Modèles de facture pro forma gratuits

Une facture pro forma est un document délivré par le vendeur, l’exportateur, à l’acheteur, l’importateur, pour confirmer les intentions de l’acheteur d’acheter la commande. Celle-ci est différente d’un bon de commande, en ce sens que le bon de commande est émis par l’acheteur au vendeur. Ce guide couvre les éléments essentiels d’une facture pro forma, notamment plusieurs conseils sur comment créer et utiliser une, et modèles de facture pro forma gratuits.

D’après David Noah, dans un article intitulé Shipping Solutions, l’émission d’une facture pro forma offre les avantages suivant :

1. Elle sert d’outil de négociation entre vous et votre client à l’international.
2. Il s’agit d’un document volontaire, et c’est la méthode préférée dans l’entreprise d’exportation. Il est convenable d’inclure une facture pro forma, qu’elle soit demandée ou non.
3. Il s’agit d’un plan directeur pour l’ensemble du processus d’exportation.
4. Toutes les factures pro forma doivent être valides pour une période de temps spécifique.

Comment créer une facture pro forma

La facture pro forma n’est pas utilisé pour le compte débiteur ou le compte à payer, cependant, il s’agit d’un document juridique et vous pourriez être lié aux termes et conditions qui y sont énoncées. Votre facture pro forma est votre offre de vente. Ne vous sous-estimez pas. Il y a trois étapes à suivre pour vous assurer que ce type de facture est créé dans les règles de l’art :

1. Calculer vos coûts d’exportation en utilisant une feuille de coûts
2. Déterminer les coûts acceptables des marchandises que vous vendez
3. Couvrir toutes les questions importantes pour les acheteurs

Ce guide couvrira les sections nécessaires et le format de facture pro forma approprié.

Autres modèles de factures imprimables par Hloom :

• Guide précis de facturation – comment être payé pour les biens et services
• Modèles de facture commerciale – à utiliser pour la vente de produits
• Modèles de facture pour Freelance – adaptés aux travailleurs indépendants et aux entrepreneurs
• Modèle de facture de photographie – créés spécialement pour les photographes
• Modèles de facture de service – pour la facturation des services rendus
• Microsoft Excel – modèles de facture vide dans Excel
• Microsoft Word – modèles de facture vide dans Excel

En-tête de facture

L’en-tête constituera la première partie de votre document. Il est très important que vous incluiez les mots « facture pro forma » à ce niveau. Vous pourrez également inclure le logo et le nom de votre entreprise. Cela rend votre facture facile à reconnaître et à retrouver au cas où vous l’égarer. Ce formulaire de facture est généralement imprimé sur du papier comprenant l’en-tête officiel de l’entreprise, ce qui permet de toujours avoir cette information sur votre facture. Vous devez ensuite indiquer vos coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone/télex, adresse électronique, site Web et pays d’origine. Il est également utile d’inclure la date à laquelle la facture a été créée, la date à laquelle elle a été sollicitée et la date à laquelle elle expire.

Coordonnées de l’acheteur

Vous devez également ajouter le nom de votre acheteur et ses coordonnées: adresse postale, numéro de téléphone, nom de l’entreprise et adresse électronique de l’entreprise.

Numéro et dates de la facture

Votre facture doit avoir un numéro. Ce numéro sera référencé dans vos informations de comptabilité et celles de votre acheteur. Vous pouvez utiliser n’importe quel système de numéro, en commençant où vous voulez, à condition qu’il soit séquentiel. Par exemple, votre facture peut se lire comme il suit: « Facture #00516 ». Votre prochaine facture devrait également se lire #00517 et ainsi de suite. Cela vous permettra de garder une trace des factures et vous aidera à vous organisé. Déterminez quel système vous allez utiliser pour numéroter les factures et ensuite développez un système pour les suivre. Vous devez savoir à qui vous avez envoyé une facture, quand vous l’avez envoyé et quand le paiement est dû. Tout cela peut être suivi dans une feuille de calcul Microsoft Excel, document Microsoft Word, Google Doc ou dans un autre logiciel de comptabilité.

Motif de l’exportation

Puisque ces factures sont utilisées pour exporter des marchandises, vous devrez expliquer pourquoi vous devez les exporter. Mentionnez si les articles sont à vendre, des échantillons, des réparations, des retours ou des cadeaux. Si l’exportation est temporaire (c’est-à-dire qu’elle doit être réexportée en cas de réparation), mettez « exporté temporairement ».

Informations d’expédition

À ce stade, vous devez ajouter le mode de transport (air, voiture, train, etc.), le nombre total de colis que vous envoyez et le poids total brut du colis.

Explication détaillée des charges par article

C’est à ce niveau que vous faites une répartition détaillée et minutieuse de l’expédition. Vous devez être le plus précis possible à ce niveau. La majorité des factures pro forma sont rejetées parce que leur contenu n’est pas important pour les acheteurs ou ne leur dit pas clairement ce qu’ils doivent savoir. Plus vous êtes spécifique, moins il y a de chance que votre acheteur choisisse un autre fournisseur. Voici un exemple de ce que vous devriez inclure :

• Attribuer une rubrique à chaque bien/article fourni
• Faites une description détaillée du produit qui est vendu
• Le nombre d’unité inclus
• Le prix par unité de chaque article pris isolément
• Le coût total

Par exemple, si vous vendiez une cargaison d’ours en peluche géants et de cochons en peluche géants, votre facture ressemblerait à ceci:

Identifiant :	Description :	Qté :	Prix unitaire, en dollar	Total
1	9 ours en peluche géant avec une longue fourrure brune miel de 108 cm	1	577,11 $	577,11 $
2	5 cochons en peluche au pied géant de 60 cm,cochon en peluche rose clair, portant un T-shirt officiel	2	157,21 $	314,42 $

TVA, frais de port et montant total à payer.

Vérifiez les lois fiscales avant de calculer la taxe de vente appropriée. Ajouter les frais d’expédition et de manutention nécessaires. Pour l’exportation, cela inclus les droits perçus à la douane par l’un ou l’autre pays. Indiquez clairement le montant total sur la ligne suivante. Assurez-vous que tout cela est clairement indiqué sur votre facture. Vous ne voulez pas couvrir des centaines de dollars en frais d’expédition, de taxes ou de douane parce que vous avez mal calculé ou complètement oublié de l’ajouter.

Bas de page

Utilisez le bas du formulaire de facture vierge pour inclure des informations supplémentaires, telles que votre garantie ou votre politique de retour sur les biens vendus. Enfin, prenez le temps de remercier votre client pour ses activités. Un peu de courtoisie fera l’affaire!

Articles supplémentaires

Si cette facture est générée pour le commerce international, elle doit également inclure le numéro de référence et la date de la demande, le prix de chaque article (dans l’unité de votre pays), le point de livraison, les frais d’assurance, d’expédition et de douane, ainsi que la date d’expédition d’un port ou d’un aéroport. Si votre entreprise a besoin de champs supplémentaires tels que des rabais, conditions de vente, date d’expédition estimée, etc., vous pouvez modifier le modèle de manière appropriée.