Modelli di fatture proforma gratis

La fattura proforma è un documento che viene emesso dal venditore o esportatore all’acquirente o importatore per verificare che quest’ultimo sia intenzionato ad acquistare quanto indicato nell’ordine. È diversa dall’ordine d’acquisto, che viene invece emesso dall’acquirente al venditore. Questa guida illustra gli elementi essenziali della fattura proforma, e offre vari suggerimenti su come crearla e usarla e modelli di fatture proforma gratis.

David Noah, in un articoloscritto per Shipping Solutions, sostiene che la fattura proforma garantisce i seguenti vantaggi:

1. Serve da strumento di negoziazione con i clienti internazionali.
2. È un documento volontario, nonché il metodo di preferenza nel settore delle esportazioni. È buona norma fornire una fattura proforma, anche qualora non venga richiesta.
3. È una sorta di schema generale dell’intero processo di esportazione.
4. È consigliabile assegnare un periodo di validità specifico a ogni fattura proforma.

Come creare una fattura proforma

La fattura proforma non viene utilizzata per il conto debitori o fornitori, ma è comunque un documento con valore legale, e potresti pertanto essere vincolato dai termini e condizioni che prevede. La fattura proforma è la tua offerta di vendita, quindi non sottovalutarti. Sono tre i passaggi da seguire per creare questo tipo di fattura in modo corretto:

1. Calcola i costi di esportazione utilizzando un apposito prospetto
2. Stabilisci un costo accettabile per le merci in vendita
3. Considera tutte le questioni importanti per gli acquirenti

Questa guida ti indicherà le sezioni necessarie e il formato di fattura proforma corretto.

Ecco altri modelli di fatture stampabili offerti da Hloom:

• Guida precisa alla fatturazione, ovvero come farsi pagare per beni e servizi
• Modelli di fatture commerciali, da utilizzare per la vendita di prodotti
• Modelli di fatture per freelance, pensate per freelance e imprenditori
• Modelli di fatture per il settore fotografico, create appositamente per i fotografi
• Modelli di fatture e ricevute per prestazione di servizi, per fatturare i servizi resi
• Microsoft Excel, modelli di fatture vuote in Excel
• Microsoft Word modelli di fatture vuote in Word

Intestazione della fattura

La prima parte del documento sarà l’intestazione. In questa sezione èmolto importante inserire la dicitura “Fattura proforma”. Ti consigliamo inoltre di aggiungere il logo e il nome dell’azienda. In questo modo la fattura sarà più facile da riconoscere e trovare in caso di smarrimento. Questo modello di fattura viene solitamente stampato sulla carta intestata dell’azienda, quindi spesso include già tali dati. È necessario poi riportare le informazioni di contatto: indirizzo postale, numero di telefono e/o fax, indirizzo email, sito web e Paese di origine. È utile poi includere la data di creazione della fattura, la data in cui è stata richiesta e la scadenza.

Informazioni di contatto dell’acquirente

Ti consigliamo inoltre di aggiungere il nome e le informazioni di contatto dell’acquirente: indirizzo postale, numero di telefono, nome e indirizzo email dell’azienda.

Numero di fattura e date

La fattura deve essere associata a un numero. Questo numero dovrà comparire come riferimento nei tuoi dati contabili e in quelli dell’acquirente. Potrai utilizzare qualsiasi sistema numerico e iniziare da dove preferisci, ma la numerazione dovrà essere progressiva. Ad esempio, avrai la possibilità di scegliere il formato “Fattura N° 00516”. La fattura successiva dovrà essere la N°00517, e così via. In questo modo potrai tenere traccia delle fatture e garantire una maggiore organizzazione. Individua il sistema che intendi utilizzare per numerare le fatture e poi stabilisci un metodo per monitorarle. Dovrai essere in grado di sapere a chi hai inviato ogni fattura, quando l’hai inviata e qual è la scadenza. Potrai tenere sotto controllo tutti questi dati utilizzando un foglio di calcolo di Microsoft Excel, un documento di Microsoft Word, Google Documenti o un altro software di contabilità.

Causale dell’esportazione

Dato che questo tipo di fattura viene utilizzato per l’esportazione di merci, dovrai spiegare perché hai la necessità di esportarle. Indica se si tratta della vendita di articoli, di una riparazione, di campioni, di un reso o di un omaggio. Se l’esportazione è temporanea (ad esempio, se gli articoli dovranno essere poi importati per essere riparati), riporta la dicitura “esportazione temporanea”.

Dati di spedizione

A questo punto, aggiungi il metodo di trasporto (aereo, auto, treno, ecc.), il numero totale di pacchi e il peso lordo totale della spedizione.

Ripartizione dettagliata dei costi

In questa parte dovrai ripartire i costi di spedizione ed entrare nel dettaglio. Cerca di essere il più preciso possibile. La maggior parte delle fatture proforma viene rifiutata perché non risulta rilevante per l’acquirente oppure non comunica le informazioni necessarie. Più sarai preciso, meno saranno le probabilità che l’acquirente scelga un altro fornitore. Ecco un esempio dei dati da inserire:

• Assegna una voce a ogni bene che verrà fornito
• Inserisci una descrizione dettagliata dei prodotti in vendita
• Numero di unità incluse
• Prezzo unitario di ogni articolo
• Costo totale

Ad esempio, per la spedizione di orsi e maiali di peluche giganti, la fattura sarebbe simile a questa:

IDENTIFICATIVO	DESCRIZIONE	QTÀ	PREZZO UNITARIO, $	TOTALE
1	Soffice orso di peluche gigante da 9 piedi con pelo color miele da 108 pollici	1	$ 577,11	$ 577,11
2	Soffice maiale rosa di peluche gigante da 5 piedi con pelo da 60 pollici e T-shirt ufficiale	2	$ 157,21	$ 314,42

Imposte, spedizione e totale della fattura

Informati sulla legislazione fiscale prima di calcolare l’imposta sulle vendite. Aggiungi i costi di spedizione e di movimentazione necessari. Per le esportazioni, questi costi comprendono i dazi doganali previsti da ognuno dei Paesi. Indica in modo chiaro l’importo totale nella riga successiva. Controlla che tutte queste informazioni siano riportate chiaramente sulla fattura. Meglio non dover spendere centinaia di dollari in spedizioni, imposte oppure tasse doganali per un errore di calcolo o una dimenticanza.

Piè di pagina

Usa il fondo del modulo di fattura vuota per inserire altre informazioni, ad esempio la garanzia o le condizioni per il reso delle merci vendute. L’ultimo suggerimento, ma non per importanza, è quello di ringraziare il cliente per aver scelto la tua azienda. Un po’ di gentilezza non guasta mai!

Voci aggiuntive

Se la fattura viene generata per il commercio internazionale, deve includere anche elementi come il numero di riferimento e la data della richiesta dell’acquirente, il prezzo di ogni articolo (nella valuta del tuo Paese), il luogo di consegna, i costi assicurativi, di spedizione e doganali, e la data di spedizione prevista da un porto o aeroporto. Se alla tua azienda servono altri campi per inserire informazioni come gli sconti, le condizioni di vendita o la data di spedizione prevista, puoi modificare il modello.