Modèles d’estimation et de devis

Ne puis-je pas simplement utiliser un logiciel de tarification ?

La technologie a sa place quand il s’agit de faire fonctionner efficacement une entreprise. Mais ce n’est pas forcément la meilleure option pour vous et votre entreprise. BuildSoft, un fournisseur de logiciels de construction, explore les avantages et les inconvénients de l’utilisation d’un logiciel estimatif dans le domaine de la construction:

Avantages d’un logiciel estimatif

• Rationaliser les processus d’entreprise, gagner en efficacité et économiser du temps et de l’argent grâce à un logiciel adapté.
• La saisie manuelle des tâches et les incidents liés à des erreurs humaines sont moindres.
• Vous pouvez gagner en précision lors du calcul des coûts de main-d’oeuvre, du volume de matériaux nécessaire et du prix global.
• Comparer des projets similaires pour être efficace en basant ses estimations et ses devis sur de précédents projets peut économiser du temps et de l’argent.
• Un logiciel estimatif vous permet de gérer et de planifier votre travail plus efficacement en évaluant le délai de livraison des matériaux.

Inconvénients d’un logiciel estimatif

• Un logiciel estimatif peut être onéreux et représenter un investissement trop coûteux pour votre entreprise, tout particulièrement si vous êtes entrepreneur individuel.
• Si vous n’êtes pas technophile, l’apprentissage du logiciel peut prendre un certain temps.
• Le logiciel que vous achetez ne comprend pas nécessairement de mises à jour ou de mises à niveau régulières. Le secteur de la construction étant en constante évolution, il se peut que votre progiciel devienne rapidement obsolète.

Quels éléments inclure dans une estimation ?

Maintenant que nous avons brièvement décrit les différences entre estimations et devis, il est temps de nous intéresser à leur mise en pratique. La principale différence entre estimation et devis réside dans le niveau de détail. Bien que moins détaillée qu’un devis, une estimation professionnelle se doit d’inclure les éléments suivants :

1. Les informations relatives à votre entreprise : pour créer un document d’aspect professionnel, veillez à insérer le logo de votre entreprise, à indiquer son nom et ses coordonnées essentielles telles que l’adresse postale, l’adresse électronique et le numéro de téléphone.
2. Informations relatives au client : faites apparaître clairement l’identité de la personne à qui vous adressez l’estimation en y intégrant les informations disponibles concernant le client, dont ses nom, adresse, e-mail et numéro de téléphone.
3. Numéro de référence de l’estimation/du projet : il est important de mentionner « Estimation » dans l’en-tête du document. Faire ressortir de cette façon le terme « Estimation » confirme clairement et exactement la nature du document et permet donc de mettre en avant le fait que les prix qui y sont fixés n’ont pas force obligatoire.
4. Date : il s’agit de la date à laquelle vous avez remis l’estimation écrite au client, et non de la date à laquelle le projet a été envisagé. L’objectif est de donner une estimation écrite quelques jours après avoir délimité le projet ; la ponctualité donne une image de professionnalisme et il y aura donc moins de chances que le client cherche à obtenir des estimations de la part d’autres prestataires de services.
5. Description du projet : c’est ici que doit se trouver la majeure partie des informations. Lors de la définition du projet, cherchez à recueillir autant d’informations que possible sur ce qui doit être fait pour réaliser le travail. Le site est-il facilement accessible ? Des matériaux ou des outils à usage spécial sont-ils nécessaires ? Anticiper l’obtention d’une description détaillée du projet vous permettra de fournir une estimation plus précise et d’éviter de possibles malentendus ou litiges par la suite.
6. Postes de dépense : il est parfois préférable de décomposer en détail le coût global, à la fois pour des questions de transparence et pour montrer la valeur accordée au client. Parmi les postes de dépense les plus fréquents : les matériaux, la main-d’œuvre et le nombre d’heures nécessaires à la réalisation du travail.
7. Informations relatives aux taxes : le travail effectué est-il soumis à des taxes ? Si c’est le cas, précisez le taux et le montant d’imposition sur une ligne de poste de dépense distincte.
8. Estimation totale : ce chiffre correspond au prix global du travail demandé, qui intègre les différents postes de dépense ainsi que les taxes applicables. Mentionnez clairement la devise de la transaction et faites ressortir le total en caractères gras.
9. Conditions générales : cette section se trouve habituellement à la fin du document. Il peut s’agir d’une déclaration standard qui servira à tous les projets. Vous pouvez ajouter vos modalités de paiement, en précisant notamment quand et comment le client vous paiera une fois le travail effectué de façon satisfaisante. Il peut aussi être judicieux d’ajouter un bref rappel concernant le fait que le document n’est qu’une estimation, le chiffrage fourni pouvant donc faire l’objet de changements.

Enfin, vous pouvez terminer votre estimation écrite par une note positive en remerciant les clients d’avoir fait appel à vos services. Non seulement cela humanise un document qui serait autrement très formel, mais cela informe subtilement le client que la transaction commerciale est engagée et que vous êtes enthousiaste à l’idée de fournir le service demandé. Si le découragement vous gagne à l’idée de créer un document rassemblant autant d’informations, nos modèles d’estimation gratuits, proposés à la fin de cet article, vous simplifierons la vie. Nous mettons aussi à votre disposition des modèles d’estimation dédiés au secteur de la construction, ainsi que des modèles pour bien d’autres types de projets.

Quels éléments inclure dans un devis ?

Un devis écrit est très similaire à une estimation à quelques différences importantes près. Outre les éléments répertoriés ci-dessus pour les modèles d’estimation, il vous faut prendre en compte :

1. Numéro de référence du devis/du projet : au lieu d’utiliser le terme « Estimation », ce sera le mot « Devis » qui devra apparaître de façon claire. Si vous avez déjà fourni une estimation au client, reprenez le même numéro de référence pour le devis. En procédant ainsi, vous établirez un lien entre les deux documents et pourrez facilement observer la progression du projet entre l’estimation initiale et le devis plus détaillé.
2. Date d’expiration : comme cela est mentionné, un devis n’est valable qu’un certain temps. Cela doit figurer clairement sur le devis. Le client doit accepter le devis avant la date d’expiration s’il veut que vous remplissiez votre mission au prix indiqué. S’il n’accepte pas le devis dans les temps, un autre devis doit être établi avec des coûts modifiés et une nouvelle date de validité.
3. Conditions générales : contrairement à une estimation, la déclaration placée à la fin du devis ne fera mention d’aucune modification potentielle des tarifs. L’approbation d’un devis représente un contrat juridiquement contraignant entre vous et le client. Pour officialiser l’approbation du devis, prévoyez une section dans laquelle le client devra apposer sa signature et dater le document.

Encore une fois, n’oubliez pas de remercier vos clients, et pensez à consultez nos modèles de devis gratuits à la fin de cet article.

Estimations dans le domaine du bâtiment

Les estimations liées au secteur du bâtiment sont similaires au format donné en modèle pour les estimations générales. Elles peuvent toutefois inclure des informations plus détaillées en fonction de la méthode d’estimation que vous avez choisi d’utiliser. Michael Stone, avec Construction Programs & Results Inc., évoque deux méthodes fréquemment utilisées lors de la création des estimations du secteur du bâtiment:

Méthode d’estimation « Stick Estimating »

1. Énumérez les divers aspects du travail
2. Notez le nombre d’heures nécessaire pour chaque partie
3. Dressez la liste des matériaux à utiliser
4. Répertoriez les sous-traitants requis
5. Indiquez d’autres éléments susceptibles d’être nécessaires, comme des permis, locations
6. Associez chaque poste de dépense à un coût
7. Enfin, faites vérifier votre estimation par quelqu’un

Méthode d’estimation « Unit Cost »

1. Dressez la liste des postes de dépense pour le travail à effectuer
2. Associez chaque poste de dépense à un coût
3. Faites le total des coûts et faites vérifier vos chiffres par quelqu’un

Quelle que soit la méthode choisie, il faut appliquer votre marge au coût total avant de donner une estimation du prix final au client. Selon Stone, la méthode « unit cost estimating » est bien plus rapide que la méthode « stick estimating », tout en étant aussi précise. Si vous devez fournir des estimations du fait de votre activité, réfléchissez à la méthode que vous préférez utiliser.

Modèles de devis et d’estimation à télécharger gratuitement

Chiffrer un projet pour un client potentiel ne doit plus être un stress. C’est pourquoi nous avons créé divers modèles d’estimation et de devis que vous pouvez télécharger gratuitement. Nous espérons qu’ils vous aideront à créer un document professionnel et à chiffrer votre travail plus simplement, plus rapidement et sans aucune erreur. Nous proposons également un grand choix de modèles de facture gratuits, qui vous aideront à fournir des documents professionnels à chaque étape du projet.