Rendiconto delle spese di viaggio e modulo di richiesta di rimborso

Ai dipendenti dei vari dipartimenti di un’organizzazione capita piuttosto frequentemente di dover viaggiare per lavoro. Gli addetti alle vendite fanno spesso viaggi sia nazionali che internazionali per andare a trovare i clienti. Gli addetti al marketing si spostano spesso per promuovere prodotti e servizi. I tecnici addetti all’assistenza fanno sovente interventi in loco. I dirigenti viaggiano spesso per le più svariate ragioni. Ogni volta che questo succede, l’azienda deve rimborsare le spese ai dipendenti; solitamente, per annotare e rivendicare i costi sostenuti, viene utilizzato un modulo di richiesta di rimborso delle spese di viaggio. Aziende diverse avranno regole diverse per la compilazione della richiesta: controlla cosa è richiesto prima di compilare e inviare la tua, nel caso in cui la tua società abbia disposto delle norme relativamente alle spese di viaggio professionali. Le spese riconducibili alla professione spesso includono alloggio, carburante, biglietti dei mezzi di trasporto, parcheggio e pasti ma, a seconda del tipo di viaggio e del settore, possono comprendere praticamente qualsiasi cosa: abbigliamento, istruzione, telefono, gadget, mobili, persino intrattenimento. Tutto considerato: per rivendicare qualcosa come spesa:

• devi aver speso del denaro
• la spesa deve essere correlata al tuo lavoro
• devi avere un documento che provi la spesa

Quando usarlo?

1. In caso di spostamenti lontano dal luogo di residenza o di lavoro.
2. Per periodi di viaggio superiori a un giorno lavorativo.

Quando NON usarlo?

1. Per viaggi per motivi personali (non di lavoro).
2. Per viaggi di lusso o di piacere.

Compilazione del modello del modulo di richiesta di rimborso spese

L’esempio qui sotto è un modulo di richiesta di rimborso delle spese di viaggio che puoi utilizzare così com’è oppure modificare in base alle tue esigenze. Il modulo è stato creato in formato Excel e può essere utilizzato con OpenOffice o Mac Numbers. Ecco come dovrebbe essere usato:Orario di lavoro normale: inserire il normale orario di lavoro nel formato 24 ore (ad es. 0900-1700).tariffa per miglia da rimborsare – in caso di utilizzo di mezzi personali per viaggi di lavoro, inserire la tariffa prevista dall’azienda;mese/anno – inserire il mese in formato numerico e le ultime 2 cifre dell’anno in cui la prima spesa è stata sostenuta;data e ora – inserire la data e l’ora del viaggio in formato 24 ore. Se la partenza e il rientro sono stai effettuati nello stesso giorno, indicare l’ora di partenza e di arrivo di seguito, separate dal trattino (-) (ad es. 1200);luogo in cui le spese sono state sostenute – inserire il nome della città, del paese, ecc. dove la spesa è stata sostenuta (è possibile anche servirsi di abbreviazioni qui);alloggio – inserire il costo totale per la sistemazione;pasti – registrare il costo di colazione, pranzo e cena;Spese extra: inserire le spese come lavanderia, pulizie, stiratura dei vestiti ecc.Trasporto / Spese di viaggio: registrare i costi (biglietti) o le spese di trasporto (mezzi pubblici, taxi, noleggio di veicoli). Indicare l’importo esatto in caso di pagamento in contanti oppure utilizzare la sigla “CC” per carta di credito e “C” per il trasporto a credito;tipo – indicare il tipo di trasporto utilizzato. Si possono utilizzare sigle come “A” per autobus, “T” per treno, “C” per camion ecc.Parcheggio / Pedaggi: inserire le spese come parcheggio, pedaggi ecc.Chilometraggio: inserire il numero di chilometri percorsi per lavoro.importo: NON modificare questa colonna perché si aggiorna automaticamente moltiplicando “chilometri” per “tariffa a chilometraggio richiesta”;spesa totale giornaliera – NON modificare questa colonna perché si aggiorna automaticamente sommando le relative voci;scopo del viaggio, annotazioni e altri dettagli – scopo del viaggio e/o altre annotazioni (pertinenti). Ecco un altro modello /per gentile concessione di exceltemplate.net) che puoi utilizzare per registrare le spese giornaliere.

NOTA SPESE DI VIAGGIO