Modelli di preventivi e offerte

Non posso semplicemente usare un software per la determinazione dei prezzi?

La tecnologia gioca un ruolo importante quando si tratta di gestire un’azienda o di lavorare in modo efficace ed efficiente. Tuttavia, non sempre è l’opzione migliore per te e la tua azienda. BuildSoft, un fornitore di software in campo edile analizza i pro e i contro di utilizzare software per la creazione di preventivi per l’edilizia:

Vantaggi del software per la creazione di preventivi

• Ottimizza i processi aziendali, incrementa l’efficienza e consente di risparmiare tempo e denaro, se il software scelto è quello giusto.
• L’inserimento manuale delle attività e l’incidenza di errori umani si riducono.
• È possibile calcolare i costi di manodopera, il volume dei materiali necessari e il prezzo totale con maggiore accuratezza.
• Il confronto di progetti simili per creare efficienze basando preventivi e offerte sui progetti precedenti può convertirsi in un risparmio di tempo e denaro.
• Il software per la creazione di preventivi ti permette di gestire e programmare la manodopera disponibile in modo più efficace misurando i tempi di consegna dei materiali.

Svantaggi del software per la creazione di preventivi

• Il software per la creazione di preventivi può essere costoso e potrebbe rivelarsi un investimento troppo oneroso per la tua azienda, in particolare se hai una ditta individuale.
• Se non sei un esperto di tecnologia, imparare a usare il software potrebbe richiedere una quantità di tempo significativa.
• Il software che hai acquistato può non includere aggiornamenti o upgrade periodici. La natura mutevole tipica del settore edile implica che il pacchetto software potrebbe diventare obsoleto in tempi brevi.

Cosa dovrebbe includere un preventivo?

Dopo aver analizzato le differenze tra preventivi e offerte, è arrivato il momento di vedere come passare dalle parole ai fatti. La differenza principale tra un preventivo e un’offerta è il livello di dettaglio. Sebbene non sia dettagliato come un’offerta, un preventivo professionale dovrebbe includere gli elementi seguenti:

1. Dati dell’azienda: per creare un documento dall’aspetto professionale, assicurati di includere il logo dell’azienda, il nome e i recapiti principali come l’indirizzo, l’indirizzo email e il numero di telefono.
2. Dettagli del cliente: metti in evidenza il destinatario del preventivo inserendo i dati noti del cliente compreso il nome, l’indirizzo, l’indirizzo email e il recapito telefonico.
3. Numero del preventivo: è importante includere la parola “preventivo” nella parte superiore del documento. Inserire il termine “preventivo” in primo piano garantisce che hai delineato in modo chiaro che si tratta proprio di un preventivo e che i prezzi non sono pertanto vincolanti dal punto di vista legale.
4. Data: si tratta della data in cui si fornisce il preventivo scritto al cliente, non la data del relativo progetto. Punta a fornire un preventivo per iscritto entro qualche giorno dalla presa in esame del lavoro; dimostrare tempestività significa dare prova di professionalità. Inoltre, ridurrai le probabilità che il cliente richieda ulteriori preventivi ad altri fornitori di servizi.
5. Descrizione del progetto: si tratta della sezione in cui vanno inserite le informazioni essenziali. Quando esamini un lavoro, cerca di raccogliere il maggior numero di informazioni possibile in merito a quanto serve per completarlo. Il sito è facilmente accessibile? Ci sono strumenti o materiali speciali richiesti? Una descrizione dettagliata del progetto in anticipo ti consentirà di fornire un preventivo più accurato e può evitare che emergano equivoci o controversie potenziali successivamente.
6. Voci di costo: a volte è meglio fornire un’analisi dettagliata dei costi generali, sia per questioni di trasparenza sia per mostrare il valore al cliente. Voci comuni includono materiali, manodopera e numero di ore necessarie per completare il lavoro.
7. Dettagli sulle imposte: al lavoro sono applicabili delle imposte? In tal caso, includere l’aliquota fiscale e l’importo come voci di costo separate.
8. Preventivo del lavoro totale: questo dato è il prezzo generale per il lavoro richiesto e include tutte le voci di costo e le imposte applicabili. Sii chiaro sulla valuta dell’operazione e metti in grassetto il totale per farlo risaltare.
9. Condizioni generali: questa sezione di solito viene riportata alla fine del documento e può essere una dichiarazione standard da riutilizzare per tutti i lavori. Puoi includere i termini di pagamento relativi a quando e con quali modalità il cliente dovrà saldare il pagamento una volta che il lavoro sarà stato completato in modo soddisfacente. Può essere utile aggiungere un breve promemoria che ricordi che il documento è solo un preventivo e che i prezzi forniti sono soggetti a modifica.

Infine, inserire un ringraziamento al cliente per l’accordo raggiunto alla fine del preventivo scritto può essere un gesto di cortesia. Non solo è un modo di dimostrare un po’ di attenzione all’aspetto umano in un documento altrimenti formale, ma anche di suggerire al cliente che la transazione commerciale è già avviata e che sei intenzionato a fornire il servizio richiesto. Se creare un documento che include tutte queste informazioni può intimorire, i nostri modelli di preventivo gratis, disponibili alla fine di questo articolo, sono utili per semplificare il processo. Inoltre forniamo esempi di preventivo per l’edilizia, nonché modelli per molti altre tipologie di progetti.

Cosa dovrebbe includere un’offerta?

Un’offerta scritta è molto simile a un preventivo ma si differenzia sotto alcuni importanti aspetti. Oltre agli elementi elencati in precedenza per i modelli di preventivo, tieni presente quanto segue:

1. Numero di offerta: invece di usare il termine “preventivo”, un’offerta scritta avrà proprio la parola “offerta” chiaramente indicata. Se in precedenza era stato fornito un preventivo al cliente, per l’offerta usa lo stesso numero. In questo modo i moduli saranno collegati fra loro e potrai facilmente vedere quale preventivo è diventato un’offerta di lavoro più dettagliata.
2. Data di scadenza: come già anticipato, un’offerta è valida per un periodo di tempo determinato che dovrebbe essere indicato chiaramente. Il cliente dovrà accettare l’offerta prima della data di scadenza, se desidera che sia tu a completare il lavoro al prezzo stabilito. Se non accetterà entro il termine previsto, dovrà essere fornita un’altra offerta con costi rivisti e una nuova data di scadenza dell’offerta.
3. Condizioni generali: diversamente da un preventivo, la dichiarazione alla fine di un’offerta non conterrà alcun riferimento a eventuali variazioni di prezzo. L’accettazione di un’offerta rappresenta un contratto vincolante dal punto di vista legale tra te e il cliente. Per formalizzare l’accettazione dell’offerta, inserisci una sezione nella quale il cliente dovrà apporre la sua firma e la data.

Anche in questo caso non dimenticare di ringraziare il cliente, e assicurati di dare un’occhiata ai modelli di preventivo gratis alla fine di questo articolo.

Preventivi per l’edilizia

I preventivi per l’edilizia sono simili ai modelli di preventivo generici, ma possono includere informazioni più dettagliate in base al metodo utilizzato per la creazione del preventivo. Michael Stone, di Construction Programs & Results Inc., descrive due metodi che sono utilizzati di frequente quando si registrano preventivi per l’edilizia:

Metodo basato sulle singole voci

1. Elenca i diversi aspetti del lavoro
2. Elenca il numero di ore richieste per ogni fase
3. Elenca i materiali da utilizzare
4. Elenca i subappaltatori richiesti
5. Elenca altri articoli che possono essere necessari, ad es. permessi, noleggi
6. Inserisci il costo accanto a ogni voce
7. Infine, fai controllare il tuo preventivo a qualcuno

Metodo basato sul costo unitario

1. Compila le voci relative al lavoro
2. Inserisci un costo unitario per ogni voce
3. Calcola i costi totali e chiedi a qualcuno di controllare le cifre

Entrambi i metodi comprendono l’applicazione della maggiorazione finale al costo totale prima di fornire un preventivo definitivo al cliente. Secondo Stone il metodo del costo unitario è più rapido rispetto al metodo delle singole voci, pur essendo altrettanto accurato. Se la tua attività comprende la redazione di preventivi per l’edilizia, valuta quale metodo incontra maggiormente i tuoi gusti.

Modelli di offerta e preventivo scaricabili gratis

Per semplificarti l’operazione di fornire i costi del progetto ai clienti potenziali abbiamo creato una gamma di modelli di preventivo e di offerta gratis, tutti disponibili per il download. Ci auguriamo che ti aiutino a creare un documento professionale e che rendano il processo di creazione di un’offerta molto più facile, veloce e preciso. Offriamo anche una varietà di modelli di fattura gratis, che ti aiuteranno a fornire documenti professionali in qualsiasi fase del progetto.