Modèles gratuits de quittance de loyer imprimables

En tant que propriétaire ou gestionnaire immobilier, vous savez probablement déjà qu’il est vivement conseillé voire obligatoire dans certains états, de délivrer une quittance de loyer. Néanmoins, savoir quel modèle de quittance de loyer choisir et quelles informations y faire figurer est un vrai défi parfois même écrasant. En vous servant des informations et des modèles de quittance de loyer gratuits ci-dessous comme de guide, vous pourrez trouver et adapter la meilleure option pour vous et vos locataires.

Également connus comme factures de location, les quittances de loyer sont des formulaires utilisés pour enregistrer des paiements dus pour une location, et qui servent d’outil clé de tenue des registres. Une fois le contrat de location signé, les deux parties ont l’obligation légale d’honorer les termes du contrat. Les conditions du contrat doivent faire apparaître le paiement du loyer par le locataire. Lorsque cette condition est remplie, une quittance de loyer est délivrée.

Quittance de loyer pour les propriétaires.

Bien qu’il existe des règles et des règlements différents entre les États et les pays concernant les quittances de loyer, il est toujours bon pour les propriétaires de les fournir aux locataires. Aux États-Unis, de nombreux États exigent que les propriétaires remettent aux locataires des quittances de loyer, sans frais, chaque fois qu’ils le demandent. Cette règle peut également s’appliquer aux locataires précédents qui peuvent demander des reçus dans l’année suivant leur départ. Vous devrez examiner les lois de votre état ou de votre pays pour vérifier si la fourniture d’un reçu est obligatoire ou requise uniquement sur demande du locataire. Le défaut de fournir des quittances de location au moment où celles-ci sont requises par la loi peut entraîner le dépôt de plaintes par les locataires auprès des autorités locales, et l’imposition des amendes à votre encontre. Notez également que si vous avez fourni une quittance de loyer pour un chèque de locataire qui a été non encaissé pour quelque raison que ce soit, vous pouvez continuer à percevoir ce loyer.

Ce qu’il faut faire pour fournir des quittance de loyer aux locataires

• Fournir des quittances de loyer si/comme requis par la loi dans votre pays ou État
• Conservez chaque quittance pour vos dossiers et dans un endroit sécurisé, si nécessaire
• Utilisez un modèle de quittance de loyer pour vous assurer que toutes les informations requises et nécessaires sont complètes et exactes

Ce qu’il ne faut pas faire pour fournir des quittance de loyer aux locataires

• Fournir des quittances de loyer avant que le paiement ne soit effectué
• Refus de signer et/ou d’inclure le cachet officiel de l’entreprise
• Omettre le solde dû en fournissant une quittance pour les paiements périodiques

Quittance de loyer pour les locataires

Tout comme vous recevez des quittances pour vos achats de tous les jours, tels que l’épicerie et l’essence, il est tout aussi important, sinon plus, que vous receviez une quittance de votre propriétaire ou société de gestion immobilière pour le paiement de votre loyer. Pour la plupart des particuliers, votre loyer mensuel est l’une de vos dépenses les plus élevées. Il est donc important de documenter la preuve de paiement pour de nombreuses raisons financières. En outre, demander une quittance de loyer n’est pas seulement un geste financier judicieux, il peut s’agir de l’un des droits de vos locataires, selon l’état dans lequel vous vivez.

Pre-requis pour recevoir des quittances de loyer de votre propriétaire

• Demander immédiatement une copie de votre quittance de loyer une fois le paiement effectué
• Conservez une copie de chaque quittance pour vos dossiers et dans un endroit sécurisé
• Assurer que toutes les informations requises et nécessaires sont complètes et exactes

Ce qu’il ne faut pas pour recevoir des quittances de loyer de votre propriétaire

• Accepter les quittances de loyer de parties non autorisées
• Oubliez de demander des articles supplémentaires inclus dans votre paiement de loyer afin d’éviter les litiges (par exemple, services publics, câble, etc.)
• Attendez que les erreurs ou les inexactitudes soient corrigées

Avantages de conserver vos quittances de loyer

Conserver vos quittances de loyer est important pour les raisons suivantes :

• Vérification des paiements, en particulier ceux effectués en espèces– Peu importe comment vous effectuez vos paiements de loyer, les quittances doivent être fournies et conservées. Toutefois, les quittances de loyer sont particulièrement importantes pour les locataires qui paient en espèces car, abstraction faite de la quittance, il n’y a pas d’autre trace papier.
• Crédit d’impôt– Certains États offrent des crédits d’impôt aux locataires. Le fait d’avoir vos quittances de loyer en votre possession vous permet de vérifier que les paiements ont été faits, ce qui rend votre crédit d’impôt plus facile à réclamer dans l’éventualité où des documents supplémentaires seraient nécessaires.
• Rapports de crédit– Le fait de déclarer les paiements de loyer effectués à temps et en totalité peut vous aider à augmenter votre note de solvabilité et à démontrer aux prêteurs que vous êtes digne de confiance pour payer vos dettes.
• Historique de location– Lors de l’examen des demandes de location, peu de facteurs sont plus importants pour les bailleurs que votre historique de location. Avoir vos quittances de loyer en votre possession peut aider à montrer que votre historique de paiement est positif ou peut vous aider à contester les divergences qui peuvent apparaître sur votre rapport de crédit.
• Règlement des différends– En cas de divergence concernant vos paiements de loyer (par exemple, conflits de paiement tardifs, partiels ou non), une copie des quittances de loyer peut aider à régler les problèmes éventuels, y compris les frais de retard, les expulsions et les rapports négatifs sur votre crédit.

Aidez-moi! Je suis incapable d’obtenir une quittance de loyer. Dans les cas où votre propriétaire ou votre société de gestion de biens déclare ne pas être en mesure de vous fournir des copies des quittances de loyer, il est important de vérifier s’ils sont légalement obligés de le faire. Si vous ne parvenez pas à obtenir une quittance de loyer, il est important que vous exploriez d’autres moyens de documenter vos paiements, tels que:

• Faire une copie de vos chèques annulés ou demander des copies à votre banque
• Conserver une copie de vos relevés bancaires, montrant soit une version numérique du chèque physique, soit le numéro de chèque, le montant et la date à laquelle il a effacé votre compte
• Conserver le talon des chèques de paie et des chèques de banque
• Utiliser un portail/système de paiement en ligne ou un modèle de quittance de loyer que vous fournissez, si votre propriétaire est d’accord