Modelli di modulo di autorizzazione carta di credito

Guida ai moduli di autorizzazione carte di credito con 40 esempi gratis in MS Word

La gestione dei pagamenti dei clienti può essere complicata, ma considerato che i consumatori preferiscono pagare beni e servizi con carta di credito, è fondamentale che la tua azienda sia organizzata per le autorizzazioni delle transazioni con questo metodo di pagamento. Per iniziare, ti mettiamo a disposizione una gamma di esempi e modelli gratis da scaricare e personalizzare, oltre a degli esempi di curriculum.

Insieme ai nostri modelli gratis, questa guida fornisce informazioni utili su quando utilizzare un modulo di autorizzazione carta di credito, i vantaggi associati, cosa è necessario indicare nel modulo e i requisiti di legge in materia.

Quando utilizzare un modulo di autorizzazione carta di credito

Le aziende possono avere necessità di autorizzare pagamenti con carta di credito in svariati casi, in particolare se il commerciante non ha accesso alla carta fisica nel momento in cui la transazione viene effettuata. Ecco alcune situazioni che potrebbero verificarsi durante le tue transazioni commerciali:

  • Il titolare della carta di credito non è fisicamente presente, come nel caso di ordini effettuati via internet, al telefono, via email o per posta ordinaria. L'autorizzazione verbale o scritta di acquisti con catta di credito o di transazioni con carta non presente vengono generalmente utilizzati da commercianti che non possiedono un esercizio commerciale tradizionale aperto al pubblico, per es. le compagnie aeree. Anche le aziende che non dispongono di un POS potrebbero avere necessità di utilizzare i moduli di autorizzazione carta di credito.
  • L'addebito sulla carta di credito avviene in un secondo momento - All'atto della transazione, non viene effettuato alcun addebito sulla carta di credito del cliente e la transazione rimane in sospeso sul conto del titolare della carta. Queste transazioni con preautorizzazione sono comunemente utilizzate da hotel e autonoleggi, per i quali l'addebito provvisorio iniziale può essere soggetto a successive rettifiche in funzione dei costi dei beni o servizi effettivamente fruiti, per es. il servizio in camera in hotel. Le aziende possono utilizzare questo tipo di transazione anche nel caso di clienti che desiderano prenotare articoli momentaneamente non disponibili.
  • Pagamenti con carta di credito ricorrenti o continuativi - Queste transazioni con carte di credito registrate in archivio si verificano quando il titolare della carta ne ha autorizzato l'uso come metodo di pagamento permanente. Questo avviene per esempio nel caso di aziende che offrono servizi in abbonamento e preferiscono automatizzare le transazioni per i clienti fidelizzati.

Vantaggi dell'utilizzo di moduli di autorizzazione carta di credito

L'adozione di moduli di autorizzazione al pagamento comporta diversi vantaggi, tra i quali:

  • Efficienza - Quando acquisisci le informazioni del cliente e del pagamento, anziché dover compilare e archiviare più moduli puoi utilizzare un unico modulo di autorizzazione carta di credito. Questo rende il processo aziendale più efficiente, e la riduzione del numero di documenti consente di semplificare l'organizzazione e la conservazione dei dati registrati.
  • Capacità di conquistare la fiducia dei clienti- Annotare i dettagli del pagamento di un cliente su un vecchio pezzo di carta qualsiasi non è sufficiente. Devi fare sì che il titolare abbia fiducia nel fatto che le sue informazioni personali saranno al sicuro. Il primo passo è utilizzare un modulo di autorizzazione al pagamento realizzato con una buona grafica, che dimostri la tua professionalità e il tuo impegno nel fornire una documentazione adeguata per le transazioni.
  • Protezione da attività fraudolente - Esistono certamente dei rischi per la sicurezza associati ai pagamenti con carta di credito, ma i moduli di autorizzazione sono un metodo impagabile quando si tratta di gestire una richiesta di storno. In questi casi il titolare di carta di credito segnala una transazione non autorizzata e chiede lo storno dell'addebito. Tenere correttamente i registri dei moduli compilati e firmati ti protegge inoltre da eventuali transazioni fraudolente.

Quali informazioni deve contenere il modulo?

Qualsiasi modello di modulo tu scelga, le informazioni della tua azienda (nome, indirizzo e numero di telefono) devono essere chiaramente indicate. Il modulo deve contenere spazi da compilare con:

Dati della carta di credito e del titolare

  • Dati del titolare della carta di credito - Nome completo, indirizzo di fatturazione e informazioni di contatto del cliente
  • Dati della carta di credito - Tipo di carta (per es. Visa, Mastercard), numero, data di scadenza e codice di sicurezza CVV
  • Dichiarazione per l'autorizzazione - Ecco un esempio: Il sottoscritto [nome del titolare della carta di credito] autorizza [nome della tua azienda] ad addebitare sul conto della propria carta di credito l'importo di [importo pattuito]
  • Firma del titolare della carta - Perché il modulo sia valido, devono essere apposte la firma e la data

ccaf

Transazioni ricorrenti

Vi sono casi in cui al cliente vengono addebitati degli importi su base continuativa o ricorrente. Secondo un articolo sulle best practice per la gestione delle carte di pagamento pubblicato su Square, il modulo di autorizzazione deve riportare le seguenti informazioni:

  1. importi delle transazioni
  2. frequenza degli addebiti
  3. durata dell'autorizzazione del titolare della carta di credito

Rimborsi

Se stai effettuando il rimborso di un pagamento, assicurati di riaccreditarlo direttamente sulla carta di pagamento del cliente. Per farlo, puoi usare il nostro modello di Modulo di autorizzazione rimborso carta di credito. Se devi effettuare il rimborso in contanti, con assegno o con riaccredito su conto corrente bancario, fai firmare al cliente una dichiarazione scritta di avvenuta ricezione dell'importo rimborsato.

Criteri per la raccolta e la conservazione dei dati delle carte di credito

La normativa in materia di raccolta e conservazione dei dati delle carte di credito varia da Stato a Stato. Per riempire questo vuoto legale, è stato creato un insieme di standard di sicurezza proprietario, il PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), che fornisce alle organizzazioni che gestiscono le informazioni di titolari di carte di credito dei criteri di valutazione e adozione di pratiche volte a garantire la sicurezza dei dati. pagamenti con carta di credito

Sebbene la conformità al PCI DSS non sia giuridicamente applicabile dalle leggi federali, alcuni Stati USA fanno riferimento direttamente a questo standard. Per esempio, nel 2009 il Nevada ha recepito lo standard nella legislazione statale, istituendo l'obbligo di conformità per chiunque svolga attività commerciali in territorio nazionale. Anche se al momento non sei soggetto al PCI DSS, la situazione potrebbe cambiare in futuro, e il mantenimento della conformità con gli standard è un altro indicatore della professionalità della tua azienda.

Molti dei modelli che offriamo includono una breve dichiarazione relativa all'archiviazione delle informazioni della carta di credito. A seconda della politica sulla conservazione dei dati delle carte di credito adottata dalla tua azienda, potresti decidere di allegare tale dichiarazione per dissipare i timori dei clienti riguardo a una potenziale attività fraudolenta.

Requisiti PCI DSS per la conformità

Il PCI DSS stabilisce 12 requisiti per la conformità ad alto livello:

  1. Installare ed eseguire la manutenzione di una configurazione firewall per proteggere i dati relativi ai titolari di carta di credito
  2. Non utilizzare nessuna delle impostazioni standard per password di sistema e altri parametri di sicurezza forniti dal gestore
  3. Proteggere i dati archiviati dei titolari di carte di credito
  4. Trattare con sistemi di cifratura (crittografia) i dati dei titolari quando questi sono trasmessi attraverso reti di pubblico dominio
  5. Proteggere tutti i sistemi da malware e aggiornare regolarmente i software antivirus
  6. Sviluppare e mantenere sistemi e applicazioni sicuri
  7. Restringere l’accesso ai dati al personale autorizzato alla loro gestione per lo svolgimento delle proprie mansioni
  8. Identificare e autenticare l'accesso a componenti di sistema
  9. Garantire che l’accesso fisico ai dati dei titolari sia limitato ai soli soggetti autorizzati nelle modalità previste
  10. Tracciare e monitorare tutti gli accessi alle risorse di rete ed ai dati dei titolari
  11. Testare regolarmente i sistemi e i processi di sicurezza
  12. Mantenere una politica che diffonda informazioni sulla sicurezza a tutto il personale

Per informazioni dettagliate sulla conformità al PCI e sull'accesso a webinar, tutorial e guide, visita la pagina web dell'Ente responsabile degli standard di protezione PCI.

Esempi di modulo di autorizzazione carta di credito

Che tu debba effettuare transazioni una tantum o pagamenti ricorrenti, scegli uno degli esempi personalizzabili della nostra gamma. I modelli qui sotto sono stati progettati per adattarsi a diversi settori di attività, tra i quali l'assistenza sanitaria, l'ospitalità e i servizi legali. Troverai inoltre degli esempi di formati da utilizzare in varie situazioni, tra cui l'autorizzazione al rimborso di addebiti su carta di credito e l'autorizzazione all'addebito di quote di appartenenza o di commissioni Visa e Mastercard.

Modulo di autorizzazione carta di credito per più utenti

Autorizzazione addebito per più utenti

Consenti ai tuoi clienti di autorizzare l'addebito su una singola carta di credito per ordini effettuati da un massimo di quattro utenti indicati sul modulo.

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Autorizzazione addebito fattura

Autorizzazione addebito fattura

Effettua il pagamento di più fatture con una singola transazione o specifica i singoli addebiti per ciascuna di esse utilizzando un unico modulo.

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Autorizzazione addebito spese Visa e Mastercard

Autorizzazione addebito spese Visa e Mastercard

Stabilisci un accordo per l'addebito degli importi al momento dell'accettazione della richiesta di un cliente.

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Modulo di autorizzazione addebito hotel e spese extra

Autorizzazione addebito hotel e spese extra

Modulo completo di autorizzazione all'addebito creato su misura per il settore dell'ospitalità e degli eventi.

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Autorizzazione addebito biglietto aereo

Autorizzazione addebito biglietto aereo

Perfetto per agenzie viaggi, sia piccole che grandi, questo pratico modulo combina i dati del passeggero con le informazioni per l'autorizzazione all'addebito degli importi relativi al servizio in un unico documento.

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Modulo di autorizzazione carta di credito elegante vuoto

Modulo di autorizzazione addebito elegante

Elegante modulo di autorizzazione all'addebito formulato in modo dettagliato e accurato per tutelare entrambe le parti.

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Modulo di autorizzazione addebito donazioni flessibile

Modulo di autorizzazione addebito donazioni flessibile

Modulo dinamico per la preautorizzazione di addebiti ricorrenti per donazioni con tre opzioni di scelta.

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Modulo di autorizzazione pagamento diretto

Modulo di autorizzazione pagamento diretto

Modulo per il pagamento tramite bonifico elettronico da conti correnti bancari con pratici campi in cui inserire tutte le informazioni necessarie.

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Modulo di autorizzazione addebito donazioni

Modulo di autorizzazione addebito donazioni

Questo modulo propone una serie di opzioni per l'addebito periodico di importi a favore di organizzazioni che accettano elargizioni e donazioni.

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Modulo di autorizzazione addebito con ricevuta di pagamento

Autorizzazione addebito con ricevuta di pagamento

Raccogli i dati della carta di credito per un addebito una tantum o transazioni ricorrenti; con ricevuta di pagamento staccabile.

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Autorizzazione addebito con sezione riservata all'ufficio

Autorizzazione addebito con sezione riservata all'ufficio

Questo modulo combina l'autorizzazione per l'addebito su carta di credito, i dettagli della transazione e i dati del cliente in un unico documento.

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Autorizzazione addebito con dati patente di guida

Autorizzazione addebito con dati patente di guida

Richiedi i dati della patente di guida per tutelare maggiormente sia te stesso che il tuo cliente.

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Autorizzazione addebito attrezzature o servizi

Autorizzazione addebito attrezzature o servizi

Modulo semplice per l'autorizzazione all'addebito sul conto a fronte del noleggio di attrezzature o dell'erogazione di servizi.

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Modulo di autorizzazione addebito preventiva

Modulo di autorizzazione addebito preventiva

Attiva una linea di credito generale tra la tua azienda e il cliente tramite l'emittente della carta di credito.

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Modulo di autorizzazione carta di credito permanente per assistenza sanitaria

Modulo di autorizzazione carta di credito permanente per assistenza sanitaria

Modulo per l'attivazione dell'autorizzazione all'addebito permanente su carta di credito (Carta per servizi di assistenza sanitaria o transazioni commerciali).

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Autorizzazione addebito fattura singolo o ricorrente

Autorizzazione addebito fattura singolo o ricorrente

Autorizzazione al pagamento di fatture singole o di fatture emesse per transazioni future.

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Modulo di autorizzazione carta di credito professionale

Modulo di autorizzazione carta di credito professionale

Modello di autorizzazione carta di credito pratico e professionale per l'accettazione di pagamenti con carta.

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Modulo di autorizzazione addebito domanda di licenza via fax

Modulo di autorizzazione addebito domanda di licenza via fax

Modulo di autorizzazione in forma di copertina fax per gestire in modo semplice il pagamento di una licenza con l'invio di un singolo documento.

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Modulo di autorizzazione addebito quote di appartenenza

Modulo di autorizzazione addebito quote di appartenenza essenziale

Addebita le quote di appartenenza su una carta di credito senza necessità di strisciare la carta su un lettore.

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Modulo di autorizzazione carta di credito per hotel

Modulo di autorizzazione addebito hotel

Modulo che consente agli hotel di richiedere la copia fronte retro di una carta di credito utilizzata per la prenotazione.

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Modulo di autorizzazione addebito servizi legali

Modulo di autorizzazione addebito servizi legali

Concepito per chi opera su mandato di rappresentanza legale o caso per caso (frequente nella professione legale).

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Modulo di autorizzazione carta di credito per addebiti mensili ricorrenti

Modulo di autorizzazione addebiti mensili ricorrenti

Per clienti che effettuano transazioni ricorrenti: utilizzalo per semplificare le interazioni predisponendo addebiti periodici.

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Modulo di autorizzazione carta di credito generico

Modulo di autorizzazione addebito multiuso

Modulo generico multifunzionale, semplice e flessibile, concepito per adattare le transazioni a qualsiasi situazione.

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Modulo di autorizzazione addebito singolo o ricorrente

Autorizzazione addebito singolo o ricorrente

Questo modulo estremamente flessibile consente di scegliere tra il pagamento di una singola transazione e l'autorizzazione all'addebito ricorrente.

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Modulo di autorizzazione carta di credito permanente

Modulo di autorizzazione carta di credito permanente

Modulo di autorizzazione carta di credito generico per transazioni ricorrenti concepito per le aziende online. Semplifica e velocizza la procedura di pagamento.

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Modulo di autorizzazione rimborso carta di credito

Modulo di autorizzazione rimborso carta di credito

Se hai necessità di effettuare un rimborso ma non tieni in archivio le informazioni riservate, questo modulo ti consente di recuperare i dati di una carta di credito.

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Modulo di autorizzazione addebito partecipante

Modulo di autorizzazione addebito partecipante

Modulo per l'addebito veloce ed efficiente per gallerie, fiere e mostre, in occasione dell'allestimento di un salone dell'artigianato locale.

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Modulo di autorizzazione addebito ricorrente del premio

Autorizzazione addebito ricorrente del premio

Per cure dentarie o oculistiche, servizi legali, automobili e una serie di altre coperture assicurative che prevedono pagamenti ricorrenti.

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Modulo di addebito ricorrente per software e assistenza

Autorizzazione addebito ricorrente per software e assistenza

Concepito appositamente per le aziende che forniscono software e assistenza su base continuativa.

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Modulo di autorizzazione addebito ricorrente con data di inizio flessibile

Autorizzazione addebito ricorrente con data di inizio flessibile

Prendi accordi per il futuro utilizzando questo modello che consente di stabilire date di inizio flessibili per addebiti ricorrenti.

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Autorizzazione addebito deposito e spese amministrative

Modulo di autorizzazione addebito deposito e spese amministrative

Questo modulo di autorizzazione all'addebito dei costi di locazione tiene traccia sia del deposito che delle spese amministrative: perfetto per il noleggio di attrezzature o l'affitto di una casa.

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Modulo di autorizzazione addebito costi evento

Modulo di autorizzazione addebito costi evento

Raccogli le informazioni in anticipo per evitare di distrarre i tuoi clienti con dettagli di natura finanziaria durante l'evento.

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Modulo di autorizzazione addebito prenotazione hotel

Modulo di autorizzazione addebito prenotazione hotel

Assicurati che gli addebiti su carta di credito siano perfettamente chiari a tutte le parti interessante. Per dipendenti e manager del settore dell'ospitalità.

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Modulo di cessione autorizzazione credito

Modulo di cessione autorizzazione credito

Consenti ai tuoi clienti di autorizzare soggetti terzi a effettuare addebiti limitati sulla propria carta di credito (per es. un genitore che cede un credito limitato al proprio figlio).

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Addebito costi corso di studi e alloggio studenti

Modulo di addebito costi corso di studi e alloggio

Modulo per il pagamento del corso di studi e dell'alloggio con spiegazione della natura degli addebiti.

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Modulo di autorizzazione addebito clienti storici

Modulo di autorizzazione addebito clienti storici

Questo modulo consente di addebitare sulla carta di clienti storici l'importo di servizi che il cliente desidera regalare a terzi.

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Modulo di autorizzazione addebito fornitore di terza parte per studenti

Autorizzazione addebito fornitore di terza parte per studenti

Modulo in forma di copertina con il riepilogo cronologico dei costi a carico di uno studente per l'addebito dei crediti esigibili.

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Modulo di autorizzazione carta di credito per pendenze

Modulo di autorizzazione cc per pendenze

Per aziende le cui spese correnti non possono essere sempre fatturate al momento dell'erogazione dei servizi.

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Autorizzazione addebito spese di viaggio

Autorizzazione addebito spese di viaggio

Provvedi a tutte le spese sostenute in occasione del viaggio di un cliente; con breve riepilogo degli addebiti.

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