. Les experts sont d'accord sur le fait qu'une facture devrait être récoltée immédiatement et les modalités de paiement discutées et acceptées à l'avance.

Puis-je modifier une facture ?

Et oui. Il y aura bien un jour ou vous devrez corriger une erreur faite dans la facture d'origine. Que vous ayez oublié de facturer quelque-chose, ou oublié de faire un avoir, vous pouvez envoyer une facture révisée.

Indiquez clairement à votre client que la facture d'origine a été modifiée et gardez des dossiers bien organisés.

  • Changez le titre « facture » à « facture révisée ».
  • Changez la date de la facture corrigée.
  • Conservez le même numéro de facture, mais ajoutez un « R » à la fin. Par exemple, la facture 2928 devient la facture 2928R.
  • Indiquez clairement les frais qui ont été modifiés ou ont été ajoutés. Vous pouvez le faire en modifiant la couleur de la police, en augmentant la taille de la police, en mettant en gras ou en soulignant lesdits frais.
  • Modifiez le « montant total dû » et la date à laquelle le paiement est dû si nécessaire.
  • Ajoutez à la facture une lettre expliquant ce qui a été changé.
facture révisée

Modèles de facture gratuits

Il existe de nombreuses solutions de factures : logiciels de facturation, créateurs de facture en ligne, GRC (gestion de la relation client)... Mais si votre entreprise est petite ou de taille moyenne et que vous n'émettez pas beaucoup de factures, un simple modèle de facture est bien plus facile et rapide (sans oublier gratuit).

emblème paramètresVous contrôlez totalement la présentation de votre document
emblème document wordSi vous savez déjà comment utiliser Microsoft Office, il n'y a pas de courbe d'apprentissage
emblème gratuitIl est complètement gratuit

La création d'une facture à partir de rien prend beaucoup de temps. La création des tableaux, l'alignement des composants, le choix de police et de couleurs, la création des formules permettant d'automatiser les données... Cela représente beaucoup de travail ! La bonne nouvelle ? Nous avons fait le gros du travail pour vous ! Nos modèles fournissent une structure et une mise en page de base, il ne vous reste plus qu'à compléter les blancs.

Vous trouverez ci-dessous 144 modèles de factures gratuits :

bouton avec flèche pointant vers le bas
38Modèles de factures vierges génériques : neutres et traditionnels, élégants et professionnels (19 formats MS Word et 19 formats Excel)
106Modèles de factures pour des usages spécifiques

Modèles de factures vierges format Word

modèle de facture Notebook dans Word

Notebook Word

22404 téléchargements
modèle de facture Technicalities dans Word

Technicalities Word

12416 téléchargements
modèle de facture Banker Blues dans Word

Banker Blues Word

6977 téléchargements

Continuer pour découvrir 19 modèles de factures vierges dans Word.

Modèles de factures vierges format Excel

modèle de facture Banner Blocks dans Excel

Banner Blocks Excel

3865 téléchargements
modèle de facture Modern Minimalist dans Excel

Modern Minimalist Excel

4217 téléchargements
Exemple de facture Waterfall dans Excel

Waterfall Excel

2549 téléchargements

Continuer pour découvrir 19 modèles de factures vierges dans Excel.

exemple de facture pro forma

Factures pro forma

Une facture Pro forma, également appelée facture provisoire, est un devis présentant les articles ou services proposés ainsi que leurs tarifs. Elle contient toutes les informations sur le vendeur et l'acheteur, ainsi qu'une description des biens concernés par la transaction. Si les parties concernées s'accordent sur tous les détails de la facture pro forma, la facture commerciale qui suivra sera la même. Si le montant ou le coût des biens ou services est renégocié, la facture commerciale reflétera ces changements.

Continuer pour découvrir 8 modèles de factures pro forma.

exemple de facture commerciale

Factures commerciales

Une facture commerciale est généralement tout simplement appelée une facture. Également appelée facture de vente ou facture d'achat, elle fournit tous les détails de la transaction entre le vendeur et l'acheteur.

Continuer pour découvrir 23 modèles de factures commerciales.

exemple de facture freelance

Factures freelance

La facture pour travailleurs freelance est destinée aux personnes dans les domaines comme le graphisme, la photographie, la rédaction, les programmes informatiques, la création et le développement de sites web, la production vidéo ou la traduction. Si elle est similaire à une facture de service, elle offre différents moyens de facturer des services. Par exemple, les travailleurs freelance peuvent facturer au mot, au nombre d'image ou en fonction de la longueur du produit fini.

Continuer pour découvrir 8 factures pour travailleurs freelance.

exemples de facture photographie

Factures photographie

Similaire au modèles de factures freelance, mais adapté à des scénarios typiques de factures pour photographes : versements uniques, prix forfaitaire, à l'heure, avec ou sans licence. 4 présentations, en format Microsoft ou Excel.

Continuer pour découvrir 8 factures photographie.

exemple de facture services

Factures services

Une facture de service est utilisée pour facturer les services professionnels et non professionnels (conseil, garde d'enfant, tutorat). Ne l'utilisez pas pour facturer des objets tangibles. Elle est pratique pour recevoir un paiement pour services facturés à différents tarifs ou partiellement.

Continuer pour découvrir 18 factures services.

exemple de quittance de loyer

Quittances de loyer

Une quittance de loyer, ou facture de location, est fournie par un propriétaire à son locataire pour attester du loyer reçu. Même si elle n'est pas obligatoire dans tous les états, il est bon d'en fournir une en cas de dispute.

Continuer pour découvrir 10 quittances de loyer.