Modèles d'estimation et de devis

Estimations et devis - Comment procéder et 11 exemples

Il existe deux moyens pour les entreprises de fournir une tarification à de potentiels clients : les estimations et les devis. Ces deux documents de chiffrage guident ensuite le prix final inclus dans le devis professionnel associé. De nombreuses entreprises, notamment celles du secteur du bâtiment, fournissent des devis détaillés en fonction des besoins spécifiques du client plutôt que de proposer un tarif fixe qui s'applique à tous les clients.

Selon les données de la société d'informations financières Sageworks, les entreprises du secteur du bâtiment dominent le top 10 des secteurs ayant la croissance la plus rapide aux États-Unis. Dans un secteur connaissant un tel essor, il est vital d'être en possession de moyens efficaces pour fournir aux clients potentiels les coûts de leurs projets de construction. Ce guide propose des informations utiles sur les différences entre estimations et devis, les raisons de leur utilisation, les éléments à y inclure, et les avantages et inconvénients à utiliser un logiciel estimatif. À la fin du guide, nous mettons à votre disposition des modèles d'estimation gratuits pour vous aider à vous lancer. Ces documents peuvent être téléchargés, modifiés pour s'adapter aux besoins de votre entreprise et imprimés.

Les estimations et les devis, c'est quoi ?

On croit souvent à tort que devis et estimation correspondent à la même chose. Les termes « estimation » et « devis » sont souvent utilisés de façon interchangeable mais, selon YourTradeBase, un certain nombre d'éléments les différencient.

Estimation

  • Donne une indication des coûts escomptés en fonction des quelques informations dont on dispose sur le projet
  • Peut aussi inclure le calendrier du projet, la date de livraison proposée, vos modalités et un échéancier
  • Utile si vous n'êtes pas en mesure de garantir le coût des matériaux ou que l'envergure du projet n'est pas encore confirmée
  • N'est PAS légalement contraignant

Devis

  • Il s'agit d'un chiffrage exact pour le travail proposé, qui ne peut être modifié une fois accepté par le client. La facture finale et les coûts associés correspondront au devis initial fourni au client
  • Inclut davantage de détails en rapport avec les conditions du projet
  • En raison des possibles fluctuations des coûts des matériaux, un devis n'est valable que pour une durée limitée, après quoi le devis expire.
  • Souvent préféré par les clients, qui sauront à quoi s'attendre en termes de coûts, de délais et de matériaux
  • Il s'agit d'un contrat légalement contraignant entre vous et le client

Pourquoi fournir des estimations ou des devis écrits ?

Vous ne commettez pas nécessairement une erreur en faisant verbalement une estimation ou un devis, et il n'y a pas d'obligation légale à avoir un document écrit. Cela représente néanmoins certains avantages :

  1. Résoudre les malentendus ou les litiges : dans l’éventualité où un litige malencontreux se présenterait entre vous et votre client, un devis détaillé fournirait une preuve utile au processus de médiation. Tout accord verbal est non seulement difficile à prouver mais peut aussi être à l'origine d'une source d'angoisse supplémentaire, qui aurait été évitée grâce à une correspondance écrite.
  2. Faire preuve d'un grand professionnalisme : si vous voulez être pris au sérieux et mettre toutes les chances de votre côté lorsque vous faites une offre pour un projet de construction, mieux vaut faire un devis écrit. Mettez-vous à la place d'un client potentiel. Choisiriez-vous un prestataire de services qui s'est limité à donner une estimation par téléphone, ou porteriez-vous plutôt votre choix sur une entreprise qui vous a remis un document professionnel écrit ? C'est une évidence.
  3. Utiliser un document standardisé : avec un modèle d'estimation prédéterminé, ajustez les coûts, les délais et les matériaux en fonction des besoins spécifiques du client, et épargnez-vous un long travail de A à Z à chaque nouvelle demande de travail. Vous y gagnerez en temps, en coûts administratifs et en cohérence.
  4. Maintenir l'exactitude des dossiers : lorsque l'activité explose, perdre la trace des clients et de la progression de chaque projet est un risque. Garder des copies des documents n'est peut-être pas la partie la plus passionnante de la gestion d'une entreprise, mais cela portera ses fruits lorsqu'on vous demandera des détails concernant un projet particulier, achevé des mois auparavant.

Ne puis-je pas simplement utiliser un logiciel de tarification ?

La technologie a sa place quand il s'agit de faire fonctionner efficacement une entreprise. Mais ce n'est pas forcément la meilleure option pour vous et votre entreprise. BuildSoft, un fournisseur de logiciels de construction, explore les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un logiciel estimatif dans le domaine de la construction :

Avantages d'un logiciel estimatif

  • Rationaliser les processus d'entreprise, gagner en efficacité et économiser du temps et de l'argent grâce à un logiciel adapté.
  • La saisie manuelle des tâches et les incidents liés à des erreurs humaines sont moindres.
  • Vous pouvez gagner en précision lors du calcul des coûts de main-d'oeuvre, du volume de matériaux nécessaire et du prix global.
  • Comparer des projets similaires pour être efficace en basant ses estimations et ses devis sur de précédents projets peut économiser du temps et de l'argent.
  • Un logiciel estimatif vous permet de gérer et de planifier votre travail plus efficacement en évaluant le délai de livraison des matériaux.

Inconvénients d'un logiciel estimatif

  • Un logiciel estimatif peut être onéreux et représenter un investissement trop coûteux pour votre entreprise, tout particulièrement si vous êtes entrepreneur individuel.
  • Si vous n'êtes pas technophile, l'apprentissage du logiciel peut prendre un certain temps.
  • Le logiciel que vous achetez ne comprend pas nécessairement de mises à jour ou de mises à niveau régulières. Le secteur de la construction étant en constante évolution, il se peut que votre progiciel devienne rapidement obsolète.

Quels éléments inclure dans une estimation ?

Maintenant que nous avons brièvement décrit les différences entre estimations et devis, il est temps de nous intéresser à leur mise en pratique.

La principale différence entre estimation et devis réside dans le niveau de détail. Bien que moins détaillée qu'un devis, une estimation professionnelle se doit d'inclure les éléments suivants :

  1. Les informations relatives à votre entreprise : pour créer un document d'aspect professionnel, veillez à insérer le logo de votre entreprise, à indiquer son nom et ses coordonnées essentielles telles que l'adresse postale, l'adresse électronique et le numéro de téléphone.
  2. Informations relatives au client : faites apparaître clairement l'identité de la personne à qui vous adressez l'estimation en y intégrant les informations disponibles concernant le client, dont ses nom, adresse, e-mail et numéro de téléphone.
  3. Numéro de référence de l'estimation/du projet : il est important de mentionner « Estimation » dans l'en-tête du document. Faire ressortir de cette façon le terme « Estimation » confirme clairement et exactement la nature du document et permet donc de mettre en avant le fait que les prix qui y sont fixés n'ont pas force obligatoire.
  4. Date : il s'agit de la date à laquelle vous avez remis l'estimation écrite au client, et non de la date à laquelle le projet a été envisagé. L'objectif est de donner une estimation écrite quelques jours après avoir délimité le projet ; la ponctualité donne une image de professionnalisme et il y aura donc moins de chances que le client cherche à obtenir des estimations de la part d'autres prestataires de services.
  5. Description du projet : c'est ici que doit se trouver la majeure partie des informations. Lors de la définition du projet, cherchez à recueillir autant d'informations que possible sur ce qui doit être fait pour réaliser le travail. Le site est-il facilement accessible ? Des matériaux ou des outils à usage spécial sont-ils nécessaires ? Anticiper l'obtention d'une description détaillée du projet vous permettra de fournir une estimation plus précise et d'éviter de possibles malentendus ou litiges par la suite.
  6. Postes de dépense : il est parfois préférable de décomposer en détail le coût global, à la fois pour des questions de transparence et pour montrer la valeur accordée au client. Parmi les postes de dépense les plus fréquents : les matériaux, la main-d'œuvre et le nombre d'heures nécessaires à la réalisation du travail.
  7. Informations relatives aux taxes : le travail effectué est-il soumis à des taxes ? Si c'est le cas, précisez le taux et le montant d'imposition sur une ligne de poste de dépense distincte.
  8. Estimation totale : ce chiffre correspond au prix global du travail demandé, qui intègre les différents postes de dépense ainsi que les taxes applicables. Mentionnez clairement la devise de la transaction et faites ressortir le total en caractères gras.
  9. Conditions générales : cette section se trouve habituellement à la fin du document. Il peut s'agir d'une déclaration standard qui servira à tous les projets. Vous pouvez ajouter vos modalités de paiement, en précisant notamment quand et comment le client vous paiera une fois le travail effectué de façon satisfaisante. Il peut aussi être judicieux d'ajouter un bref rappel concernant le fait que le document n'est qu'une estimation, le chiffrage fourni pouvant donc faire l'objet de changements.

Enfin, vous pouvez terminer votre estimation écrite par une note positive en remerciant les clients d'avoir fait appel à vos services. Non seulement cela humanise un document qui serait autrement très formel, mais cela informe subtilement le client que la transaction commerciale est engagée et que vous êtes enthousiaste à l'idée de fournir le service demandé. Si le découragement vous gagne à l'idée de créer un document rassemblant autant d'informations, nos modèles d'estimation gratuits, proposés à la fin de cet article, vous simplifierons la vie. Nous mettons aussi à votre disposition des modèles d'estimation dédiés au secteur de la construction, ainsi que des modèles pour bien d'autres types de projets.

Quels éléments inclure dans un devis ?

Un devis écrit est très similaire à une estimation à quelques différences importantes près. Outre les éléments répertoriés ci-dessus pour les modèles d'estimation, il vous faut prendre en compte :

  1. Numéro de référence du devis/du projet : au lieu d'utiliser le terme « Estimation », ce sera le mot « Devis » qui devra apparaître de façon claire. Si vous avez déjà fourni une estimation au client, reprenez le même numéro de référence pour le devis. En procédant ainsi, vous établirez un lien entre les deux documents et pourrez facilement observer la progression du projet entre l'estimation initiale et le devis plus détaillé.
  2. Date d'expiration : comme cela est mentionné, un devis n'est valable qu'un certain temps. Cela doit figurer clairement sur le devis. Le client doit accepter le devis avant la date d'expiration s'il veut que vous remplissiez votre mission au prix indiqué. S'il n'accepte pas le devis dans les temps, un autre devis doit être établi avec des coûts modifiés et une nouvelle date de validité.
  3. Conditions générales : contrairement à une estimation, la déclaration placée à la fin du devis ne fera mention d'aucune modification potentielle des tarifs. L'approbation d'un devis représente un contrat juridiquement contraignant entre vous et le client. Pour officialiser l'approbation du devis, prévoyez une section dans laquelle le client devra apposer sa signature et dater le document.

Encore une fois, n'oubliez pas de remercier vos clients, et pensez à consultez nos modèles de devis gratuits à la fin de cet article.

Estimations dans le domaine du bâtiment

Les estimations liées au secteur du bâtiment sont similaires au format donné en modèle pour les estimations générales. Elles peuvent toutefois inclure des informations plus détaillées en fonction de la méthode d'estimation que vous avez choisi d'utiliser. Michael Stone, avec Construction Programs & Results Inc., évoque deux méthodes fréquemment utilisées lors de la création des estimations du secteur du bâtiment :

Méthode d'estimation « Stick Estimating »

  1. Énumérez les divers aspects du travail
  2. Notez le nombre d'heures nécessaire pour chaque partie
  3. Dressez la liste des matériaux à utiliser
  4. Répertoriez les sous-traitants requis
  5. Indiquez d'autres éléments susceptibles d'être nécessaires, comme des permis, locations
  6. Associez chaque poste de dépense à un coût
  7. Enfin, faites vérifier votre estimation par quelqu'un

Méthode d'estimation « Unit Cost »

  1. Dressez la liste des postes de dépense pour le travail à effectuer
  2. Associez chaque poste de dépense à un coût
  3. Faites le total des coûts et faites vérifier vos chiffres par quelqu'un

Quelle que soit la méthode choisie, il faut appliquer votre marge au coût total avant de donner une estimation du prix final au client. Selon Stone, la méthode « unit cost estimating » est bien plus rapide que la méthode « stick estimating », tout en étant aussi précise. Si vous devez fournir des estimations du fait de votre activité, réfléchissez à la méthode que vous préférez utiliser.

Modèles de devis et d'estimation à télécharger gratuitement

Chiffrer un projet pour un client potentiel ne doit plus être un stress. C'est pourquoi nous avons créé divers modèles d'estimation et de devis que vous pouvez télécharger gratuitement. Nous espérons qu'ils vous aideront à créer un document professionnel et à chiffrer votre travail plus simplement, plus rapidement et sans aucune erreur. Nous proposons également un grand choix de modèles de facture gratuits, qui vous aideront à fournir des documents professionnels à chaque étape du projet.


Modèle d'estimation sous Excel

Modèle d'estimation qui calcule le total

Les champs à remplir sont : les informations relatives au prestataire de services et au client, la description du projet, le nombre d'heures, le tarif horaire et une estimation totale du travail à effectuer. Ce document calcule automatiquement chaque poste de dépense, le sous-total et le total.

  • Taille : 183 B
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Estimation simple

Modèle d'estimation simple

Ce modèle classique va automatiquement calculer le total de votre projet. Il vous suffit de saisir chaque poste de dépense associé à son coût.

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Estimation simple avec taxes

Estimation simple avec taxes

Ce modèle d'estimation classique sous Excel calcule automatiquement le coût total d'un projet. Saisissez le taux d'imposition pour calculer la taxe totale, et ajoutez d'autres coûts pour calculer le total. Le modèle prévoit de l'espace pour les commentaires à l'attention du client et les notes/modalités.

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Estimation de projet sous Excel

Estimation de projet avec lignes en alternance

Cette estimation sous forme de feuille de calcul Excel calcule le coût total du projet dans un style : le tableau change automatiquement de couleur une ligne sur deux avec une formule.

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Estimation horaire

Estimation horaire

Ce modèle est calculé selon un tarif horaire et selon le nombre d'heures facturées pour les tâches associées au projet. Vous avez la possibilité de définir si les tâches sont à facturer ou non. Le document va présenter les heures totales et effectives du projet, ainsi que le coût total et effectif.

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Coût du projet et estimation des bénéfices

Estimation-coût-du-projet-et-bénéfices

Cette feuille de calcul assez complexe va calculer le coût total du projet, en comptabilisant la main-d'œuvre et les produits à facturer. Saisissez chaque poste de dépense du projet, la marge et la taxe de vente pour voir apparaître le coût estimatif total du projet ainsi que les bénéfices.

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Feuille de calcul estimation de projet

Feuille de calcul estimation de projet

Ce modèle sur deux pages permet de calculer à la fois le coût d'un projet et les bénéfices réalisés. Il inclut les postes de dépense de la main-d'œuvre et des matériaux.

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Estimation de coût de projet

Estimation de coût de projet

Proposition à envoyer aux clients, incluant la main-d'œuvre et les matériaux, ainsi que les différents taux d'imposition appliqués à chaque poste de dépense.

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Estimation sous Word

Estimation sous Word

Exemple classique sous Microsoft Word. Facile à utiliser et à modifier, mais ne calcule pas automatiquement le total.

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Estimation de projet technique

Estimation de projet technique

Proposition sur plusieurs pages pour un projet technique, avec des exemples de contenu et de titres.

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