Modèles de formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit

Guide de formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit plus 40 exemples gratuits au format MS Word
La gestion des paiements clients peut se révéler compliquée , mais étant donné que les consommateurs préfèrent régler l’achat de marchandises et de services avec une carte de crédit, il est essentiel que votre entreprise mette en place des autorisations de paiement par carte de crédit. Pour démarrer, nous disposons d’une gamme d’échantillons et de modèles gratuits disponibles à télécharger et à personnaliser au format MS Word ainsi que des exemples de CV. En plus de nos modèles gratuits, ce guide délivre des informations utiles sur comment utiliser un formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit, les avantages associés, le contenu du formulaire et les exigences juridiques pertinentes.

Quand utiliser un formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit

Il existe de nombreux cas où les entreprises peuvent avoir besoin d’autoriser les paiements par carte de crédit, en particulier si le commerçant n’a pas physiquement accès à la carte de crédit au moment où une transaction est traitée. Déterminez si l’un des scénarios suivants s’applique à vos transactions commerciales:
  • Le titulaire de la carte de crédit n’est pas physiquement présent, c’est-à-dire qu’il a passé une commande sur Internet, par téléphone, par courrier électronique ou par courrier postal. Les autorisations verbales ou écrites d’achats par carte de crédit, ou les transactions sans carte, sont généralement utilisées par les commerçants qui n’ont pas de magasin traditionnel, par ex. les compagnies aériennes. Les entreprises qui n’opèrent pas avec une infrastructure de point de vente physique peuvent aussi avoir besoin d’utiliser des formulaires d’autorisation de carte de crédit.
  • La facturation par carte de crédit a lieu par la suite – Au moment de la transaction, la carte de crédit du client n’est pas débitée et la vente est en attente sur le compte du titulaire. Ces transactions sous « autorisation uniquement » sont couramment utilisées par les hôtels et les sociétés de location de voitures où une charge temporaire initiale peut ensuite être ajustée en fonction des coûts réels encourus, par ex. frais de service de chambre d’hôtel. Les entreprises peuvent également utiliser ce type de transaction pour les clients qui souhaitent suspendre des articles temporairement en rupture de stock.
  • Les paiements par carte de crédit sont permanents ou récurrents – Ces transactions par carte se produisent lorsque le titulaire de la carte a autorisé l’utilisation de la carte de crédit comme mode de paiement permanent. Les exemples incluent les entreprises qui offrent des services par abonnement et préfèrent automatiser les transactions pour les clients réguliers.

Les avantages de l’utilisation d’un formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit

L’adoption de formulaires d’autorisation de paiement pour votre entreprise présente de nombreux avantages, notamment:
  • Efficacité – Lorsque vous saisissez des informations client et de paiement, vous ne pouvez pas remplir et stocker plusieurs formulaires, mais vous pouvez utiliser un seul formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit. Cela améliorera l’efficacité des processus opérationnels, et une documentation réduite peut simplifier l’organisation et la conservation des enregistrements.
  • Capacité à renforcer la confiance des consommateurs – Il ne suffit pas d’écrire les détails de paiement d’un client sur n’importe quel vieux bout de papier.Vous devez rassurer le titulaire de la carte que ses informations personnelles seront sécurisées. La première étape consiste à utiliser un formulaire d’autorisation de paiement bien conçu qui démontre votre professionnalisme et votre engagement envers la bonne documentation des transactions.
  • Protection contre les activités frauduleuses – Il existe certainement des risques de sécurité associés aux paiements par carte de crédit, mais les formulaires d’autorisation sont inestimables lorsque vous devez traiter une demande de rejet de débit. C’est à ce moment-là que le titulaire de la carte signale une transaction non autorisée et tente de faire annuler les frais. La conservation de registres appropriés des formulaires dûment remplis et signés assure également que vous êtes protégé des transactions potentiellement frauduleuses.

Quelles informations doivent figurer sur le formulaire ?

Quel que soit le modèle de formulaire que vous choisissez d’utiliser, vos informations commerciales (nom de l’entreprise, adresse et numéro de téléphone) doivent être clairement affichées. Votre formulaire doit inclure de l’espace pour:

Les informations sur le titulaire de la carte et la carte de crédit

  • Les informations concernant le titulaire de la carte – Nom complet du client, adresse de facturation et coordonnées
  • Détails de carte de crédit – Type de carte de crédit, par ex. Visa, Mastercard ; numéro de carte de crédit, date d’expiration et code de sécurité CVV
  • Une déclaration d’autorisation – Voici un exemple : Je, [nom du titulaire de carte] autorise [nom de votre entreprise] à traiter une charge de mon compte de carte de crédit d’un montant de [montant convenu] de dollars
  • Signature du titulaire – Le formulaire doit être signé et daté pour être valide
FACC

Transactions récurrentes

Il se peut que vous ayez des frais courants ou récurrents avec un client. Selon un article publié par Square au sujet des meilleures pratiques en matière de traitement des cartes de paiement, vous devrez inclure les informations supplémentaires suivantes sur le formulaire d’autorisation:
  1. Montants des transactions
  2. fréquences des charges
  3. C’est le temps que dure la permission du titulaire de la carte.

Remboursements

Si vous remboursez un paiement, assurez-vous d’effectuer le remboursement directement sur la carte de paiement du client. N’hésitez pas à utiliser notre modèle de formulaire d’autorisation de remboursement par carte de crédit à cette fin. Si vous devez effectuer le remboursement en espèces, par chèque ou dans un compte bancaire, demandez au client de signer une déclaration écrite attestant qu’il a reçu le remboursement.

Normes pour la collecte et la conservation des informations relatives aux cartes de crédit

Les lois concernant la collecte et la conservation des informations de carte de crédit varient d’un État à l’autre. Pour combler ce vide juridique, une norme de sécurité propriétaire, la norme Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS), a été créée pour fournir un moyen de mesurer et de maintenir des pratiques sécurisées dans les organisations qui traitent les informations des titulaires de cartes. Paiements par carte de créditBien que la conformité à la norme PCI ne soit pas applicable en vertu de la loi fédérale, certains États américains se réfèrent directement à la PCI DSS. Par exemple, en 2009, le Nevada a incorporé la norme dans la loi de l’État, exigeant que les commerçants faisant des affaires dans cet État se conforment aux normes. Même si vous n’êtes pas actuellement obligé de vous conformer à la norme PCI DSS, cela pourrait changer à l’avenir et le maintien de la conformité aux normes est un autre indicateur du professionnalisme de votre entreprise. La plupart des modèles que nous avons fournis incluent une brève déclaration concernant le stockage des informations de carte de crédit. En fonction de la politique de conservation des informations de votre carte de crédit professionnelle, cette déclaration est quelque chose que vous pouvez souhaiter inclure pour dissiper les doutes des clients concernant une activité frauduleuse potentielle.

Exigences de conformité à la norme PCI DSS

À un niveau élevé, il existe 12 exigences de conformité établies via la norme PCI DSS:
  1. Installer et maintenir une configuration de pare-feu pour protéger les données des titulaires de cartes
  2. Ne pas utiliser les paramètres par défaut fournis par le fournisseur pour les mots de passe système et d’autres paramètres de sécurité
  3. Protéger les données de titulaire de carte stockées
  4. Crypter la transmission des données de titulaires de carte sur des réseaux publics ouverts
  5. Protéger tous les systèmes contre les logiciels malveillants et mettez régulièrement à jour les logiciels antivirus
  6. Développer et assurer la maintenance des systèmes et applications dédiés à la sécurité
  7. Restreindre l’accès aux données des titulaires de cartes par l’entreprise
  8. Identifier et autoriser l’accès aux composants du système
  9. Restreindre l’accès physique aux données du titulaire de carte
  10. Suivre et surveiller tous les accès aux ressources réseau et aux données des titulaires de cartes
  11. Tester régulièrement les systèmes et processus de sécurité
  12. Maintenir une politique qui traite de la sécurité de l’information pour tout le personnel
Pour obtenir des informations détaillées sur la conformité PCI ainsi que l’accès aux webinaires, aux tutoriels et aux conseils, consultez la page Web du PCI Security Standards Council.

Exemples de formulaire d’autorisation de carte de crédit

Que vous ayez besoin de traiter des transactions ponctuelles ou des paiements récurrents, choisissez parmi notre gamme d’exemples personnalisables. Les modèles ci-dessous ont été conçus pour répondre aux différents secteurs d’activité, y compris les secteurs de la santé, de l’hôtellerie et les services juridiques. Vous trouverez également des exemples de formulaires à utiliser dans divers scénarios, y compris l’autorisation de remboursement par carte de crédit, l’autorisation de frais d’adhésion et l’autorisation de frais pour les cartes Visa et Mastercard.

MODÈLES D'AUTORISATION DE CARTE DE CRÉDIT POUR UTILISATEURS MULTIPLES

Multiple User Charge Authorization

Permettez à votre client de donner la permission à jusqu'à quatre utilisateurs nommés pour que les commandes soient facturées sur une seule carte de crédit.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 4846
  • Nom du fichier: multiple-user-credit-authorization-form.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE FACTURE

Invoice Payment Charge Authorization

Payez pour plusieurs factures en une seule transaction ou spécifiez des frais individuels pour chacune d'entre elles en un seul endroit.

  • Taille: 50 KB
  • Téléchargements: 4499
  • Nom du fichier: Invoice-Payment-Charge-Authorization.docx
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AUTORISATION GRATUITE POUR CARTE VISA ET MASTERCARD

Fee Charge Authorization for Visa and MC

Établissez un accord pour facturer des frais dès l'approbation d'une demande de client.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 4900
  • Nom du fichier: fee-charge-authorization-visa-mc.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS D'HÔTEL ET DE DÉPENSES ACCESSOIRES

Hotel and Incidentals Charge Authorization

Formulaire complet d'autorisation de de paiement des frais spécialement conçu pour l'hôtellerie et l'événementiel.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 4229
  • Nom du fichier: hotel-incidentals-charge-authorization-form.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE BILLETS D'AVION

Airline Ticket Charge Authorization

Parfait pour les agences de voyages, grandes comme petites, ce formulaire combine commodément les données des passagers et les informations d'autorisation de facturation associées en un seul endroit.

  • Taille: 58 KB
  • Téléchargements: 3748
  • Nom du fichier: Airline-Ticket-Charge-Authorization.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT ÉLÉGANT ET VIERGE

Elegant Charge Authorization Form

Formulaire d'autorisation de paiement de frais élégant avec des termes soigneusement choisis pour protéger les deux parties.

  • Taille: 54 KB
  • Téléchargements: 5176
  • Nom du fichier: Elegant-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE PRÉLÈVEMENT DE FRAIS DE DON FLEXIBLE

Flexible Donation Charge Authorization Form

Formulaire dynamique pour la pré-autorisation des frais de don récurrents avec trois options pour les dons.

  • Taille: 20 KB
  • Téléchargements: 3533
  • Nom du fichier: Flexible-Donation-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DIRECTE

Direct Payment Authorization Form

Formulaire de paiement par virement électronique à partir de comptes bancaires avec une entrée pratique pour toutes les informations nécessaires.

  • Taille: 24 KB
  • Téléchargements: 3742
  • Nom du fichier: Direct-Payment-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DE DON

Donation Charge Authorization Form

Pour les organisations qui acceptent des cadeaux et des dons pour leur maintenance continue avec un certain nombre d'options.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3550
  • Nom du fichier: donation-charge-authorization.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS AVEC BORDEREAU DE PAIEMENT

Charge Authorization with Remittance Slip

Recueillir des informations de carte de crédit pour un paiement unique ou pour les transactions récurrentes; avec un bordereau de paiement amovible.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3456
  • Nom du fichier: charge-authorization-form-remittance-slip.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS AVEC SECTION EN EXERCICE

Charge Authorization with In-Office Section

Utilisez ce formulaire pour combiner l'autorisation de paiement de frais par carte de crédit, les détails de la transaction et les données client en un seul endroit.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3539
  • Nom du fichier: charge-authorization-office-section.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS AVEC PERMIS DE CONDUIRE

Charge Authorization with Drivers License

Ajoutez une couche de protection supplémentaire pour vous et votre client en exigeant des informations concernant le permis de conduire.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3404
  • Nom du fichier: charge-authorization-drivers-license.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS D'ÉQUIPEMENT OU DES SERVICES

Equipment and Services Charge Authorization

Formulaire simple qui autorise le paiement des frais sur un compte en échange de la location d'équipement ou des services fournis.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3547
  • Nom du fichier: equipment-services-charge-authorization.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION GÉNÉRALE DE PAIEMENT DE FRAIS

Blanket Charge Authorization Form

Établissez une ligne de crédit générale par l'intermédiaire d'une compagnie de carte de crédit entre le client et votre entreprise.

  • Taille: 32 KB
  • Téléchargements: 3743
  • Nom du fichier: Blanket-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE CARTE PERMANENTE POUR LES SOINS DE SANTÉ

Standing Credit Card Authorization for Healthcare

Formulaire pour l'établissement d'une autorisation de paiement par carte de crédit permanente - Crédit de soins ou carte de crédit commerciale.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3675
  • Nom du fichier: standing-credit-card-authorization-form-healthcare.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS DE FACTURE UNIQUES OU RÉCURRENTS

Single or Recurring Invoice Charge Authorization

Autorisation de facture unique ou autorisation de facturation pour les factures créées concernant les transactions futures.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 5435
  • Nom du fichier: single-recurring-invoice-charge-authorization.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT PROFESSIONNELLE

Professional Credit Card Authorization Form

Un modèle d'autorisation de paiement de frais par carte de crédit très pratique et très professionnel pour accepter les paiements par carte de crédit.

  • Taille: 21 KB
  • Téléchargements: 3582
  • Nom du fichier: Professional-Credit-Card-Authorization-Form.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE DEMANDE DE PERMIS PAR FORMULAIRE DE TÉLÉCOPIE

Permit Application Charge Authorization Via Fax

Formulaire d'autorisation combiné à une feuille de couverture de télécopie pour un simple traitement tout-en-un d'un paiement autorisé.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3182
  • Nom du fichier: permit-application-charge-authorization-via-fax-form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS D'ADHÉSION

Basic Membership Charge Authorization Form

Facturez des frais d'adhésion à une carte de crédit sans avoir à glisser la carte sur un lecteur.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3476
  • Nom du fichier: membership-charge-authorization-form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS D'HÔTEL PAR CARTE DE CRÉDIT

Hotel Charge Authorization Form

Formulaire d'hôtel pour demander des copies recto-verso de la carte de crédit utilisée pour effectuer la réservation.

  • Taille: 25 KB
  • Téléchargements: 3580
  • Nom du fichier: Hotel-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DES SERVICES JURIDIQUES

Legal Services Charge Authorization Form

Conçu pour ceux qui travaillent soit sur la rétention ou au cas par cas (commun dans la profession juridique).

  • Taille: 30 KB
  • Téléchargements: 3448
  • Nom du fichier: Legal-Services-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS RÉCURRENTS MENSUELS PAR CARTE DE CRÉDIT

Monthly Recurring Charge Authorization Form

Pour les clients ayant des transactions en cours: utilisez cette option pour configurer des frais récurrents afin de rationaliser vos interactions.

  • Taille: 22 KB
  • Téléchargements: 3764
  • Nom du fichier: Monthly-Recurring-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT GÉNÉRIQUE

Multipurpose Charge Authorization Form

Formulaire générique simple et flexible pour adapter vos transactions à tout ce qui pourrait vous arriver.

  • Taille: 42 KB
  • Téléchargements: 3666
  • Nom du fichier: Multipurpose-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS UNIQUE OU RÉCURRENT

Single or Recurring Charge Authorization

Cette forme ultra-flexible avec le choix de payer pour un seul frais de transaction ou une autorisation en cours.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3790
  • Nom du fichier: single-recurring-charge-authorization-form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE REMBOURSEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT

Standing Credit Card Authorization Form

Re-collectez les informations de la carte si vous ne stockez pas d'informations confidentielles et devez émettre un remboursement.

  • Taille: 48 KB
  • Téléchargements: 3493
  • Nom du fichier: Standing-Credit-Card-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DE PARTICIPATION

Credit Card Refund Authorization Form

Facturation rapide et efficace pour une galerie, un salon et une exposition, en créant une foire artisanale communautaire.

  • Taille: 60 KB
  • Téléchargements: 3364
  • Nom du fichier: Credit-Card-Refund-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS PREMIUM RÉCURRENT

Participant Charge Authorization Form

Les assurances dentaire, médicale, juridique, de la vision, automobile et un certain nombre d'autres types d'assurance qui ont des paiements en cours.

  • Taille: 25 KB
  • Téléchargements: 3304
  • Nom du fichier: Participant-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE DE PAIEMENT DES FRAIS RÉCURRENTS DES LOGICIELS ET DES SERVICES

Recurring Premium Charge Authorization

Conçu spécifiquement pour soutenir les entreprises fournissant un support logiciel et de service continu.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3397
  • Nom du fichier: recurring-premium-charge-authorization-form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS RÉCURRENT À DÉMARRAGE FLEXIBLE

Software and Services Recurring Charge Authorization

Prenez des dispositions pour l'avenir avec ce modèle permettant une date de début flexible pour les frais récurrents.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3370
  • Nom du fichier: software-services-recurring-charge-authorization.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS DE DÉPÔT ET DE DEMANDE

Flexible Start Recurring Charge Authorization

Ce formulaire d'autorisation de paiement des frais de location suit à la fois les frais de dépôt et de demande - idéal pour la location d'équipement ou de logement.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3359
  • Nom du fichier: flexible-start-recurring-charge-authorization-form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS POUR L'ORGANISATION D'ÉVÉNEMENTS

Deposit and Application Charge Authorization Form

Collectez les informations à l'avance pour vous assurer qu'il n'est pas nécessaire de distraire les clients avec des détails financiers.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3237
  • Nom du fichier: deposit-application-fee-charge-authorization.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DE RÉSERVATION D'HÔTEL

Event Charges Authorization Form

Assurez-vous que frais de paiement par carte de crédit sont clairement compris par toutes les parties. Pour les employés et les gestionnaires de l'hospitalité.

  • Taille: 22 KB
  • Téléchargements: 3337
  • Nom du fichier: Event-Charges-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'ASSIGNATION D'AUTORISATION DE CRÉDIT

Hotel Reservation Charge Authorization Form

Il permet aux clients d'autoriser les autres à effectuer des paiements frais limités sur leur carte (c'est-à-dire permettre à un parent d'attribuer un crédit limité à leur enfant).

  • Taille: 31 KB
  • Téléchargements: 3338
  • Nom du fichier: Hotel-Reservation-Charge-Authorization-Form.docx
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CONTENU DES OURS POUR ÉTUDIANTS ET FRAIS D'HÉBERGEMENT

Credit Authorization Assignation Form

Pour effectuer des paiements pour le cours et l'hébergement avec une explication de la nature des frais.

  • Taille: 38 KB
  • Téléchargements: 3423
  • Nom du fichier: Credit-Authorization-Assignation-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE FACTURATION POUR CLIENT ÉTABLI

Coursework and Accommodations Charge Authorization Form

Les clients établis peuvent être facturés pour les services qu'ils souhaitent offrir à d'autres en guise de cadeaux.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3265
  • Nom du fichier: student-coursework-accommodations-charge-authorization.docx
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FORMULAIRE D’AUTORISATION DE PAIEMENT FRAIS DE FOURNISSEUR TIERS POUR ÉTUDIANT

Established Client Charge Authorization Form

Une feuille de couverture qui permet aux comptes débiteurs de comprendre l'historique des frais d'un étudiant en un coup d'œil.

  • Taille: 1 MB
  • Téléchargements: 3026
  • Nom du fichier: Established-Client-Charge-Authorization-Form.docx
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT POUR LES COMPTES EN SOUFFRANCE

Student Third Party Vendor Charge Authorization

Pour les entreprises où les dépenses courantes ne peuvent pas toujours être facturées complètement au moment de fournir les services.

  • Taille: 183 B
  • Téléchargements: 3292
  • Nom du fichier: student-third-party-vendor-charge-authorization-form.docx
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

Travel Expenditure Charge Authorization

Organisez toutes les dépenses encourues dans le cadre du voyage du client avec un résumé concis des frais.

  • Taille: 22 KB
  • Téléchargements: 3339
  • Nom du fichier: Travel-Expenditure-Charge-Authorization.docx
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