Modèles de formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit
- Quand utiliser un formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit
- Les avantages de l’utilisation d’un formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit
- Quelles informations doivent figurer sur le formulaire ?
- Normes pour la collecte et la conservation des informations relatives aux cartes de crédit
- Exemples de formulaire d’autorisation de carte de crédit
Quand utiliser un formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit
Il existe de nombreux cas où les entreprises peuvent avoir besoin d’autoriser les paiements par carte de crédit, en particulier si le commerçant n’a pas physiquement accès à la carte de crédit au moment où une transaction est traitée. Déterminez si l’un des scénarios suivants s’applique à vos transactions commerciales:- Le titulaire de la carte de crédit n’est pas physiquement présent, c’est-à-dire qu’il a passé une commande sur Internet, par téléphone, par courrier électronique ou par courrier postal. Les autorisations verbales ou écrites d’achats par carte de crédit, ou les transactions sans carte, sont généralement utilisées par les commerçants qui n’ont pas de magasin traditionnel, par ex. les compagnies aériennes. Les entreprises qui n’opèrent pas avec une infrastructure de point de vente physique peuvent aussi avoir besoin d’utiliser des formulaires d’autorisation de carte de crédit.
- La facturation par carte de crédit a lieu par la suite – Au moment de la transaction, la carte de crédit du client n’est pas débitée et la vente est en attente sur le compte du titulaire. Ces transactions sous « autorisation uniquement » sont couramment utilisées par les hôtels et les sociétés de location de voitures où une charge temporaire initiale peut ensuite être ajustée en fonction des coûts réels encourus, par ex. frais de service de chambre d’hôtel. Les entreprises peuvent également utiliser ce type de transaction pour les clients qui souhaitent suspendre des articles temporairement en rupture de stock.
- Les paiements par carte de crédit sont permanents ou récurrents – Ces transactions par carte se produisent lorsque le titulaire de la carte a autorisé l’utilisation de la carte de crédit comme mode de paiement permanent. Les exemples incluent les entreprises qui offrent des services par abonnement et préfèrent automatiser les transactions pour les clients réguliers.
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Forme simple sans cloches et sifflets - un bon moyen, propre à recueillir les données nécessaires pour traiter une transaction.
TéléchargerLes avantages de l’utilisation d’un formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit
L’adoption de formulaires d’autorisation de paiement pour votre entreprise présente de nombreux avantages, notamment:- Efficacité – Lorsque vous saisissez des informations client et de paiement, vous ne pouvez pas remplir et stocker plusieurs formulaires, mais vous pouvez utiliser un seul formulaire d’autorisation de paiement par carte de crédit. Cela améliorera l’efficacité des processus opérationnels, et une documentation réduite peut simplifier l’organisation et la conservation des enregistrements.
- Capacité à renforcer la confiance des consommateurs – Il ne suffit pas d’écrire les détails de paiement d’un client sur n’importe quel vieux bout de papier.Vous devez rassurer le titulaire de la carte que ses informations personnelles seront sécurisées. La première étape consiste à utiliser un formulaire d’autorisation de paiement bien conçu qui démontre votre professionnalisme et votre engagement envers la bonne documentation des transactions.
- Protection contre les activités frauduleuses – Il existe certainement des risques de sécurité associés aux paiements par carte de crédit, mais les formulaires d’autorisation sont inestimables lorsque vous devez traiter une demande de rejet de débit. C’est à ce moment-là que le titulaire de la carte signale une transaction non autorisée et tente de faire annuler les frais. La conservation de registres appropriés des formulaires dûment remplis et signés assure également que vous êtes protégé des transactions potentiellement frauduleuses.
Quelles informations doivent figurer sur le formulaire ?
Quel que soit le modèle de formulaire que vous choisissez d’utiliser, vos informations commerciales (nom de l’entreprise, adresse et numéro de téléphone) doivent être clairement affichées. Votre formulaire doit inclure de l’espace pour:Les informations sur le titulaire de la carte et la carte de crédit
- Les informations concernant le titulaire de la carte – Nom complet du client, adresse de facturation et coordonnées
- Détails de carte de crédit – Type de carte de crédit, par ex. Visa, Mastercard ; numéro de carte de crédit, date d’expiration et code de sécurité CVV
- Une déclaration d’autorisation – Voici un exemple : Je, [nom du titulaire de carte] autorise [nom de votre entreprise] à traiter une charge de mon compte de carte de crédit d’un montant de [montant convenu] de dollars
- Signature du titulaire – Le formulaire doit être signé et daté pour être valide

Transactions récurrentes
Il se peut que vous ayez des frais courants ou récurrents avec un client. Selon un article publié par Square au sujet des meilleures pratiques en matière de traitement des cartes de paiement, vous devrez inclure les informations supplémentaires suivantes sur le formulaire d’autorisation:- Montants des transactions
- fréquences des charges
- C’est le temps que dure la permission du titulaire de la carte.
Remboursements
Si vous remboursez un paiement, assurez-vous d’effectuer le remboursement directement sur la carte de paiement du client. N’hésitez pas à utiliser notre modèle de formulaire d’autorisation de remboursement par carte de crédit à cette fin. Si vous devez effectuer le remboursement en espèces, par chèque ou dans un compte bancaire, demandez au client de signer une déclaration écrite attestant qu’il a reçu le remboursement.Normes pour la collecte et la conservation des informations relatives aux cartes de crédit
Les lois concernant la collecte et la conservation des informations de carte de crédit varient d’un État à l’autre. Pour combler ce vide juridique, une norme de sécurité propriétaire, la norme Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS), a été créée pour fournir un moyen de mesurer et de maintenir des pratiques sécurisées dans les organisations qui traitent les informations des titulaires de cartes.
Exigences de conformité à la norme PCI DSS
À un niveau élevé, il existe 12 exigences de conformité établies via la norme PCI DSS:- Installer et maintenir une configuration de pare-feu pour protéger les données des titulaires de cartes
- Ne pas utiliser les paramètres par défaut fournis par le fournisseur pour les mots de passe système et d’autres paramètres de sécurité
- Protéger les données de titulaire de carte stockées
- Crypter la transmission des données de titulaires de carte sur des réseaux publics ouverts
- Protéger tous les systèmes contre les logiciels malveillants et mettez régulièrement à jour les logiciels antivirus
- Développer et assurer la maintenance des systèmes et applications dédiés à la sécurité
- Restreindre l’accès aux données des titulaires de cartes par l’entreprise
- Identifier et autoriser l’accès aux composants du système
- Restreindre l’accès physique aux données du titulaire de carte
- Suivre et surveiller tous les accès aux ressources réseau et aux données des titulaires de cartes
- Tester régulièrement les systèmes et processus de sécurité
- Maintenir une politique qui traite de la sécurité de l’information pour tout le personnel
Exemples de formulaire d’autorisation de carte de crédit
Que vous ayez besoin de traiter des transactions ponctuelles ou des paiements récurrents, choisissez parmi notre gamme d’exemples personnalisables. Les modèles ci-dessous ont été conçus pour répondre aux différents secteurs d’activité, y compris les secteurs de la santé, de l’hôtellerie et les services juridiques. Vous trouverez également des exemples de formulaires à utiliser dans divers scénarios, y compris l’autorisation de remboursement par carte de crédit, l’autorisation de frais d’adhésion et l’autorisation de frais pour les cartes Visa et Mastercard.MODÈLES D'AUTORISATION DE CARTE DE CRÉDIT POUR UTILISATEURS MULTIPLES
Permettez à votre client de donner la permission à jusqu'à quatre utilisateurs nommés pour que les commandes soient facturées sur une seule carte de crédit. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE FACTURE
Payez pour plusieurs factures en une seule transaction ou spécifiez des frais individuels pour chacune d'entre elles en un seul endroit. |
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AUTORISATION GRATUITE POUR CARTE VISA ET MASTERCARD
Établissez un accord pour facturer des frais dès l'approbation d'une demande de client. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS D'HÔTEL ET DE DÉPENSES ACCESSOIRES
Formulaire complet d'autorisation de de paiement des frais spécialement conçu pour l'hôtellerie et l'événementiel. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE BILLETS D'AVION
Parfait pour les agences de voyages, grandes comme petites, ce formulaire combine commodément les données des passagers et les informations d'autorisation de facturation associées en un seul endroit. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT ÉLÉGANT ET VIERGE
Formulaire d'autorisation de paiement de frais élégant avec des termes soigneusement choisis pour protéger les deux parties. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE PRÉLÈVEMENT DE FRAIS DE DON FLEXIBLE
Formulaire dynamique pour la pré-autorisation des frais de don récurrents avec trois options pour les dons. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DIRECTE
Formulaire de paiement par virement électronique à partir de comptes bancaires avec une entrée pratique pour toutes les informations nécessaires. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DE DON
Pour les organisations qui acceptent des cadeaux et des dons pour leur maintenance continue avec un certain nombre d'options. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS AVEC BORDEREAU DE PAIEMENT
Recueillir des informations de carte de crédit pour un paiement unique ou pour les transactions récurrentes; avec un bordereau de paiement amovible. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS AVEC SECTION EN EXERCICE
Utilisez ce formulaire pour combiner l'autorisation de paiement de frais par carte de crédit, les détails de la transaction et les données client en un seul endroit. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS AVEC PERMIS DE CONDUIRE
Ajoutez une couche de protection supplémentaire pour vous et votre client en exigeant des informations concernant le permis de conduire. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS D'ÉQUIPEMENT OU DES SERVICES
Formulaire simple qui autorise le paiement des frais sur un compte en échange de la location d'équipement ou des services fournis. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION GÉNÉRALE DE PAIEMENT DE FRAIS
Établissez une ligne de crédit générale par l'intermédiaire d'une compagnie de carte de crédit entre le client et votre entreprise. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE CARTE PERMANENTE POUR LES SOINS DE SANTÉ
Formulaire pour l'établissement d'une autorisation de paiement par carte de crédit permanente - Crédit de soins ou carte de crédit commerciale. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS DE FACTURE UNIQUES OU RÉCURRENTS
Autorisation de facture unique ou autorisation de facturation pour les factures créées concernant les transactions futures. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT PROFESSIONNELLE
Un modèle d'autorisation de paiement de frais par carte de crédit très pratique et très professionnel pour accepter les paiements par carte de crédit. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DE DEMANDE DE PERMIS PAR FORMULAIRE DE TÉLÉCOPIE
Formulaire d'autorisation combiné à une feuille de couverture de télécopie pour un simple traitement tout-en-un d'un paiement autorisé. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS D'ADHÉSION
Facturez des frais d'adhésion à une carte de crédit sans avoir à glisser la carte sur un lecteur. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS D'HÔTEL PAR CARTE DE CRÉDIT
Formulaire d'hôtel pour demander des copies recto-verso de la carte de crédit utilisée pour effectuer la réservation. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DES SERVICES JURIDIQUES
Conçu pour ceux qui travaillent soit sur la rétention ou au cas par cas (commun dans la profession juridique). |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS RÉCURRENTS MENSUELS PAR CARTE DE CRÉDIT
Pour les clients ayant des transactions en cours: utilisez cette option pour configurer des frais récurrents afin de rationaliser vos interactions. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT GÉNÉRIQUE
Formulaire générique simple et flexible pour adapter vos transactions à tout ce qui pourrait vous arriver. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS UNIQUE OU RÉCURRENT
Cette forme ultra-flexible avec le choix de payer pour un seul frais de transaction ou une autorisation en cours. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE REMBOURSEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT
Re-collectez les informations de la carte si vous ne stockez pas d'informations confidentielles et devez émettre un remboursement. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DE PARTICIPATION
Facturation rapide et efficace pour une galerie, un salon et une exposition, en créant une foire artisanale communautaire. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS PREMIUM RÉCURRENT
Les assurances dentaire, médicale, juridique, de la vision, automobile et un certain nombre d'autres types d'assurance qui ont des paiements en cours. |
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FORMULAIRE DE PAIEMENT DES FRAIS RÉCURRENTS DES LOGICIELS ET DES SERVICES
Conçu spécifiquement pour soutenir les entreprises fournissant un support logiciel et de service continu. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS RÉCURRENT À DÉMARRAGE FLEXIBLE
Prenez des dispositions pour l'avenir avec ce modèle permettant une date de début flexible pour les frais récurrents. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS DE DÉPÔT ET DE DEMANDE
Ce formulaire d'autorisation de paiement des frais de location suit à la fois les frais de dépôt et de demande - idéal pour la location d'équipement ou de logement. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS POUR L'ORGANISATION D'ÉVÉNEMENTS
Collectez les informations à l'avance pour vous assurer qu'il n'est pas nécessaire de distraire les clients avec des détails financiers. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT DE FRAIS DE RÉSERVATION D'HÔTEL
Assurez-vous que frais de paiement par carte de crédit sont clairement compris par toutes les parties. Pour les employés et les gestionnaires de l'hospitalité. |
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FORMULAIRE D'ASSIGNATION D'AUTORISATION DE CRÉDIT
Il permet aux clients d'autoriser les autres à effectuer des paiements frais limités sur leur carte (c'est-à-dire permettre à un parent d'attribuer un crédit limité à leur enfant). |
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CONTENU DES OURS POUR ÉTUDIANTS ET FRAIS D'HÉBERGEMENT
Pour effectuer des paiements pour le cours et l'hébergement avec une explication de la nature des frais. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE FACTURATION POUR CLIENT ÉTABLI
Les clients établis peuvent être facturés pour les services qu'ils souhaitent offrir à d'autres en guise de cadeaux. |
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FORMULAIRE D’AUTORISATION DE PAIEMENT FRAIS DE FOURNISSEUR TIERS POUR ÉTUDIANT
Une feuille de couverture qui permet aux comptes débiteurs de comprendre l'historique des frais d'un étudiant en un coup d'œil. |
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FORMULAIRE D'AUTORISATION DE PAIEMENT PAR CARTE DE CRÉDIT POUR LES COMPTES EN SOUFFRANCE
Pour les entreprises où les dépenses courantes ne peuvent pas toujours être facturées complètement au moment de fournir les services. |
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AUTORISATION DE PAIEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Organisez toutes les dépenses encourues dans le cadre du voyage du client avec un résumé concis des frais. |
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