Modelli di fatture vuote in MS Word

Guida alla creazione di fatture con Microsoft Word e 19 modelli gratis scaricabili nei formati .doc e .docx.

Emettere le fatture ai clienti dell'azienda non dev'essere necessariamente un processo lungo e complicato. Con i nostri modelli di fatture gratis puoi creare fatture professionali in MS Word senza acquistare software costosi. Questa guida contiene informazioni sui vantaggi derivanti dall'utilizzo di Word e su come usare il programma per creare una fattura partendo da zero. Avrai a disposizione anche vari modelli di fatture vuote da scaricare e personalizzare in base alle esigenze aziendali. Tuttavia, questa guida non descrive gli obblighi di legge previsti per la fatturazione (ad esempio, le imposte dovute per le fatture di vendita), ma solo il ruolo di Word nella progettazione e creazione delle fatture.

Uso di MS Word per la fatturazione

Esistono diverse soluzioni per la creazione di fatture, come software e strumenti online. Se possiedi una piccola azienda, forse non hai bisogno di un pacchetto software completo, ma vorrai comunque una soluzione semplice, comoda e allo stesso tempo economica. Ecco i vantaggi principali dell'uso di Word come soluzione per la creazione di fatture aziendali:

  • Nessun costo - Alcuni pacchetti software per l'emissione di fatture sono soggetti a prezzi di acquisto elevati o a costi di abbonamento ricorrenti. MS Word è un software applicativo solitamente incluso all'acquisto di ogni computer, quindi rappresenta una strategia conveniente per creare le fatture. Molti fornitori di soluzioni per la realizzazione di fatture propongono tariffe diverse in base al numero di fatture emesse ogni mese. Con MS Word, invece, puoi creare 1 o 100 fatture senza dover versare un premio per il servizio.
  • Facilità d'uso - I titolari delle aziende scelgono di utilizzare MS Word per la sua semplicità. È una delle applicazioni per l'elaborazione di testi più riconoscibili e a misura di utente. Sono inoltre disponibili innumerevoli tutorial online, se necessari. Grazie alla formattazione intuitiva non serve essere un genio del computer per produrre un documento funzionale e professionale.
  • Flessibilità - L'aspetto migliore di MS Word è la possibilità di integrarlo con altri programmi e la possibilità di inserire oggetti da altre applicazioni e fonti. Puoi copiare e incollare fogli di lavoro Excel, inserire immagini scaricate e inviare le fatture via email, il tutto da MS Word. Un altro vantaggio è la vasta scelta di formati disponibili per il salvataggio, tra cui PDF e pagina web.

Nonostante gli innegabili vantaggi, MS Word presenta alcuni limiti. Ad esempio, non è possibile utilizzare MS Word per equazioni complesse né per calcoli automatici. Se hai bisogno di queste funzionalità, ti consigliamo di usare MS Excel. Disponiamo di una vasta gamma di modelli di fatture MS Excel gratis e pronti all'uso da scaricare.

Come creare una fattura in MS Word

Per creare una fattura, apri un documento vuoto in Word. Aggiungi poi le seguenti sezioni:

Intestazione

L'intestazione deve contenere il nome o il logo aziendale e la parola "Fattura" in caratteri di grandi dimensioni per indicare chiaramente che si tratta di un documento distinto rispetto al preventivo. Puoi utilizzare l'opzione Intestazione di Word per inserire il contenuto una sola volta e riportarlo in automatico nelle pagine successive. Se la tua azienda dispone di un logo, puoi collocarlo nell'intestazione inserendo un file immagine e in seguito ridimensionarlo e posizionarlo come preferisci.

Per garantire l'uniformità dei documenti aziendali, controlla che tutte le voci, compresa l'intestazione, siano scritte con lo stesso carattere. Secondo uno studio del Software Usability and Research Laboratory, i caratteri più leggibili sono Arial, Courier e Verdana, mentre Times New Roman è il meno apprezzato.

Data della fattura/Data di pagamento

È opportuno indicare la data di emissione della fattura e la data di pagamento nella parte superiore del documento, in genere direttamente sotto l'intestazione. In MS Word hai la possibilità di utilizzare la funzione Data automatica per riportare automaticamente la data. Questa funzionalità è utile per la spedizione delle fatture in formato cartaceo. Tuttavia, nelle fatture in formato elettronico, viene visualizzata sempre la data corrente. In tal caso, è meglio inserire manualmente la data della fattura e di pagamento.

Numero di fattura

Se devi inviare più fatture, la numerazione ti aiuterà a gestirle in modo più semplice. Hai due possibilità per numerare le fatture:

  1. Numerazione progressiva - Questo metodo ti consente di memorizzare tutte le fatture in un'unica cartella ed è utile se non desideri suddividerle per cliente. In MS Word hai a disposizione la funzionalità macro AutoNew, che creerà automaticamente un numero progressivo per ogni nuova fattura, così eviterai di ripetere o saltare un numero.
  2. Numerazione individuale per cliente - Con questo metodo puoi inserire le fatture in una cartella diversa per ogni cliente, ed eventualmente aggiungere il nome del cliente nel numero di fattura (ad esempio, "MRossi1"). Se preferisci questa strategia, dovrai però inserire manualmente il numero di fattura invece di usare la funzione di numerazione progressiva disponibile in MS Word. Il procedimento è il seguente:
    • Inserisci una casella di testo
    • Clicca e trascina la casella di testo per ridimensionarla e posizionarla all'interno del documento
    • Inserisci il numero di fattura

Qualunque sia il metodo scelto, il numero di fattura deve trovarsi nella parte superiore della fattura e deve corrispondere alla documentazione inviata al cliente in precedenza (ad esempio, il numero di preventivo).

Dati dell'azienda e del cliente

Per aggiungere i dati della tua azienda e del cliente, inserisci prima una casella di testo e suddividila in due colonne dal titolo "EMITTENTE" e "DESTINATARIO". Clicca e trascina la casella di testo per ridimensionarla e posizionarla come preferisci, poi digita le informazioni nelle rispettive colonne.

Ti consigliamo di indicare le seguenti informazioni di contatto dell'azienda (se disponibili):

  • nome
  • indirizzo postale
  • numero di telefono
  • numero di fax
  • indirizzo email
  • sito web

Dovresti poi elencare, se del caso, i seguenti dati del cliente:

  • nome
  • nome dell'addetto alla contabilità fornitori>
  • indirizzo postale
  • numero di telefono
  • numero di fax
  • indirizzo email

Se intendi spedire la fattura in formato elettronico, hai la possibilità di usare la funzione campo modulo, che permette al destinatario di digitare le informazioni necessarie in una casella di testo.

Dati della fattura

In ogni fattura dovrai indicare chiaramente i prodotti o servizi a cui si riferisce e l'importo dovuto dal cliente per ciascuno di essi.

In MS Word puoi utilizzare la funzione Tabelle per creare velocemente una tabella composta da righe e colonne nel formato che preferisci. Nella prima riga ti consigliamo di inserire le seguenti intestazioni:

  • IDENTIFICATIVO - Si tratta di un numero progressivo che di solito inizia con "01" e serve come riferimento rapido.
  • DESCRIZIONE - Sezione che può includere dati quali servizi, materiali, manodopera e sconti per il cliente. Se preferisci, invece di una descrizione testuale completa hai la possibilità di riportare un codice di fatturazione: ad esempio, "MAT" per i materiali o "SC" per lo sconto riservato al cliente.
  • QUANTITÀ - In questa colonna verranno indicate le quantità fornite per ogni voce.
  • PREZZO - Prezzo unitario, comprensivo di valuta (ad esempio, $ 70).
  • TOTALE - Per ottenere questo valore è necessario moltiplicare manualmente le quantità per il prezzo unitario.

Se è previsto l'addebito dell'imposta sulle vendite, inseriscila dopo il subtotale dei costi dettagliati e prima del totale generale, che puoi riportare in grassetto per evidenziare l'importo.

MS Word non offre una funzione avanzata di calcolo automatico, quindi dovrai calcolare personalmente il subtotale e il totale e riportare le cifre nelle rispettive celle della tabella.

Termini di pagamento

Spesso sotto i dati della fattura è presente la sezione "Termini di pagamento", nota anche come "Termini e condizioni". Inserisci un'altra casella di testo, applica il grassetto all'intestazione e aggiungi il testo. Alcuni dei termini più usati sono "Pagamento a [x] giorni" o "Pagamento a ricevimento fattura".

Dati di pagamento

Dovrai comunicare ai clienti come pagare la fattura, quindi inserisci una casella di testo per i dati di pagamento accanto o sotto i termini di pagamento. La casella con i dati di pagamento dovrà contenere le seguenti sezioni:

  • Intestazione specifica (in grassetto): ad esempio, "Effettuare il pagamento a"
  • Nome del beneficiario (azienda)
  • Numero di conto del beneficiario
  • Nome e indirizzo della banca
  • Codice Swift della banca
  • Codice IBAN

Se accetti anche altri metodi di pagamento, come PayPal, inserisci il logo, ridimensionalo e posizionalo. Per l'invio della fattura in formato elettronico, aggiungi un link ipertestuale per indirizzare il cliente direttamente al portale di pagamento via web.

Puoi anche salutare il cliente inserendo un messaggio semplice ma cordiale come "Grazie di aver scelto la nostra azienda" in una casella di testo a parte o a piè di pagina.

Salvataggio e invio della fattura

Ora che hai creato la fattura, devi inviarla al cliente per ricevere il pagamento. In MS Word puoi salvare la fattura come file PDF e allegarla in un'email prima di spedirla. Uno dei vantaggi del formato PDF è che il cliente avrà la possibilità di aprirlo e visualizzarlo in modo semplice su qualsiasi browser. Inoltre, i documenti in PDF sono sicuri e si possono aprire esclusivamente in modalità di sola lettura, cioè non possono essere alterati dopo l'invio.

Esempi di modelli gratis

Se pensi che il modello di fattura per Word risponda perfettamente alle esigenze della tua azienda ma non hai la pazienza di installare uno strumento per la creazione di fatture o il tempo di partire da zero, dai un'occhiata ai nostri esempi. Ti basterà scaricare il documento con lo stile che preferisci, modificare i dati in base alla tua azienda, e potrai subito spedire ai clienti una fattura professionale.


Hai bisogno di aiuto per formati di fatture diversi? Ecco altri esempi a disposizione: modelli di fatture per freelance pensati appositamente per freelance e imprenditori, fattura commerciale per transazioni commerciali, modello di fattura per prestazione di servizi professionali e non professionali, e modello di fattura per fotografi con vari metodi di fatturazione. Hai inoltre la possibilità di scaricare una fattura proforma per confermare l'impegno alla vendita di beni a un determinato prezzo e in base a termini prestabiliti.

  • Word particolareggiato

    Modello di fattura Word particolareggiato

    Intestazione orizzontale sottile per presentare il logo sopra una linea divisoria blu prima di scendere nei dettagli finanziari. I riquadri di diverse gradazioni contengono i dati della fattura e corrispondono alle varie voci della transazione, che contrastano con lo sfondo vistoso dell'intestazione. Il layout sintetico offre spazio a sufficienza per inserire i termini e una nota di ringraziamento.

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  • Banker Blues Word

    Modello di fattura Word Banker Blues

    I caratteri professionali abbinati al tema di colore blu creano un modello di fattura business adatto ad aziende di ogni tipo e dimensione. Il logo del marchio e l'indicazione del metodi di pagamento preferiti e del beneficiario danno al modello un aspetto contemporaneo, perfetto in combinazione con il layout semplice.

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  • Word con riquadri delle intestazioni

    Modello di fattura Word con riquadri per intestazione

    Questo formato di fattura vuota gratis presenta caratteri serif importanti e linee divisorie di grandi dimensioni. I riquadri azzurri segnalano le intestazioni delle varie categorie e i termini di pagamento, garantendo una migliore suddivisione e leggibilità. La gerarchia delle informazioni è coerente con la struttura delle fatture tradizionali, ma la personalità del documento è del tutto unica.

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  • Greenlight District Word

    Modello di fattura Word Greenlight District

    Un tocco di verde evidenzia in modo innovativo le categorie e i titoli delle sezioni e dell'intestazione della fattura, permettendo al lettore di individuarle con grande facilità. Il riquadro del totale è completamente colorato e abbinato alle linee divisorie sottili del documento. Grazie al carattere classico e al layout professionale, questo modello risulta elegante ma moderno.

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  • Word moderno e minimalista

    Modello di fattura Word moderna e minimalista

    Griglia dalle linee spesse e armoniose di colore grigio ardesia combinate con un riquadro del totale completamente nero, per un documento moderno con elementi dallo stile minimalista. L'intestazione orizzontale contiene sezioni diverse per i dati della fattura, oltre allo spazio per il logo. Il carattere semplice e l'allineamento spazioso migliorano la leggibilità.

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  • Word classico con griglia

    Modello di fattura Word con griglia classica

    Grazie ai caratteri intramontabili e alla struttura tradizionale, questo modello di fattura classico è adatto a tutte le tipologie di transazione. La griglia con linee visibili e i totali in grassetto rendono le informazioni facili da leggere. Lo spazio per il logo aziendale nell'angolo in alto a destra e il testo personalizzabile nella sezione del destinatario permettono di creare un documento su misura per il tuo marchio.

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  • Double Trouble Word

    Modello di fattura Word Double Trouble

    I dati della fattura in evidenza sul margine sinistro sostituiscono l'intestazione orizzontale standard creando un documento moderno in due sfumature di grigio con informazioni suddivise ordinatamente. Nel corpo della fattura viene utilizzata la stessa combinazione di sfumature, oltre a una griglia con linee in cui inserire le varie voci. A completare il documento, i termini di pagamento allineati a sinistra nell'angolo in basso, in contrapposizione con il logo aziendale.

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  • Corporate Rundown Word

    Modello di fattura Word Corporate Rundown

    Questo modello di fattura professionale utilizza la formattazione tradizionale e l'allineamento standard a sinistra per presentare le informazioni in modo diretto. L'intestazione orizzontale con lo spazio per il logo vanta elementi dallo stile minimalista, e si può quindi adattare in base al marchio. Sotto i prezzi delle varie voci si trova un ampio spazio per i termini di pagamento e le coordinate bancarie.

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  • Money Maker Word

    Modello di fattura Word Money Maker

    Per i caratteri sans serif di grandi dimensioni e gli spazi uniformi senza linee della griglia, questo modello di fattura ricorda un documento societario. Il layout della pagina si estende dal margine superiore fino al fondo, con i termini di pagamento e i dati della transazione separati da un ampio spazio vuoto. Il titolo della pagina è di grandi dimensioni ed è personalizzabile in base al marchio.

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  • Waterfall Word

    Modello di fattura Word Waterfall

    Le righe e le colonne extralarge in varie gradazioni pastello dell'azzurro donano a questo modello di fattura un effetto a più livelli con spaziatura esatta e linee pulite. L'allineamento moderno a destra utilizzato per i dati della fattura, oltre ai caratteri sans serif, rendono questo modello visivamente piacevole e facile da leggere.

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  • Teal Time Word

    Modello di fattura Word Teal Time

    Le linee divisorie sottili di un unico colore creano un'intestazione e una sezione della fattura di grande impatto, e consentono di distinguere nettamente i vari prezzi e presentare tutti i dati in modo chiaro. Il logo aziendale sul margine sinistro si abbina al riquadro interamente di colore verde petrolio aggiungendo piccoli elementi visivi alla pagina.

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  • Clean Cut Word

    Modello di fattura Word Clean Cut

    Grazie alla suddivisione semplice con tutti i titoli neri, questo modello di fattura è una valida soluzione per società o piccole aziende. Lo spazio per il logo in alto ti consente di personalizzare il modello, mentre in fondo alla pagina vengono riportate le informazioni di contatto scritte in caratteri piccoli.

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  • Moonlight Word

    Modello di fattura Word Moonlight

    La griglia senza linee e le gradazioni di blu navy e giallo pallido donano uno stile classico a questa fattura accattivante con piccoli dettagli. I caratteri di dimensioni diverse in due toni vivaci del giallo e il logo minuscolo creano un modello su più livelli pur mantenendo l'ordine della pagina.

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  • Sublime Word

    Modello di fattura Word Sublime

    Caratteri delicati abbinati a linee divisorie verde lime sottili per aggiungere un dettaglio vivace a questo modello di fattura classico. L'intestazione minimalista e il carattere di piccole dimensioni danno un tocco moderno al documento, che presenta colori personalizzabili e uno spazio per il logo nell'angolo in alto a destra.

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  • Tangerine Totals Word

    Modello di fattura Word Tangerine Totals

    Le linee divisorie orizzontali in una gradazione vivace di arancione creano una fattura dallo stile ordinato, e i titoli e i dati della transazione risultano facili da leggere. La fattura risulta inoltre professionale grazie alla combinazione tra ampio spazio bianco e testo formale, e comprende anche una sezione per la nota di ringraziamento.

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  • Sunset Word

    Modello di fattura Word Sunset

    Il titolo al centro della pagina e il logo aziendale di questa fattura accattivante creano un punto focale in contrasto con le righe colorate nel corpo del documento. I toni della pagina sono disposti in ordine dai più freddi ai più caldi, contribuendo a suddividere lo spazio bianco e ad attirare l'attenzione sui numeri.

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  • Word moderno e professionale

    Modello di fattura Word moderno e professionale

    Lo sfondo ombreggiato ed elegante separa questo esempio di fattura in due sezioni principali, donandogli uno stile sofisticato ma ordinato. I dati della transazione sono collocati prima del riepilogo dei prezzi, dallo stile moderno, mentre il logo e il riquadro "Fattura" a contrasto aggiungono un dettaglio ancora più personalizzato.

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  • Word con riquadri blu

    Modello di fattura Word con riquadri blu

    Il titolo della fattura è seguito da tre riquadri rettangolari per presentare i dati fondamentali in modo diretto. La sezione della griglia con caratteri tradizionali è facile da leggere e vanta una tenue ombreggiatura blu. A completare il documento, i dati e i termini di pagamento vengono proposti in un layout moderno sotto il totale della fattura.

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