fattura su un computer portatileRedigere una fattura può creare molta confusione. Cosa bisogna inserire? Le fatture sono legalmente vincolanti? Devo addebitare le tasse? Quale tipo di fattura mi serve?

I suggerimenti online non mancano, al contrario, sono troppi. Una ricerca in Internet per "come redigere una fattura" ha prodotto oltre 85 milioni di risultati, alcuni utili, se riesci a trovarli, altri...non tanto.  Prova con "Guida precisa alla fatturazione". Abbiamo parlato con esperti giuristi, studiato pubblicazioni autorevoli e fatto approfondite ricerche indipendenti, tutto per renderti chiaro e semplice redigere una fattura. Abbiamo anche preparato scrupolosamente 144 modelli di fattura professionali, così parti avvantaggiato per creare la tua, e tutti gratis! Puoi anche creare un curriculum.

Che cos'è una fattura?

Una fattura è una richiesta di pagamento, una ricevuta dettagliata, per beni o servizi resi.

La definizione che ne dà il Black's Law Dictionary è la seguente:

Fattura, s. - Elenco dettagliato di beni o servizi forniti da un venditore a un compratore, solitamente indicante il prezzo e i termini di vendita; una nota spese.

Secondo l'Oxford Dictionary è:

Fattura, s. - elenco di beni consegnati o servizi forniti, con indicazione della somma dovuta per tali beni o servizi; un conto.

Che differenza c'è tra una fattura e un conto?

Sia la fattura che il conto sono richieste di pagamento per beni o servizi, ma hanno delle piccole differenze, come si evince da queste definizioni del Merriam-Webster Dictionary:
affitto icona di contoConto: un resoconto dettagliato dei costi separati dei beni venduti, servizi fornito o lavoro svolto: fattura
Icona di fatturaFattura: elenco dettagliato di beni consegnati, solitamente indicante il prezzo e i termini di vendita: conto

"La distinzione tra questi due termini, in effetti, si basa soprattutto sulle abitudini e sul tipo di transazione", ha spiegato un redattore professionista con esperienza in etimologia, lessicografia e redazione di vocabolari.

Ad esempio, un avvocato addebiterà le ore fatturabili. Un lavoro commissionato spesso è accompagnato da una fattura. Al ristorante, ricevi un conto per gli articoli già consegnati e per i quali il pagamento è immediato. Da un fornitore, ricevi una fattura per i beni ordinati o ricevuti e per i quali è richiesto il pagamento.

Che differenza c'è tra una fattura e una ricevuta?

Una fattura è una richiesta di pagamento. Viene inviata dal venditore prima del pagamento di un prodotto o servizio.

uomo con in mano una fattura cartacea

Una ricevuta è una registrazione di pagamento. Viene inviata dal venditore dopo che l'articolo è stato pagato, come prova d'acquisto.

busta della spesa con ricevuta

Come redigere una fattura

Può essere difficile da credere, ma non esistono elementi obbligatori, legali o di altro tipo, che devono essere inseriti nelle fatture. Probabilmente, è dovuto al fatto che le stesse fatture non sono considerate documenti legali.  Tuttavia, ci sono delle "migliori pratiche" universamente accettate in merito a cosa includere, volte ad assicurare il pagamento aiutando il cliente a capire esattamente a cosa si riferisce il conto. Fatture incomplete, non corrette o non chiare possono restare insolute fino a che tutte le domande relative non hanno ricevuto una risposta. Pertanto, è importante inserire:

da cosa è composta una fattura
  • La dicitura "Fattura" bene in vista
  • Il nome della persona o della società che deve pagare
  • Il nome o proprio o della società
  • Il logo
  • Le tue informazioni di contatto
  • Un elenco voce per voce dei beni o servizi forniti con relativi costi
  • Un numero di fattura
  • La data in cui la fattura viene emessa
  • Eventuali oneri aggiuntivi (ad es. spese di spedizione, tasse)
  • L'importo totale dovuto

Un modo utile per capire perché includere ciascuno di questi elementi è ribaltare la prospettiva: immagina di essere tu a riceverla.

Di quali informazioni tu avresti bisogno prima di pagare per beni o servizi?

Queste sono le domande che probabilmente faresti se ricevessi una fattura, e i consigli su cosa puoi fare per fare in modo che i tuoi clienti non pongano le stesse domande.

Icona di fattura

Che cos'è?

Metti la dicitura "fattura" in cima alla pagina, così il cliente sa immediatamente di che tipo di documento si tratta.
icona telefono

Chi ha inviato questa fattura e come posso contattarli se ho delle domande?

Includi il tuo nome o quello della tua azienda, l'indirizzo postale e email, il numero di telefono e tutte le altre informazioni che possono servire al tuo cliente per contattarti.
icona elenco

Che cosa mi stanno chiedendo di pagare?

Includi un elenco delle voci distinte dei beni forniti o dei servizi resi e il costo concordato in precedenza per ognuno.
icona calendario

Quando è stata emessa questa fattura?

Includi la data di emissione della fattura.
icona numero di riferimento

Se ho domande o problemi, come farà il venditore a sapere a quale fattura mi sto riferendo?

Assegna a ogni fattura un numero univoco, così può essere facilmente individuata. Puoi numerare le fatture nel modo che per te è più comodo per rintracciarle.
assistenza clienti
icona costo totale

Qual è il conteggio? Quanto devo pagare?

Assicurati che nella fattura ci sia il costo totale e che sia chiaro per l'acquirente.
icona carta di credito e contanti

Come e dove posso pagare questa fattura?

Includi i dettagli e le informazioni necessarie sul modo in cui vuoi essere pagato. Ricorda: più è facile lavorare con te (e pagarti) e più clienti abituali avrai.
icona di persona

È per me?

Assicurati che la fattura riporti il nome della persona o della società che deve pagare.
icona di pagamento

La fattura è legittima?

Usa un logo, se ne hai uno; in questo modo sembrerai più professionale e aumenterai del 300% le tue probabilità di essere pagato, secondo due.com, una società online di fatturazione e tracciamento del tempo che ha studiato 250.000 fatture e i relativi risultati.
lavagna a fogli mobili con grafico di crescita
icona clessidra

Quanto tempo ho per pagare la fattura?

Non lasciare al cliente il compito di indovinare la scadenza del pagamento. È meglio evitare diciture come "pagabile alla ricezione", perché spesso vengono fraintese come se volessero dire "paga quando vuoi". Sii specifico. Indica il numero di giorni che hanno per effettuare il pagamento. Se utilizzi l'espressione commerciale "A 30 - o 10, 15 o 60 - giorni" (il numero rappresenta il numero di giorni che il cliente ha per pagare) o una qualsiasi altra delle tante diciture per i pagamenti, assicurati di poter attendere tanti giorni prima di essere pagato.
icona lente d'ingrandimento

Cosa sono questi altri oneri indicati?

Sii chiaro e conciso nell'etichettare i costi di spedizione, gestione o di altro tipo, oltre alle all'imposta sulle vendite o imposta sul valore aggiunto (IVA), se applicabile.  Includi l'imposta sulle vendite per le merci tassabili vendute all'interno dello stato. È obbligatoria per legge ma complicata, perché i tassi delle imposte sulle vendite, così come cosa è considerato merce tassabile, variano da stato a stato e perfino tra le diverse città di uno stesso stato.  Il Marketplace Fairness Act, una proposta di legge che risolverebbe questa ambiguità costringendo i venditori in remoto (online) a imporre e raccogliere tasse sulle vendite in base a dove vivono i loro clienti, è rimasta bloccata alla Camera dei rappresentanti degli Stati Uniti dopo essere stata approvata a grande maggioranza al Senato nel 2013.
ragazza che lavora su un computer portatile

Suggerimenti per farsi pagare più rapidamente

Quando Freshbooks analizzò i propri dati relativi ai termini di pagamento delle fatture per capire quale fosse la migliore dicitura per essere pagati in tempo, i principali punti chiave erano:

consiglio uno

Educazione

Utilizzare espressioni semplici come "si prega di essere puntuali nei pagamenti" e "grazie per il lavoro svolto" aumenterà le tue probabilità di essere pagato.

consiglio due

Indicazione di una data di pagamento specifica

Una dicitura come "pagare alla ricezione" da molti clienti spesso viene interpretata come "paga quando puoi". Un più specifico "pagare entro 21 giorni" o "si prega di pagare entro il 3 agosto 2016" è chiaro e molto più efficace.

consiglio tre

Applicazione di una mora per i ritardi sui pagamenti

Se decidi di addebitare un interesse per i pagamenti in ritardo, anche in questo caso sii educato. Scegli espressioni come "Grazie per il lavoro svolto. Si prega di saldare la fattura entro 21 giorni. Alle fatture pagate in ritardo verrà addebitato un interesse mensile dell'1,5%."

Puoi anche evitarti lo stress di inseguire i pagamenti concordando con il cliente un periodo di tempo prima di iniziare il lavoro o fornire i beni. Gli esperti sono d'accordo sul fatto che la fattura deve essere riscossa immediatamente e i termini di pagamento stabiliti in anticipo.

Posso correggere una fattura?

Sì, molto probabilmente, prima o poi, dovrai correggere un errore che hai commesso nella prima fattura. Che abbia dimenticato di addebitare o accreditare qualcosa, puoi emettere una fattura aggiornata.

Fai in modo che il cliente capisca chiaramente che il conto originale è stato modificato, e tieni i tuoi documenti in ordine nel seguente modo:

  • Modifica l'intestazione "Fattura" in "Fattura aggiornata".
  • Modifica la data della fattura aggiornata.
  • Assegna lo stesso numero di fattura, ma aggiungi una "A" alla fine. Ad esempio, la fattura n. 2928 diventerà la fattura n. 2928A.
  • Metti in evidenza quali oneri sono stati modificati o aggiunti. Puoi farlo utilizzando un carattere con un colore o una dimensione diversi, in grassetto o sottolineato.
  • Modifica l'"importo totale dovuto" e proroga la scadenza, se necessario.
  • Includi una lettera di accompagnamento che spiega quali modifiche sono state apportate.
fattura aggiornata

Modelli di fattura gratis

Esistono molte soluzioni diverse per la fatturazione: software, programmi online, CRM...Ma per le aziende di piccole o medie dimensioni che non emettono molte fatture, un modello di fattura di base è molto più semplice e veloce (per non parlare del fatto che è gratis).

icona impostazioniControllo totale dell'aspetto del tuo documento
icona documento wordSe sai già utilizzare Microsoft Office, non ci sarà nessuna curva di apprendimento
icona gratisÈ gratis per sempre

Creare una fattura da zero può richiedere molto tempo. Fare tabelle, allineare le componenti, scegliere il carattere e i colori adatti, creare formule per automatizzare i dati...è tantissimo lavoro! La buona notizia è che il lavoro più faticoso l'abbiamo fatto noi. I nostri esempi contengono la struttura e il layout essenziali, tutto quello che tu dovrai fare è riempire gli spazi vuoti.

Di seguito troverai 144 modelli di fattura gratis:

fattura corretta
38 modelli di fattura vuoti generici: neutri e tradizionali, eleganti e professionali (19 in MS Word e 19 in Excel)
106 modelli di fattura per usi specifici

Modelli di fattura vuoti in Word

Modello di fattura Word formato taccuino

Word formato taccuino

18996 download
Modello di fattura Word particolareggiato

Word particolareggiato

10213 download
Modello di fattura Word Banker Blues

Banker Blues Word

5997 download

Continua per vedere 19 modelli di fattura vuoti in Word.

Modelli di fattura vuoti in Excel

Modello di fattura Excel con riquadri per intestazione

Excel con riquadri delle intestazioni

3184 download
Modello di fattura Excel moderna e minimalista

Excel moderno e minimalista

3476 download
Esempio di fattura Excel Waterfall

Waterfall Excel

2094 download

Continua per vedere 19 modelli di fattura vuoti in Excel.

esempio di fattura proforma

Fatture proforma

Una fattura proforma, nota anche come fattura preliminare, è un preventivo del tipo di beni o servizi proposti e dei relativi costi. Contiene tutti i dati del compratore e del venditore e la descrizione dei beni oggetto della transazione. Se tutte le condizioni indicate nella fattura proforma vengono accettate, la fattura commerciale che seguirà sarà identica. Nel caso in cui la quantità o il costo dei beni o servizi venga rinegoziato, la fattura commerciale rifletterà le modifiche.

Continua per vedere 8 modelli di fattura proforma.

esempio di fattura commerciale

Fatture commerciali

Una fattura commerciale è il documento a cui comunemente si fa riferimento con il semplice termine "fattura". Chiamata anche fattura per le vendite, fattura di pagamento o fattura d'acquisto, contiene tutti i dettagli della transazione tra il venditore e il compratore.

Continua per vedere 23 modelli di fatture commerciali.

esempio di fattura per liberi professionisti

Fatture per liberi professionisti

Una fattura per liberi professionisti è strutturata per essere utilizzata da chi lavora in settori come progettazione grafica, fotografia, redazione pubblicitaria, programmazione di computer, grafica e sviluppo di siti web, consulenza, produzione video e traduzione. Anche se assomiglia molto a una fattura per servizi, offre la possibilità di addebitare servizi calcolati in base a unità di misura differenti. Ad esempio, i liberi professionisti possono addebitare un costo a parola, per numero di immagini o per lunghezza del lavoro completato.

Continua per vedere 8 fatture per liberi professionisti.

esempi di fatture per fotografia

Fatture per il settore fotografico

I modelli sono sostanzialmente gli stessi delle fatture per i liberi professionisti, ma adattati tenendo conto delle tipiche modalità di pagamento di un fotografo: tariffa forfettaria, tariffa unica, dettagliata, oraria, con o senza licenza,4 layout, tutti in Microsoft Word ed Excel.

Continua per vedere 8 fatture per fotografia.

esempio di fattura per servizi

Fatture per servizi

Una fattura per servizi viene utilizzata per fatturare servizi professionali e non professionali, ad esempio consulenza, baby sitter o lezioni private. Non può essere utilizzata per beni materiali. È utile indicare i differenti servizi addebitati a tariffe differenti o parzialmente fatturati.

Continua per vedere 18 fatture per servizi.

esempio di quietanza di pagamento affitto

Ricevute di affitto

Una quietanza di pagamento d'affitto, chiamata anche fattura per locazione, viene rilasciata dal locatore al conduttore come attestazione dell'affitto percepito. Sebbene non sia richiesta per legge in tutti gli stati, è bene fornirne una nell'ipotesi di una controversia.

Continua per vedere 10 quietanze di pagamento affitto.