Modelli di preventivi e offerte

Preventivi e offerte: come procedere alla stesura (11 esempi disponibili)

I modi in cui le aziende possono fornire prezzi ai clienti sono due: i preventivi e le offerte. Entrambi questi moduli di determinazione dei costi costituiscono la base del prezzo finale incluso nell'offerta associata. Molte aziende, tra le quali le imprese edili, forniscono offerte personalizzate in base alle esigenze specifiche del cliente, invece di offrire un listino prezzi definito applicabile a tutti i clienti.

Secondo i dati di Sageworks, una società nel campo dell'analisi finanziaria, le aziende del settore edile dominano la classifica delle 10 industrie in più rapida crescita negli Stati Uniti. In un ambito caratterizzato da un'espansione così grande, è fondamentale disporre di modi efficienti ed efficaci per fornire i costi dei progetti edili ai clienti potenziali. Questa guida offre informazioni utili riguardanti le differenze tra preventivi e offerte, i motivi per i quali vengono utilizzati, cosa dovrebbero includere, e i pro e i contro legati all'utilizzo di software per la creazione di preventivi. Alla fine della guida abbiamo fornito modelli di preventivo gratis per aiutarti a crearne uno da zero. Questi moduli possono essere scaricati, modificati in base alle tue esigenze, e stampati.

Cosa sono preventivi e offerte?

È un'idea diffusa che preventivi e offerte siano la stessa cosa. I termini "preventivo" e "offerta" sono spesso utilizzati indifferentemente ma, secondo YourTradeBase, i due moduli si distinguono sotto alcuni aspetti.

Preventivo

  • Dà un'indicazione dei costi previsti in base a informazioni limitate sul lavoro
  • Può inoltre comprendere il calendario dei lavori, la data di consegna proposta, le condizioni generali e le tempistiche dei pagamenti
  • Utile se non sei in grado di garantire il costo dei materiali o non sei certo delle dimensioni del lavoro
  • NON è vincolante dal punto di vista legale

Offerta

  • Un'offerta precisa del lavoro offerto, una volta accettata dal cliente, non può essere modificata. La fattura finale e i costi associati corrisponderanno a quelli dell'offerta iniziale fornita al cliente
  • Include informazioni più dettagliate in merito ai requisiti del progetto
  • A causa delle fluttuazioni potenziali dei costi dei materiali, un modulo di offerta compilato è valido solo per un determinato periodo di tempo, dopodiché scade
  • È spesso, preferita dai clienti, che sapranno esattamente cosa aspettarsi in termini di costi, tempistiche e materiali
  • Si tratta di un contratto vincolante dal punto di vista legale tra te e il cliente

Perché dovrei fornire preventivi e offerte per iscritto?

Fornire un preventivo o un'offerta verbale non è necessariamente sbagliato: la stesura per iscritto non è un requisito di legge. I vantaggi di fornire un documento scritto, tuttavia, sono molteplici:

  1. Risolvi incomprensioni o controversi legali: nella sfortunata circostanza in cui possa sorgere una controversia tra te e il cliente, un'offerta dettagliata fornisce un riferimento durante il processo di mediazione. Un accordo verbale non è solo difficile da dimostrare, ma può essere causa di preoccupazioni ulteriori che potrebbero essere evitate se l'esposizione fosse documentata.
  2. Dai prova di un alto livello di professionalità: se vuoi essere preso sul serio e sfruttare al massimo le tue possibilità quando partecipi a una gara per progetti edili, dovresti fornire un'offerta scritta. Mettiti nei panni del tuo potenziale cliente. Opteresti per un fornitore di servizi che ti ha offerto un preventivo solo telefonicamente o, con maggiore probabilità, sceglieresti un'azienda che ti ha fornito un documento professionale scritto? È una scelta piuttosto facile.
  3. Usa un documento standardizzato: con un modello di preventivo predefinito puoi offrire una quotazione personalizzata di costi, tempistiche e materiali in base alle esigenze specifiche del cliente, eliminando il problema di ricominciare da zero per ogni nuova richiesta di lavoro. Ciò ti consentirà di risparmiare tempo prezioso, ridurre i costi amministrativi e garantire coerenza.
  4. Conserva dati accurati: quando un'azienda è in espansione perdere traccia dei clienti e dello stato di avanzamento di ogni progetto è un rischio reale. Conservare copie dei documenti può non essere l'aspetto più entusiasmante del gestire un'azienda, ma ti ripagherà quando ti verrà chiesto di fornire dettagli su un particolare progetto che è stato completato mesi addietro.

Non posso semplicemente usare un software per la determinazione dei prezzi?

La tecnologia gioca un ruolo importante quando si tratta di gestire un'azienda o di lavorare in modo efficace ed efficiente. Tuttavia, non sempre è l'opzione migliore per te e la tua azienda. BuildSoft, un fornitore di software in campo edile analizza i pro e i contro di utilizzare software per la creazione di preventivi per l'edilizia:

Vantaggi del software per la creazione di preventivi

  • Ottimizza i processi aziendali, incrementa l'efficienza e consente di risparmiare tempo e denaro, se il software scelto è quello giusto.
  • L'inserimento manuale delle attività e l'incidenza di errori umani si riducono.
  • È possibile calcolare i costi di manodopera, il volume dei materiali necessari e il prezzo totale con maggiore accuratezza.
  • Il confronto di progetti simili per creare efficienze basando preventivi e offerte sui progetti precedenti può convertirsi in un risparmio di tempo e denaro.
  • Il software per la creazione di preventivi ti permette di gestire e programmare la manodopera disponibile in modo più efficace misurando i tempi di consegna dei materiali.

Svantaggi del software per la creazione di preventivi

  • Il software per la creazione di preventivi può essere costoso e potrebbe rivelarsi un investimento troppo oneroso per la tua azienda, in particolare se hai una ditta individuale.
  • Se non sei un esperto di tecnologia, imparare a usare il software potrebbe richiedere una quantità di tempo significativa.
  • Il software che hai acquistato può non includere aggiornamenti o upgrade periodici. La natura mutevole tipica del settore edile implica che il pacchetto software potrebbe diventare obsoleto in tempi brevi.

Cosa dovrebbe includere un preventivo?

Dopo aver analizzato le differenze tra preventivi e offerte, è arrivato il momento di vedere come passare dalle parole ai fatti.

La differenza principale tra un preventivo e un'offerta è il livello di dettaglio. Sebbene non sia dettagliato come un'offerta, un preventivo professionale dovrebbe includere gli elementi seguenti:

  1. Dati dell'azienda: per creare un documento dall'aspetto professionale, assicurati di includere il logo dell'azienda, il nome e i recapiti principali come l'indirizzo, l'indirizzo email e il numero di telefono.
  2. Dettagli del cliente: metti in evidenza il destinatario del preventivo inserendo i dati noti del cliente compreso il nome, l'indirizzo, l'indirizzo email e il recapito telefonico.
  3. Numero del preventivo: è importante includere la parola "preventivo" nella parte superiore del documento. Inserire il termine "preventivo" in primo piano garantisce che hai delineato in modo chiaro che si tratta proprio di un preventivo e che i prezzi non sono pertanto vincolanti dal punto di vista legale.
  4. Data: si tratta della data in cui si fornisce il preventivo scritto al cliente, non la data del relativo progetto. Punta a fornire un preventivo per iscritto entro qualche giorno dalla presa in esame del lavoro; dimostrare tempestività significa dare prova di professionalità. Inoltre, ridurrai le probabilità che il cliente richieda ulteriori preventivi ad altri fornitori di servizi.
  5. Descrizione del progetto: si tratta della sezione in cui vanno inserite le informazioni essenziali. Quando esamini un lavoro, cerca di raccogliere il maggior numero di informazioni possibile in merito a quanto serve per completarlo. Il sito è facilmente accessibile? Ci sono strumenti o materiali speciali richiesti? Una descrizione dettagliata del progetto in anticipo ti consentirà di fornire un preventivo più accurato e può evitare che emergano equivoci o controversie potenziali successivamente.
  6. Voci di costo: a volte è meglio fornire un'analisi dettagliata dei costi generali, sia per questioni di trasparenza sia per mostrare il valore al cliente. Voci comuni includono materiali, manodopera e numero di ore necessarie per completare il lavoro.
  7. Dettagli sulle imposte: al lavoro sono applicabili delle imposte? In tal caso, includere l'aliquota fiscale e l'importo come voci di costo separate.
  8. Preventivo del lavoro totale: questo dato è il prezzo generale per il lavoro richiesto e include tutte le voci di costo e le imposte applicabili. Sii chiaro sulla valuta dell'operazione e metti in grassetto il totale per farlo risaltare.
  9. Condizioni generali: questa sezione di solito viene riportata alla fine del documento e può essere una dichiarazione standard da riutilizzare per tutti i lavori. Puoi includere i termini di pagamento relativi a quando e con quali modalità il cliente dovrà saldare il pagamento una volta che il lavoro sarà stato completato in modo soddisfacente. Può essere utile aggiungere un breve promemoria che ricordi che il documento è solo un preventivo e che i prezzi forniti sono soggetti a modifica.

Infine, inserire un ringraziamento al cliente per l'accordo raggiunto alla fine del preventivo scritto può essere un gesto di cortesia. Non solo è un modo di dimostrare un po' di attenzione all'aspetto umano in un documento altrimenti formale, ma anche di suggerire al cliente che la transazione commerciale è già avviata e che sei intenzionato a fornire il servizio richiesto. Se creare un documento che include tutte queste informazioni può intimorire, i nostri modelli di preventivo gratis, disponibili alla fine di questo articolo, sono utili per semplificare il processo. Inoltre forniamo esempi di preventivo per l'edilizia, nonché modelli per molti altre tipologie di progetti.

Cosa dovrebbe includere un'offerta?

Un'offerta scritta è molto simile a un preventivo ma si differenzia sotto alcuni importanti aspetti. Oltre agli elementi elencati in precedenza per i modelli di preventivo, tieni presente quanto segue:

  1. Numero di offerta: invece di usare il termine "preventivo", un'offerta scritta avrà proprio la parola "offerta" chiaramente indicata. Se in precedenza era stato fornito un preventivo al cliente, per l'offerta usa lo stesso numero. In questo modo i moduli saranno collegati fra loro e potrai facilmente vedere quale preventivo è diventato un'offerta di lavoro più dettagliata.
  2. Data di scadenza: come già anticipato, un'offerta è valida per un periodo di tempo determinato che dovrebbe essere indicato chiaramente. Il cliente dovrà accettare l'offerta prima della data di scadenza, se desidera che sia tu a completare il lavoro al prezzo stabilito. Se non accetterà entro il termine previsto, dovrà essere fornita un'altra offerta con costi rivisti e una nuova data di scadenza dell'offerta.
  3. Condizioni generali: diversamente da un preventivo, la dichiarazione alla fine di un'offerta non conterrà alcun riferimento a eventuali variazioni di prezzo. L'accettazione di un'offerta rappresenta un contratto vincolante dal punto di vista legale tra te e il cliente. Per formalizzare l'accettazione dell'offerta, inserisci una sezione nella quale il cliente dovrà apporre la sua firma e la data.

Anche in questo caso non dimenticare di ringraziare il cliente, e assicurati di dare un'occhiata ai modelli di preventivo gratis alla fine di questo articolo.

Preventivi per l'edilizia

I preventivi per l'edilizia sono simili ai modelli di preventivo generici, ma possono includere informazioni più dettagliate in base al metodo utilizzato per la creazione del preventivo. Michael Stone, di Construction Programs & Results Inc., descrive due metodi che sono utilizzati di frequente quando si registrano preventivi per l'edilizia:

Metodo basato sulle singole voci

  1. Elenca i diversi aspetti del lavoro
  2. Elenca il numero di ore richieste per ogni fase
  3. Elenca i materiali da utilizzare
  4. Elenca i subappaltatori richiesti
  5. Elenca altri articoli che possono essere necessari, ad es. permessi, noleggi
  6. Inserisci il costo accanto a ogni voce
  7. Infine, fai controllare il tuo preventivo a qualcuno

Metodo basato sul costo unitario

  1. Compila le voci relative al lavoro
  2. Inserisci un costo unitario per ogni voce
  3. Calcola i costi totali e chiedi a qualcuno di controllare le cifre

Entrambi i metodi comprendono l'applicazione della maggiorazione finale al costo totale prima di fornire un preventivo definitivo al cliente. Secondo Stone il metodo del costo unitario è più rapido rispetto al metodo delle singole voci, pur essendo altrettanto accurato. Se la tua attività comprende la redazione di preventivi per l'edilizia, valuta quale metodo incontra maggiormente i tuoi gusti.

Modelli di offerta e preventivo scaricabili gratis

Per semplificarti l'operazione di fornire i costi del progetto ai clienti potenziali abbiamo creato una gamma di modelli di preventivo e di offerta gratis, tutti disponibili per il download. Ci auguriamo che ti aiutino a creare un documento professionale e che rendano il processo di creazione di un'offerta molto più facile, veloce e preciso. Offriamo anche una varietà di modelli di fattura gratis, che ti aiuteranno a fornire documenti professionali in qualsiasi fase del progetto.


Modello di preventivo in Excel

Il modello di preventivo calcola il totale

I campi vuoti sono quelli da compilare con il nome del fornitore del servizio e del cliente, la descrizione del progetto, il numero di ore, il prezzo su base oraria e il preventivo totale. Questo documento calcola automaticamente il totale di ogni voce, il totale parziale e il totale finale.

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Preventivo semplice

Modello di preventivo semplice

Questo modello di base calcolerà automaticamente il totale del progetto. È sufficiente inserire le voci singole e il prezzo relativo a ciascuna.

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Preventivo semplice tasse comprese

Preventivo semplice tasse comprese

Modello di preventivo di base in Excel nel quale il costo totale di un progetto è calcolato automaticamente. Inserisci l'aliquota fiscale per calcolare le tasse totali e aggiungi gli altri costi per calcolare il totale. Il modello fornisce uno spazio per i commenti al cliente ed eventuali note/termini.

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Preventivo di progetto in Excel

Preventivo del progetto a righe alternate

Questo foglio di calcolo di Excel calcola il costo totale di un progetto secondo uno stile definito: il colore delle righe della tabella si alterna automaticamente in base a una formula.

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Preventivo orario

Preventivo su base oraria

Questo modello è calcolato in base a una tariffa oraria e al numero di ore per le attività del progetto. Puoi impostare le attività come "fatturabili" e "non fatturabili". Il documento mostrerà le ora totali e quelle effettive per il progetto, insieme al costo totale e a quello effettivo.

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Preventivo dei costi e dei ricavi del progetto

Project-cost-and-profit-estimate

Questo foglio di calcolo è piuttosto complesso e calcolerà il costo totale del progetto e metterà in conto sia la manodopera che i prodotti. Inserisci i singoli articoli del progetto, la maggiorazione, le imposte e otterrai il costo stimato del progetto, e i ricavi

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Foglio di calcolo per il preventivo

Foglio di calcolo per preventivo di progetti

Questo modello a due pagine consente di calcolare sia il costo che i ricavi di un progetto in cui sono impiegati sia la manodopera sia i materiali.

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Preventivo dei costi del progetto

Preventivo dei costi del progetto

Proposta da inviare ai clienti nella quale sono elencati sia la manodopera sia i materiali, e l'aliquota fiscale applicata per ciascuna voce.

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Modulo di preventivo in Word

Preventivo in Word

Esempio di base in Microsoft Word. Facile da usare e modificare, ma non calcola il totale automaticamente.

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Preventivo per progetto tecnico

Preventivo per progetto tecnico

Proposta di più pagine per un progetto tecnico con esempi di contenuti e titoli.

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