Note de frais de déplacement

Les voyages d’affaires sont assez fréquents pour les employés issus de différents services d’une entreprise. Le personnel commercial voyage souvent à l’échelle nationale ou internationale pour rencontrer les clients. Quant au personnel des services marketing, c’est pour promouvoir les produits et les services qu’il se déplace fréquemment. Les employés de l’assistance technique multiplient aussi les voyages pour apporter leur aide sur site. Enfin, le personnel de direction peut être amené à voyager régulièrement pour toutes sortes de raisons. Dans ces situations, l’entreprise est tenue de rembourser les frais à son employé. La note de frais de déplacement sert généralement à consigner et à demander le remboursement de toutes les dépenses. Chaque entreprise adopte ses propres règles pour remplir cette fiche : vérifiez les règles établies par votre entreprise en matière de frais de déplacement professionnels avant de renseigner les informations requises et de soumettre la vôtre. Parmi les dépenses d’ordre professionnel, on compte : l’hébergement, le carburant, les billets de transport, les frais de stationnement et les repas. Mais selon le type de voyage d’affaires et le secteur, les frais professionnels peuvent englober presque tout : vêtements, formation, téléphone, gadgets, mobilier, voire même divertissement. En somme, pour demander le remboursement d’une note de frais :

• vous devez avoir dépensé l’argent ;
• les frais doivent être en rapport avec votre travail ;
• vous devez avoir consigné ces frais pour les justifier.

Quand l’utiliser ?

1. L’employé part pour une destination éloignée de sa résidence/son lieu de travail.
2. La durée du voyage excède un jour ouvrable.

Quand ne PAS l’utiliser ?

1. Pour un voyage d’agrément (non professionnel).
2. Pour un voyage trop luxueux ou somptueux.

Remplir un modèle de note de frais

Vous trouverez ci-dessous une note de frais de déplacement très polyvalente, à utiliser telle quelle ou à modifier en fonction de vos besoins. La fiche, créée sous Excel, peut être utilisée sous OpenOffice ou Mac Numbers. Voici comment l’utiliser : Horaires de travail normaux: indiquez vos horaires habituels de travail au format vingt-quatre heures, c’est-à-dire 0900-1700.Barème kilométrique: si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos voyages d’affaires, indiquez le taux accordé par l’entreprise.Mois/Année: indiquez sous forme numérique le mois et les 2 derniers chiffres de l’année au cours desquels a eu lieu la première dépense.Date et heure: indiquez la date et l’heure de voyage au format vingt-quatre heures. Si le départ et le retour ont eu lieu à la même date, indiquez l’heure de départ et l’heure de retour côte à côte, séparées par un tiret (-). Par ex. : 1200-1640.Lieu (où sont intervenues les dépenses): indiquez le nom de la ville, du village, etc. où les dépenses ont été faites (ici, vous pouvez aussi utiliser des abréviations).Hébergement: indiquez le coût total de l’hébergement.Repas : consignez le coût des petits déjeuners, déjeuners et dîners.Frais annexes: indiquez ici des dépenses telles que la blanchisserie, le nettoyage des vêtements, le pressing, etc. Transport/Coût du transport : consignez le coût (prix des billets) ou le transport (transport public, taxi, location de véhicule). Indiquez le montant réel en cas de paiement en espèces ou utilisez « CC » pour carte de crédit et « C » pour transaction à crédit.Type utilisé: indiquez le type de transport utilisé. Vous pouvez utiliser des abréviations comme « B » pour bus, « T » pour train, “C” pour camion, etc. Stationnement/Péages: indiquez les dépenses telles que stationnement, péage, etc. Kilomètres : indiquez le nombre de kilomètres parcourus pour le travail.Montant: NE modifiez PAS cette colonne car elle est automatiquement mise à jour en multipliant « Km » par « Barème kilométrique ».Dépenses totales de la journée: NE modifiez PAS cette colonne car elle est automatiquement mise à jour en additionnant les entrées respectives.Objet du voyage, remarques et autres détails : indiquez l’objet de votre voyage et/ou d’autres remarques (pertinentes). Voici un autre modèle (offert par exceltemplate.net) que vous pouvez utiliser pour consigner vos dépenses quotidiennes.

NOTE DE FRAIS DE DÉPLACEMENT