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Modèles de bordereau d’expédition
Un bordereau d’expédition est une liste détaillée d’articles incluse dans l’emballage d’expédition. On trouve cette liste soit à l’intérieur du colis, soit dans une poche fixée sur l’extérieur du colis.
Ce document détaille la quantité d’articles expédiés et une description de chacun d’eux. Certains bordereaux d’expédition incluent même des informations supplémentaires, telles que le poids détaillé du contenu, le prix des articles, un numéro de commande, un logo de l’entreprise ou encore un message personnalisé. Les informations que vous choisissez d’inclure sur votre bordereau d’expédition dépendent de votre activité et de vos produits.
Documents liés à l’expédition d’articles
Lorsqu’une petite entreprise doit emballer des articles pour expédition, elle utilise fréquemment plusieurs types de documents.
On confond souvent les factures et les bordereaux d’expédition malgré leurs nombreuses différences. La facture est le document que votre entreprise envoie au client pour recouvrer le paiement. Cela comprend en général des détails concernant la transaction, notamment les produits achetés, les quantités et les prix de chaque article, ainsi que les adresses de l’acheteur et du vendeur. Les factures doivent aussi inclure un numéro de facture, nécessaire au suivi des commandes et des paiements reçus. Une facture est envoyée à la personne qui paie le produit acheté. Il peut ne pas s’agir de la personne qui réceptionne le colis.
Un bordereau d’expédition n’est en aucun cas un reçu ou une facture, et ne doit donc pas être traité en tant que tel. Contrairement à une facture, un bordereau d’expédition ne présente aucune information d’ordre financier, bien que cela puisse parfois se produire.
La lettre de transport est un document similaire. La lettre de transport est un document d’expédition officiel servant à identifier son expéditeur, son destinataire, son origine et sa destination. Elle décrit aussi le contenu du colis mais c’est le transporteur qui la prépare plutôt que l’entreprise. Les sociétés de livraison utilisent les lettres de transport comme document de contrôle et pour leurs dossiers en interne.
Le bulletin de livraison est un autre document choisi par certaines entreprises pour envoyer leur colis. Il énumère aussi le contenu du colis, mais la différence est qu’il exige une signature de la part de l’acheteur et doit être retourné au vendeur comme preuve de la livraison.
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Bordereau d'expédition classique sous forme de tableau dans Microsoft Word, avec alternance de lignes blanches et grises.
TéléchargerQuand et pourquoi inclure un bordereau d’expédition
Certaines entreprises de petite envergure choisissent de faire l’impasse sur le bordereau d’expédition ; c’est une erreur. Ils sont d’une utilité précieuse dans de nombreux cas et peuvent contribuer à vous faire gagner du temps, de l’énergie et de l’argent sur le long terme.
Aident à identifier les cargaisons perdues
Lorsque des colis prêts à être livrés sont égarés, les employés postaux du bureau des rebuts ont un petit travail d’investigation à faire pour les retrouver. Il arrive qu’un colis soit mouillé ou éraflé, ce qui rend impossible la lecture de l’adresse sur l’étiquette fixée à l’avant de la boîte. Si c’est le cas, l’employé doit ouvrir le colis en espérant trouver à l’intérieur suffisamment d’informations permettant de le livrer à la bonne personne.
Ainsi, lorsque l’adresse à l’avant de la boîte est illisible pour une raison ou une autre, la présence d’un bordereau d’expédition (à l’intérieur ou dans une poche de protection en plastique) facilite son travail et permet que le colis soit bien livré à votre client. Pour cela, il est conseillé de faire figurer sur le bordereau d’expédition à la fois votre adresse et celle de l’acheteur.
Donnent des informations sur le contenu d’un colis
Le bordereau d’expédition fournit au client des informations sur ce qu’il a commandé, sur la date de sa commande et sur la provenance de celle-ci.
Étant donné que de nombreuses personnes passent des commandes conséquentes en ligne, il peut s’avérer difficile de se rappeler de ce qu’elles ont commandé et chez qui. Le bordereau d’expédition permet aux acheteurs de suivre de près ce qu’ils ont déjà reçu et ce qui est en attente de livraison. Ils n’ont qu’à croiser les informations relatives aux articles commandés avec le bordereau d’expédition pour vérifier les articles déjà reçus.
Permettent l’inspection par la douaneDans de nombreux pays, les bordereaux d’expédition sont proposés pour les envois internationaux car ils facilitent le passage en douane. Le bordereau d’expédition est un moyen d’informer les organismes gouvernementaux sur le contenu d’un colis, ainsi que sur son poids et son prix. Cela est particulièrement utile lorsque le colis transite par la douane car il peut ainsi passer les procédures et vérifications gouvernementales sans encombre et sans prendre de retard.
Dans ce cas particulier, avoir un bordereau d’expédition placé dans une poche en plastique transparent à l’extérieur du colis facilite grandement le travail des employés de la douane car ils n’ont pas à ouvrir le paquet pour trouver le document.
Quels éléments doivent figurer sur un bordereau d’expédition
Tous les modèles de bordereau d’expédition ne sont pas adaptés à votre situation. Dans ce cas, il n’y a pas de solution toute faite puisque ce que vous décidez d’y inclure varie considérablement en fonction de votre activité et des produits que vous proposez.
Toutefois, un modèle de bordereau d’expédition est censé inclure un certain nombre d’éléments :
- Date de la commande
- Numéro de la commande
- Informations d’envoi
- Produits inclus
- Quantité des produits
- Adresse de retour
Voici d’autres éléments à potentiellement inclure dans votre bordereau de marchandises :
- Informations tarifaires
- Poids du contenu
- Message personnalisé
- Logo de votre entreprise
Modèles de bordereau d’expédition gratuits
Vous trouverez ci-dessous les divers modèles de bordereau d’expédition que nous vous proposons pour Word et Excel. Ils peuvent tous être téléchargés gratuitement en ligne. Pourquoi ne pas en utiliser un dans le prochain colis expédié par votre entreprise ?
BORDEREAU DE MARCHANDISES SIMPLE DANS EXCEL
Un exemple vierge de bordereau d'expédition simple dans Excel, avec un thème de couleur orange. |
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BORDEREAU DE MARCHANDISES
Bordereau de marchandises sous forme de feuille de calcul pour calculer le poids total et le volume total d'un colis. |
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BORDEREAU DE MARCHANDISES AVEC LES RÉFÉRENCES DE L'ACHETEUR ET DU VENDEUR
Ce modèle pour Excel fait figurer les références de l'acheteur et du vendeur, la référence des articles, leur description, leur quantité et leurs unités. Il calcule automatiquement la quantité totale. |
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BORDEREAU D'EXPÉDITION PAR NOMBRE DE BOÎTES
Similaire à un modèle de facture, ce format de bordereau de marchandises intègre une formule qui permet de calculer le nombre de boîtes/la quantité. Parmi les autres informations incluses : date de commande, numéro de bon de commande, représentant commercial, date d'achat, numéro de facture, référence, description et quantité des articles, et lignes dédiées à la quantité, aux notes, aux noms des personnes ayant emballé et commandé le colis, et aux signatures. |
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BORDEREAU D'EXPÉDITION D'ENTREPRISE
Modèle de bordereau d'expédition présentant un arrière-plan bleu clair en dégradé et des lignes de tableau dont les couleurs sont alternées. |
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BORDEREAU D'EXPÉDITION AVEC FORMULAIRE DE RETOUR
Lettre de transport et formulaire de retour des produits sur une seule page. |
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BORDEREAU D'EXPÉDITION AVEC QUANTITÉ COMMANDÉE ET QUANTITÉ EXPÉDIÉE
Modèle de lettre de transport sous forme de feuille de calcul pour montrer à la fois les quantités commandées et les quantités expédiées. |
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EXEMPLE CLASSIQUE DANS WORD
Design neutre noir et blanc avec lignes de tableau dont les couleurs sont alternées. |
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BORDEREAU D'EXPÉDITION CLASSIQUE DANS WORD
Design neutre et très simple, format classique mais aussi simple d'utilisation. |
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BORDEREAU D'EXPÉDITION (ORIENTATION PAYSAGE)
Un autre exemple de lettre de transport avec plusieurs tableaux pour accueillir les informations nécessaires à propos du colis expédié. |
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BORDEREAU D'EXPÉDITION/FACTURE FAÇON ÉCRIT À LA MAIN
Bordereau façon écrit à la main, énumérant les articles accompagnés de leur description et de leur quantité. |
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