Modèles de facture vierges format MS Word

Guide pour créer des factures sous Microsoft Word, plus 19 modèles gratuits téléchargeables.doc et .docx

L'envoi de factures aux clients peut représenter une tâche compliquée et chronophage dans l'exploitation d'une entreprise alors qu'elle pourrait être simple. Avec nos modèles de facture gratuits, vous pouvez créer des factures professionnelles au format MS Word. Nul besoin d'acheter des logiciels coûteux. Ce guide offre des informations sur les avantages de Word, sur comment utiliser le programme pour créer une facture à partir de zéro. Nous vous proposons également une gamme de modèles de facture vierges à télécharger et personnaliser selon les besoins de votre entreprise. Il est important de faire remarquer que ce guide ne traite pas les obligations légales relatives à la facturation telles que les obligations fiscales, mais définit uniquement le rôle de Word dans la conception et la création de factures.

Utilisation de MS Word pour la facturation

Plusieurs solutions de factures sont disponibles comme un logiciel de facturation et des outils de création de facturation en ligne. Si vous êtes le chef d'une petite entreprise, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un pack logiciel de facturation complet, mais vous souhaiterez tout de même une solution simple et pratique et également peu onéreuse. Voici les principaux avantages de l'utilisation de MS Word comme solution de facturation professionnelle :

  • Aucun frais - Certains packs de logiciel de facturation impliquent un prix d'achat onéreux ou nécessitent des frais d'abonnement récurrents. MS Word étant une application logicielle habituellement intégrée à des achats d'ordinateurs, elle est un moyen économique de créer des factures. Plusieurs fournisseurs de solution de factures établissent leur tarifs sur les entreprises qui génèrent un nombre minimum de factures mensuelles. Ce n'est pas le cas avec MS Word car vous pouvez créer 1 ou 100 factures sans avoir avoir à payer un supplément pour ce privilège.
  • Facilité d'utilisation- Ce qui attire les propriétaires d'entreprise dans l'utilisation de MS Word c'est sa simplicité. C'est l'une des applications de traitement de texte les plus reconnues et conviviales. Il existe d'innombrables tutoriels en ligne disponibles si besoin. Avec sa mise en forme intuitive, vous n'avez pas besoin d'être un as en informatique pour créer un document qui soit à la fois fonctionnel et de qualité professionnelle.
  • Flexibilité - L'intérêt de MS Word est sa capacité à s'intégrer à d'autres programmes et à intégrer des fonctions issues d'autres applications et d'autres sources. Vous pouvez copier et coller des feuilles de calcul Excel, insérer des images téléchargées, envoyer une facture par e-mail, le tout via MS Word. Vous pourrez également enregistrer des factures dans plusieurs formats tels que PDF et page web.

Malgré ses avantages concrets, MS Word a ses limites. Par exemple, MS Word ne peut pas être utilisé pour des équations complexes et il ne peut pas automatiser des calculs. Si vous avez besoin de ce niveau de fonctionnalité, il est peut-être préférable d'utiliser MS Excel. Nous avons une large gamme de modèles de factures MS Excel gratuits prêts à télécharger et à utiliser.

Comment créer une facture au format MS Word

Pour créer votre propre facture, vous devez au préalable ouvrir un document vierge dans Word. Vous devez ensuite ajouter les sections suivantes :

En-tête

L'en-tête doit contenir votre nom commercial ou votre logo et le terme « facture » dans une taille de police conséquente afin de préciser que ce document n'est pas un devis. Dans Word, vous pouvez utiliser l'option En-tête pour insérer les éléments de l'en-tête en une seule fois et éviter de les répéter sur les pages suivantes. Si vous avez un logo d'entreprise, vous pouvez le placer dans l'en-tête en l'insérant dans un fichier image, puis en adaptant sa taille et en le positionnant où vous le souhaitez.

Pour la cohérence de votre documentation commerciale, assurez-vous que tous les éléments écrits, notamment l'en-tête, s'affichent dans la même police de caractères. Selon une étude du Software Usability and Research Laboratory, les polices de caractères les plus facilement lisibles sont Arial, Courier et Verdana, Times New Roman étant la moins appréciée.

Date de facture/Date de règlement

La date d'émission de la facture et la date d'échéance doivent apparaître en haut du document, en général juste en dessous de l'en-tête. Dans MS Word, vous pouvez sélectionner la fonction Date automatique qui insère automatiquement la date pour vous. Cette fonction est utile si vous envoyez des factures au format papier si vous les envoyez par voie électronique, la date qui apparaîtra sera toujours celle du jour d'ouverture du document. Si vous utilisez cette méthode, il peut être préférable d'insérer les dates de facture et d'échéance manuellement.

Numéro de facture

Si vous envoyez plusieurs factures, il sera sans doute plus facile d'effectuer un suivi en les numérotant. Il existe plusieurs options pour numéroter les factures :

  1. Le numérotage séquentiel : cette méthode vous permet de stocker toutes les factures dans un dossier. Elle est pratique si vous ne classez pas vos factures par client. Dans MS Word, vous pouvez utiliser Macro AutoNew qui créera automatiquement un numérotage séquentiel pour chaque nouvelle facture, ce qui évite tout risque de doublon ou de sauter un numéro.
  2. Numérotage individuel par client : ave cette méthode, vous pouvez créer des dossiers factures distincts pour chaque client et vous pouvez ajouter le nom du client dans le numéro de facture. Par exemple, « PJones 1 ». Si c'est la méthode que vous choisissez, vous devrez insérer le numéro de facture manuellement au lieu d'utiliser la fonction de numérotage séquentiel de MS Word. Vous devrez :
    • Insérer un champ texte
    • Faire cliquer-déplacer pour définir le format et la position de la zone de texte dans le document
    • Saisir le numéro de facture

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, le numéro de facture devra apparaître en haut et correspondre à la documentation envoyée précédemment au client (le numéro de devis notamment).

Coordonnées de l'entreprise et du client

Pour ajouter les coordonnées de l'entreprise et du client, insérez d'abord un champ texte et divisez-le en deux colonnes nommées « FACTURÉ PAR » et « FACTURÉ À ». Faites ensuite cliquer-déplacer pour définir le format et la position de la zone de texte et saisissez les coordonnées dans chaque colonne.

Les coordonnées de l'entreprise doivent inclure :

  • le nom
  • l'adresse postale
  • le numéro de téléphone
  • le numéro de fax
  • l'adresse e-mail
  • le site Web

Pour le client, vous devez ensuite inclure (le cas échéant) :

  • le nom
  • Le nom de la personne de la comptabilité fournisseurs>
  • l'adresse postale
  • le numéro de téléphone
  • le numéro de fax
  • l'adresse e-mail

Si vous envoyez la facture par voie électronique, vous avez la possibilité d'inclure des champs de formulaire, une fonction qui permet au destinataire de fournir les informations dans une zone de texte modifiable.

Informations de facturation

Sur la facture, vous devrez ajouter les informations de facturation en définissant de manière claire à qui s'adresse la facture et ce que doit le client pour chaque produit ou service.

Dans MS Word, vous pouvez utiliser la fonction Tableaux pour créer facilement un tableau avec des colonnes et des lignes formatées selon vos besoins. Dans la première ligne, ajoutez les en-têtes suivantes :

  • Identifiant : c'est le numéro séquentiel. En général, il commence par « 01 » et permet d'accéder rapidement à une référence, si besoin.
  • DESCRIPTION : il peut s'agir de détails sur les services, les matériels, l'activité ou les remises client. Plutôt qu'une description complète, utilisez des code facturation comme « MAT » pour matériau ou « RÉD » pour réduction client.
  • QTÉ : cette colonne sert à inscrire les quantités de chaque ligne de commande.
  • TARIF : il s'agit du prix unitaire. Il doit utiliser la devise qui convient (p. ex. 70,00 $).
  • TOTAL : calcul manuel de la quantité X prix à l'unité.

Si vous facturez de la TVA, elle doit être affichée ici dans un sous-total des frais détaillés et avant le total général, qui peut être mis en gras afin d'être plus visible que les autres nombres.

La fonction de calcul automatique de MS Word n'étant pas très sophistiquée, vous devrez calculer manuellement le sous-total et le total et insérer ces chiffres dans les cellules du tableau.

Modalités de paiement

La section « Conditions de paiement », aussi appelée « Conditions d'utilisation », est fréquemment placée sous les informations de facturation. Insérez une zone de texte, mettez le titre en gras et ajoutez votre texte. Les expressions les plus utilisées sont « Veuillez payer sous [x] jours », « Règlement à réception » ou « Règlement sous [x] jours ».

Informations de paiement

Vous devez expliquer aux clients comment régler le montant de la facture. Une zone de texte distincte avec les informations de paiement doit donc être insérée à côté ou en dessous des conditions de paiement. Vos informations de paiement peuvent inclure les sections suivantes :

  • Un titre approprié (en gras). Par exemple, « Veuillez adresser votre paiement à »
  • Nom du bénéficiaire (entreprise)
  • Numéro de compte du bénéficiaire
  • Nom et adresse de la banque
  • Code Swift de la banque
  • Numéro IBAN

Si vous acceptez d'autres modes de paiement comme PayPal, insérez le logo adéquat en le mettant au bon format et à l'endroit désiré et si vous envoyez la facture par voie électronique, ajoutez un hyperlien pour orienter le client vers le portail de paiement sur le Web.

Vous pouvez aussi insérer une formule de politesse du type « Merci pour votre commande » dans une zone de texte dédiée ou dans le pied de page du document en guise de remerciement à votre client.

Enregistrement et envoi de votre facture

Vous avez créé votre facture et devez maintenant l'envoyer à votre client pour paiement. Dans MS Word, vous pouvez enregistrer la facture au format PDF et joindre le fichier à votre e-mail avant de l'envoyer. L'un des avantages du format PDF, c'est que le client pourra ouvrir et voir le document avec tous les navigateurs Web. De plus, les documents PDF sont sécurisés et en « lecture seule ». Ils ne sont donc pas modifiables.

Exemples de modèles gratuits

Si vous avez décidé que le modèle de facture pour Word est exactement celui qui convient à votre entreprise, mais n'avez pas la patience d'installer un générateur de factures ou le temps d'en créer une, consultez nos exemples. Il vous suffit de télécharger le design de la facture, de modifier les informations pour votre entreprise et vous pouvez envoyer une facture de type professionnel à vos clients.


Besoin d'aide avec les différents formats de facture ? Nos autres exemples : modèles de facture free-lance pour les free-lances et les indépendants, facture commerciale pour les transactions commerciales, modèle de facture pour les services pour des services professionnels ou non et modèle de facture pour les photographes avec divers modes de facturation. Vous pouvez aussi télécharger une facture pro forma pour confirmer la volonté de vendre à un certain prix, sous certaines conditions.

  • Technicalities Word

    modèle de facture Technicalities dans Word

    Une fine en-tête horizontale présente votre logo au-dessus d'un séparateur de page bleu avant d'aborder les informations financières. Les cases grisées contiennent les informations de facturation et renseignent aussi le détail de la transaction, ce qui contraste avec le fond de l'en-tête en gras de la facture elle-même. La présentation condensée laisse de l'espace pour ajouter les conditions de règlement et la phrase de remerciements.

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  • Banker Blues Word

    modèle de facture Banker Blues dans Word

    Les polices professionnelles associées au thème de couleur bleue créent un modèle de facture commerciale qui convient à tous les types d'entreprises. Les logos de votre marque, les modes de paiement préférés et le bénéficiaire donnent au modèle un style moderne qui convient à la mise en page épurée.

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  • Banner Blocks Word

    Modèle de facture Banner Blocks pour Word

    Ce modèle de facture vierge et gratuit dispose de polices avec empattement de grande taille et de séparateurs épais. Les onglets bleu clair détaillent les catégories et les conditions de paiement pour une parfaite organisation et lisibilité. Cette hiérarchie des informations est cohérente avec les factures traditionnelles, mais la personnalité proposée est absolument unique.

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  • Greenlight District Word

    Modèle de facture Greenlight District pour Word

    Les jolies touches de couleur verte mettent en lumière les catégories et les titres dans le détail de la facture et l'en-tête, ce qui permet au lecteur de repérer facilement les diverses sections. La case « total » est en vert et crée un rappel avec les séparateurs fins utilisés au fil du document. Les polices classiques et la présentation professionnelle en font un modèle épuré et moderne.

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  • Modern Minimalist Word

    Modèle de facture Modern Minimalist pour Word

    Les lignes pleines et fluides en gris ardoise associées au noir intense de l'onglet « total » créent un look moderne avec des éléments minimalistes. L'en-tête horizontale contient les sections pour les informations de la facture et un espace pour votre logo. Les polices claires et l'alignement espacé améliorent la lisibilité.

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  • Classic Grid Word

    Modèle de facture Classic Grid pour Word

    Des polices intemporelles et un schéma d'organisation traditionnel pour un modèle de facture classique adapté à tous types de transaction. Le quadrillage visible et les totaux en caractères gras rendent les informations faciles à lire. Placez le logo de votre entreprise dans le coin supérieur droit avec le texte personnalisable « Destinataire de la facture » vous permet de créer une facture parfaitement adaptée à votre marque.

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  • Double Trouble Word

    Modèle de facture Double Trouble pour Word

    La marge distincte à gauche contient les détails de la facturation et remplace l'en-tête horizontale classique pour une esthétique moderne avec deux teintes de gris pour garder les informations bien organisées. Le corps de la facture propose la même combinaison d'effet ombré et de quadrillage pour accommoder plusieurs articles. Les modalités de paiement alignées sur le coin inférieur gauche complètent le document et créent un contraste avec le logo de votre entreprise.

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  • Corporate Rundown Word

    Modèle de facture Corporate Rundown pour Word

    Ce modèle de facture professionnel utilise un format traditionnel et un alignement standard à gauche pour mettre en lumière les faits. L'en-tête horizontal réserve un espace pour votre logo et présente un design minimal qui vous permet de personnaliser le look pour le conformer à votre marque. Il offre tout l'espace nécessaire pour indiquer les modalités de paiement et les informations financières après la section des tarifs.

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  • Money Maker Word

    Modèle de facture Money Maker pour Word

    La large police sans empattement et l'espacement régulier sans quadrillage confèrent à ce modèle de facture gratuit une allure de document d'entreprise. La mise en page couvre la totalité du document, de la marge du haut au bas du document en incluant les modalités de paiement et les informations concernant la transaction, séparées par un espace vierge. La grande page titre peut être personnalisée pour refléter votre marque.

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  • Waterfall Word

    Modèle de facture Waterfall pour Word

    Les lignes et les colonnes aux tons bleu pastel de cette facture créent un jeu de superposition avec espacement parfait et lignes épurées. L'alignement à droite moderne utilisé pour les informations sur la facture et la police sans empattement créent un effet visuel agréable et simple à lire.

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  • Teal Time Word

    Modèle de facture Teal Time pour Word

    Les lignes de division solides et fines créent un en-tête et une section de facturation bien définis pour une présentation simple des tarifs, avec toutes les informations importantes clairement affichées. Le logo de l'entreprise se trouve dans la marge à gauche et se marie au bleu sarcelle de la case total pour ajouter un élément visuel discret à la page.

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  • Clean Cut Word

    Modèle de facture Clean Cut pour Word

    Un système d'organisation peu compliqué avec tous les titres en noir donne sa valeur à ce modèle de facture simple destiné aux grandes institutions ou aux petites structures. L'espace réservé au logo en haut de la page vous permet de personnaliser le modèle, et les coordonnés en petit caractère se retrouvent en bas du document.

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  • Moonlight Word

    Modèle de facture Moonlight pour Word

    Le quadrillage ouvert et les tons bleu marine et jaune pâle confèrent à cette jolie facture un look classique orné de détails discrets. Les polices de tailles différentes jaune pâle se marient au logo miniature pour ajouter de la dimension à ce modèle sans pour autant encombrer la page.

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  • Sublime Word

    Modèle de facture Sublime pour Word

    Les caractères délicats et les lignes de division fines vert citron ornent ce modèle de facture classique. L'en-tête minimaliste et les petits caractères apportent une esthétique moderne avec des couleurs personnalisables et un espace destiné à votre logo dans le coin supérieur droit.

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  • Tangerine Totals Word

    Modèle de facture Tangerine Totals pour Word

    Les lignes de division horizontales orange vif permettent de garder une facture organisée, avec des en-têtes et des informations sur la transaction faciles à lire. L'espace vierge se combine au texte formaté pour créer une facture professionnelle avec l'espace nécessaire pour inclure une note de remerciement.

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  • Sunset Word

    Modèle de facture Sunset pour Word

    Le titre de page et le logo de l'entreprise sont centrés pour ancrer cette facture saisissante en jouant sur les contrastes avec les rangs colorés du tableau de la facture. Les couleurs de la page passent des tons froids aux teintes plus chaleureuses, ce qui aide à diviser l'espace vierge et attire le regard sur les chiffres.

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    • Mise en ligne : 25-07-2016 13:31:00 / 11619
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  • Modern Professional Word

    Modèle de facture Modern Professional pour Word

    Un élégant fond ombré divise ce modèle de facture en deux sections principales, lui donnant une allure sophistiquée offrant une présentation épurée. Les informations sur la transaction précèdent le résumé moderne du tarif, et votre logo ainsi que l'onglet « facture » contrastant ajoutent encore plus de détails personnalisés.

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  • Blue Boxed Word

    Modèle de facture Blue Boxed pour Word

    Trois cases rectangulaires accompagnent le titre de la facture pour présenter les détails essentiels de façon simple. Le tableau facile à lire utilise une police traditionnelle et un coloris bleu discret. Les détails et les modalités concernant le paiement complètent le document et sont présentés de façon moderne en dessous du total de la facture.

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